1 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ – ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ОТДЕЛА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА. - презентация

1 1 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ – ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ОТДЕЛА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА

2 АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ ЭТО СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕЕ 1) КОМПЛЕКТОВАНИЕ, 2) ХРАНЕНИЕ, 3) УЧЕТ, 4) ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2

3 ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ АРХИВА АРХИВ СОЗДАЕТСЯ ДЛЯ : СВОЕВРЕМЕННОГО ПРИЁМА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ УЧЕТА УПОРЯДОЧЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОДГОТОВКИ К ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ 3

4 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ Федеральный закон от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1985 г. ГОСТ Р «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документовв» Перечень типовых управленческих документовв, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2000 Перечень типовых управленческих документовв, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М., 2010 г. 4

5 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕ СКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ Номенклатура дел организации Инструкция по делопроизводству в организации Положения об архиве организации Положение об экспертной комиссии Приказ о назначении работника, ответственного за работу архива 5

6 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОПРЕДЕЛЯЕТ: ПРАВОВОЙ СТАТУС АРХИВА ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ НА ХРАНЕНИЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА, ПРАВА АРХИВА 6

7 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ: 1) СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ 2) ГРАЖДАНЕ 3) ПОДВЕДОМСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ (если имеются) 7

8 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ ПОСТУПАЮТ ДОКУМЕНТЫ: ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ВРЕМЕННОГО (свыше 10 лет) ХРАНЕНИЯ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ ЛИКВИДИРОВАННЫХ ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ 8

9 2. КОМПЛЕКС РАБОТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ 1) ВЫДЕЛЕНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ 2) ПРИОБРЕТЕНИЕ СПЕЦИАЛЬНОГО ОБОРУДОВАНИЯ 3)ПРИОБРЕТЕНИЕ СРЕДСТВ ПОЖАРОТУШЕНИЯ 4)УСТАНОВКА ЭЛЕКТРООБОРУДОВАНИЯ 5)СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНОГО ТЕМПЕРАТУРНО- ВЛАЖНОСТНОГО РЕЖИМА 6) СОЗДАНИЕ СВЕТОВОГО РЕЖИМА 7) СОБЛЮДЕНИЕ САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКОГО РЕЖИМА 9

10 ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЮ АРХИВА ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ОБОРУДУЕТСЯ: 1) ОХРАННОЙ И ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СИГНАЛИЗАЦИЕЙ МЕТАЛЛИЧЕСКИМИ ДВЕРЯМИ ЖЕЛЕЗНЫМИ РЕШЁТКАМИ НА ОКНАХ ОГНЕТУШИТЕЛЯМИ 2) ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА ДОЛЖНО ОПЕЧАТЫВАТЬСЯ 3) РАЗРАБАТЫВАЕТСЯ : ПЛАН ЭВАКУАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА ИНСТРУКЦИЯ О МЕРАХ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ИЗДАЕТСЯ ПРИКАЗ О ДОСТУПЕ В АРХИВОХРАНИЛИЩЕ 10

11 ПРИОБРЕТЕНИЕ СПЕЦИАЛЬНОГО ОБОРУДОВАНИЯ МЕТАЛЛИЧЕСКИХ СТЕЛЛАЖЕЙ АРХИВНЫХ КОРОБОВ ПАПОК ШКАФОВ СЕЙФОВ 11

12 АРХИВНЫЕ СТЕЛЛАЖИ Архивные стационарные стеллажи выдерживают нагрузку до 150 кг и более на одну полку 12

13 АРХИВНЫЕ УНИВЕРСАЛЬНЫЕ СТЕЛЛАЖИ Одно из главных достоинств универсальных стеллажей – простота сборки. Большинство разновидностей универсальных стеллажей в зависимости от конфигурации помещения могут монтироваться: в линию, углом, крестом, буквой «Т» и «спина к спине». В зависимости от комплектации и предназначения универсальные стеллажи могут выдерживать нагрузки до 300 кг на полку. 13

