Высшая школа экономики, Москва, 2015 1 Паспорт проекта «Название проекта» Согласовано: Руководитель, курирующий подразделение Заказчика ФИО (дата, подпись) - презентация

1 Высшая школа экономики, Москва, Паспорт проекта «Название проекта» Согласовано: Руководитель, курирующий подразделение Заказчика_______________ ФИО (дата, подпись) Старший директор по ИТ_______________ ФИО (дата, подпись) Директор по ИТ_______________ ФИО (дата, подпись) Заказчик_______________ ФИО (дата, подпись) Начальник отдела управления проектами_______________ ФИО (дата, подпись)

2 Название документа Паспорт проекта Название проекта Краткое название проекта Подразделение разработчик Руководитель подразделения- разработчика Разработчик документа Телефон разработчика Статус документа Уровень доступа Конфиденциальный по особому распоряжению Старшего директора по ИТ. Количество страниц Дата утверждения Высшая школа экономики, Москва, Информация о документе

3 Версия ДатаИзменения АвторОснование 1.0 Создание документа 1.1 Высшая школа экономики, Москва, История изменений документа

4 4 Высшая школа экономики, Москва, 2015 Содержание Соответствие критериям проекта Описание проекта Описание системы План проекта Финансовый план-график проекта Команда проекта Риски проекта

5 5 Высшая школа экономики, Москва, 2015 Соответствие критериям проекта Количественные критерии Соответствие критерию Продолжительность реализации проекта более 2 месяцев. Соответствует Продолжительность проекта N месяца. Бюджет проекта более 1 млн.руб. Соответствует Бюджет проекта – n млн.руб. Качественные критерии Соответствие критерию По результатам реализации проекта будет создан новый для НИУ ВШЭ продукт. Соответствует

6 6 Описание проекта (слайд 1 из 3) Цели проекта ( ) Высшая школа экономики, Москва, 2015 Результаты и критерии достижения целей ( ) Результаты и критерии достижения цели 1 Результаты и критерии достижения цели 2 Результаты и критерии достижения цели 3 Цель 1 Цель 2 Цель 3

7 7 Задачи проекта ( ) Высшая школа экономики, Москва, 2015 Описание проекта (слайд 2 из 3) Например: Разработать и утвердить техническое задание в соответствии с требованиями на автоматизацию Заказчика. Осуществить выбор решения и исполнителя для автоматизации процессов Подразделения, заключить необходимые договоры. Разработать заявленную в техническом задании функциональность системы автоматизации процессов Подразделения и необходимую эксплуатационную документацию. Провести тестирование функционала на соответствие требованиям Заказчика и обучить пользователей работе с системой. Провести опытно-промышленную эксплуатацию системы автоматизации процессов Подразделения и запустить ее в промышленную эксплуатацию. Разработка системы автоматизации процессов Подразделения осуществляется в соответствии с «Этапами автоматизации процессов ВШЭ».

8 Например: В ходе реализации пилотного проекта по автоматизации процессов Подразделения в системе будут автоматизированы процессы всех отделов Подразделения. В случае успешной реализации пилотного проекта, будет принято решение о тиражировании системы на другие процессы. В ходе реализации пилотного проекта интеграция с другими система НИУ ВШЭ не осуществляется. Рамки проекта ( ) Высшая школа экономики, Москва, 2015 Описание проекта (слайд 3 из 3) Временные рамки: - Старт проекта: - Завершение проекта: - Длительность проекта: Границы проекта Территориальные границы: Сопряженные проекты: Заинтересованные подразделения: 8

9 Например: Учет запросов и обращений, поступающих в адрес Подразделения, предметом которых являются, в частности: - согласование локальных нормативных актов НИУ ВШЭ; - подготовка заключений; - письменное и устное консультирование; - согласование договоров; - подготовка доверенностей и других юридических документов. Распределение задач исполнителям с установлением, в том числе в автоматическом режиме, сроков и других условий их исполнения, с возможностью передачи задачи на исполнение другому сотруднику, возврата документа с комментариями. Контроль исполнения задач, в том числе с возможностью формирования списка задач, срок исполнения по которым наступает в течение текущего дня или ближайшее время, возможностью переноса срока исполнения задач, создание системы напоминаний для контроля процесса. Отслеживание процессов отправки ответов по запросам и обращениям. Хранение и архивирование информации по результатам отработки запросов и обращений. Учет рабочего времени, затраченного исполнителем на отработку запроса и обращения, и в целом по рабочему дню по задачам, определяемым исходя из функционала соответствующего отдела Подразделения, в котором работает такой исполнитель. Формирование первичной и сводной отчетности, в том числе: по количеству и типу отработанных запросов, обращений и прочих задач, количеству возвращений к каждому из них, по затраченному рабочему времени, в том числе по типу запроса, обращения и иной задачи, по отделам и по отдельным сотрудникам Подразделения. Создание карточки задачи, в том числе с возможностью прикрепления к ней нескольких документов в различных форматах. Возможность связанного поиска и открытия материалов по заданным признакам (например, тип задачи, дата регистрации задачи, исполнитель и т.п.). Интеграция с MS Outlook, в том числе в целях отправки инициаторам запросов и обращений информации о принятии запроса и обращения к исполнению, указания номера запроса и обращения, исполнителя по нему и контрольных сроков ответа на запрос и обращение. Доступ в систему должны иметь все сотрудники Подразделения с возможностью установления ролей пользователей с различным уровнем доступа. 9 Функциональность системы: ( ) Высшая школа экономики, Москва, 2015 Описание системы