14 ПЕРЕДВИЖНЫЕ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ СТЕЛЛАЖИ В помещениях, где остро стоит проблема свободных площадей, лучше всего устанавливать передвижные архивные стеллажи. Они позволяют экономить до 50% площади по сравнению с использованием стационарных стеллажей. 14

15 АРХИВНЫЕ КОРОБА Короб самосборный, места сгиба крышки проклеены с двух сторон скотчем на тканевой основе, замок с клапаном на липучке, крышка открывается вниз. Размер: 380 х 280 х 170. Применяется для долгосрочного хранения документов в 15

16 АРХИВНЫЕ ПАПКИ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Папка с двумя клапанами и четырьмя завязками 16

17 АРХИВНЫЕ ПАПКИ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Архивные папки с двумя завязками 17

18 МЕТАЛЛИЧЕСКИЙ АРХИВНЫЙ ШКАФ ШАМ-0,5/400 Предназначен для хранения архивных документовв. Имеет одну регулируемую по высоте полку. Двери архивного шкафа оснащены замком повышенной секретности. Покрытие полимерное порошковое, серого цвета. Размеры шкафа: 930×850×400 мм. Вес 34 кг. Стоимость шкафа 3 тыс. 462 руб. 18

19 МЕТАЛЛИЧЕСКИЙ АРХИВНЫЙ ШКАФ ШАМ -11 Предназначен для хранения архивных документовв. Имеет три регулируемых по высоте полки. Двери шкафа оснащены замком повышенной секретности. Покрытие полимерное, порошковое, серого цвета. В стандартную комплектацию шкафа включены 3 полки и 1 ригельный замок. Размеры шкафа: 1860×850×500 мм. Вес 60 кг. Стоимость шкафа 5 тыс. 872 руб. 19

20 АРХИВНЫЙ ШКАФ ШАМ Предназначен для хранения архивных документовв. Четыре регулируемых по высоте полки. Двери архивного шкафа оснащены замком повышенной секретности. Покрытие полимерное порошковое серого цвета. В стандартную комплектацию шкафа включены 4 полки и 1 ригельный замок. Размеры шкафа: 2000×850×500 мм. Вес 65 кг. 20

21 УГЛЕКИСЛОТНЫЙ ОГНЕТУШИТЕЛЬ (ОУ) Углекислотный огнетушитель бывает: ручной, передвижной, стационарный. Предназначен для тушения пожаров в тех случаях, когда применение воды не дает положительного эффекта или нежелательно (например, в музеях, картинных галереях, архивах) Устанавливается 1 на 50 кв.м. 21

22 УСТАНОВКА ЭЛЕКТРООБОРУДОВАНИЯ ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА ОБОРУДУЕТСЯ: СКРЫТОЙ ЭЛЕКТРОПРОВОДКОЙ СВЕТИЛЬНИКАМИ ЗАКРЫТОГО ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРЕЩАЕТСЯ УСТАНАВЛИВАТЬ НАГРЕВАТЕЛЬНЫЕ ПРИБОРЫ: МИКРОВОЛНОВЫЕ ПЕЧИ КОМПЬЮТЕРЫ КСЕРОКСЫ 22

23 СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНОГО ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНОГО РЕЖИМА 1) ПРИОБРЕТЕНИЕ И УСТАНОВКА КОНТРОЛЬНО- ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ: ТЕРМОВЛАГОМЕРА (ПСИХРОМЕТРА) ТЕРМОМЕТРА, ГИГРОМЕТРА 2) ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЁТА ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО- ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ Должен соблюдаться следующий температурно-влажностный режим хранения документовв на бумажной основе: градусов при влажности воздуха % 23

24 СОЗДАНИЕ СВЕТОВОГО РЕЖИМА В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИМЕНЕНИЕ НА ОКНАХ ЗАЩИТНЫХ ФИЛЬТРОВ, ЖАЛЮЗИ, СВЕТОРАССЕИВАТЕЛЕЙ ПРИМЕНЕНИЕ ЛАМП ОСВЕЩЕНИЯ ЗАКРЫТОГО ТИПА 24

25 ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ ОТ СВЕТА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: В КОРОБАХ ПАПКАХ ЗАКРЫТОГО ТИПА ШКАФАХ СЕЙФАХ 25

26 СОБЛЮДЕНИЕ САНИТАРНО- ГИГИЕНИЧЕСКОГО РЕЖИМА ОБЕСПЫЛИВАНИЕ КОРОБОК С ДОКУМЕНТАМИ (ДЕЛАМИ) (не реже одного раза в год) ПРОВЕДЕНИЕ ВЛАЖНОЙ УБОРКИ (один раз в месяц) ПРОВЕТРИВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ АРХИВОХРАНИЛИЩА (регулярно) ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЁМКОСТЕЙ С ВОДОЙ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ВЛАЖНОСТИ ПОМЕЩЕНИЯ (при отсутствии увлажнителей) ПРОВЕДЕНИЕ САНИТАРНЫХ ДНЕЙ (по графику) 26

27 3. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОСНОВНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ: Описи дел постоянного срока хранения Описи дел по личному составу Паспорт архива организации Книга учета поступления и выбытия документовв 27

28 ВИДЫ РАБОТ ПО УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ 1) ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ 2) ВЫВЕРКА КНИГ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ 3) ВНЕСЕНИЕ СВЕДЕНИЙ В УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 28

29 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ 1) ПРОВЕРКА ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ ДЕЛ КАК ВКЛЮЧЕННЫХ В ОПИСИ ДЕЛ, ТАК И НЕОПИСАННЫХ 2) ВЫЯВЛЕНИЕ НЕДОСТАЮЩИХ ДЕЛ 3) ВЫВЕРКА ДЕЛ ПО ОПИСЯМ ДЕЛ (проверка количества дел по описям, идентичности заголовков дел описям, номеров дел, количества листов в делах) 4) ПОДГОТОВКА СООТВЕТСТВУЮЩИХ АКТОВ (о необнаружении дел, о неисправимых повреждениях дел) 29

30 4. ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ И ВЫПИСОК ИЗ ДОКУМЕНТОВ ВЫДАЧА ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИИ ПОДГОТОВКА ПУБЛИКАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВОК ДОКУМЕНТОВ 30

31 ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ЯНВАРЬ – МАРТ (1-й квартал) методическая и практическая помощь структурным подразделениям в формировании и оформлении дел в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел на текущий год; проверка правильности формирования и оформления дел; подготовка проекта приказа о проведении в организации отбора документовв, завершённых в делопроизводстве, для передачи в архив; составление графика приема-передачи документовв на хранение в архив и доведение его до структурных подразделений 31

32 ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ АПРЕЛЬ –ИЮНЬ (2-й квартал) прием на хранение в архив документовв постоянного срока хранения прием на хранение в архив документовв по личному составу розыск недостающих дел подготовка акта и справки о проведении розыска дел 32

33 ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ИЮЛЬ-СЕНТЯБРЬ (3-й квартал) проведение научно-технической обработки документовв постоянного срока хранения проведение научно-технической обработки документовв по личному составу техническая обработка дел подготовка описей дел и научно-справочного аппарата к ним подготовка акта о выделении к уничтожению документовв, не подлежащих хранению 33

34 ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ОКТЯБРЬ-ДЕКАБРЬ (4-й квартал) Уточнение номенклатуры дел на новый делопроизводственный год Составление паспорта архива организации Предоставление паспорта архива в Отдел по делам архивов Администрации города Екатеринбурга 34

35 Спасибо за внимание Продолжение – экскурсия в архивохранилище Отдела по делам архивов 35