10 10 Высшая школа экономики, Москва, 2015 План проекта п/п Название задачи Базовое начало Базовое окончание Плановое окончание Отклонение, дней Ресурсы 1 Разработка требований на автоматизацию в соответствии с установленным шаблоном Представитель Заказчика при содействии ДИТ 2 Разработка Технического задания, проведение закупочных процедур и заключение договоров с контрагентами ДИТ (при необходимости, с привлечением внешнего подрядчика) 3 Разработка функционала и документации к системе ДИТ (при необходимости, с привлечением внешнего подрядчика) 4 Проведение тестирования требований Заказчика и обучение пользователей системы Представители Заказчика при поддержке ДИТ 5Опытно-промышленная эксплуатация системы Представители Заказчика при поддержке ДИТ 6Передача системы в промышленную эксплуатацию Представители Заказчика при поддержке ДИТ Разработка системы автоматизации процессов Подразделения осуществляется в соответствии с «Этапами автоматизации процессов ВШЭ». ( ) Например:

11 Высшая школа экономики, Москва, Высшая школа экономики, Москва, 2015 Финансовый план-график проекта Название статьи расходов Итого, тыс. руб г., тыс.руб. I кв.II кв.III кв.IV кв. Оплата контрагенту за внедрение информационной системы Оплата лицензий Оплата технической поддержки 200 ИТОГО:2 600 ( ) Например:

12 Высшая школа экономики, Москва, Высшая школа экономики, Москва, 2015 Команда проекта (слайд 1 из 2) Организационная структура проекта: Заказчик проекта/Председатель УК ФИО – Руководитель Рабочей группы со стороны Заказчика Другие члены УК ФИО – Старший директор по ИТ ФИО – Директор по ИТ ФИО – ФИО – Начальник отдела управления проектами Управляющий комитет: ФИО – Менеджер проекта от ДИТ ФИО – Менеджер проектов

13 Высшая школа экономики, Москва, Высшая школа экономики, Москва, 2015 Команда проекта (слайд 2 из 2) Рабочая группа: ( ) Роль ФИООписание роли Подразделение Доля занятости, % Менеджер проекта от ДИТ - Иванов И.И. Разработка и согласование ТЗ, уточнение требований на автоматизацию Заказчика. Организация и проведения закупочных процедур, заключение и ведение договоров. Планирование работ членов РГ, организация регулярных встреч РГ и УК, контроль выполнения работ, подготовка отчетной документации по проекту, организация приемки результатов работ контрагента, обеспечение передачи системы в промышленную эксплуатацию. ДИТ30% Группа экспертов от Заказчика Консультанты Заказчика - Иванов И.И. (Руководитель РГ); - Иванов И.И.; - Иванов И.И. Разработка и согласование требований на автоматизацию в соответствии с установленными шаблонами. Тестирование функционала системы. Предоставление консультаций по процессам подразделения. Приемка системы в промышленную эксплуатацию. 50% Группа ИТ-экспертов Команда разработчиков и аналитиков от контрагента Перечень будет определен по результатам закупочных процедур Разработка и согласование ТЗ. Разработка функционала системы и документации в соответствии с требованиями НИУ ВШЭ. Проведение тестирований. Обучение пользователей системы. Передача системы в промышленную эксплуатацию. 100% - Иванов И.И. Участие в проведении тестирования системы, обучении и консультировании пользователей. 30% Например:

14 фото 14 фото Высшая школа экономики, Москва, 2015 Название риска Вероятность наступления Влияние Методы устранения Длительные разработка и согласование требований на автоматизацию и технического задания. 50%Сдвиг сроков проведения закупочных процедур Закрепление процедуры согласования и ответственных лиц со стороны Заказчика и ДИТ. Длительная процедура выбора решения и проведения закупочных процедур. 60%Сдвиг сроков заключения договора с подрядчиком и начала работ Согласование с Управлением закупок способа проведения закупочных процедур. Изменение требований к функционалу 40%Увеличение сроков и стоимости проекта Детальная проработка и согласование с Заказчиком требований на автоматизацию. Фиксация рамок проекта. Потеря знаний о системе 40%Отсутствие возможности смены подрядчика или сопровождения собственными силами Привлечение внутренних специалистов к участию в проекте. Подробное документирование информации по системе и формирование базы знаний. Риски проекта Например: