Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский. - презентация

1 Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) м.т. (029) ; © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 1

2 Делопроизводство 1. Введение в дисциплину. 2. Делопроизводство и документационное обеспечение. 3. Виды документов, их классификации и функции. 4. Унификация и стандартизация документов. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

3 1. Введение в дисциплину © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение «Делопроизводство»: - объем – 40 часов, из них: - 20 часов лекции; - 20 часов практических занятий. - итоговый контроль – зачет. Цели изучения: - приобретение студентами знаний и навыков: по правильному составлению и оформлению документов; по организации документооборота; по использованию современных информационных технологий и средств оргтехники для организации документационного обеспечения управления и личной работы; - воспитание культуры делопроизводственной деятельности в целом.

4 1. Введение в дисциплину © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Рассматриваемые темы: 1. Делопроизводство и документационное обеспечение. 2. Структура документа. Требования к оформлению документов. 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов. 4. Составление и оформление документов по личному составу. 5. Организация документооборота. 6. Информационные технологии в документационном обеспечении управления.

5 1. Введение в дисциплину © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Рекомендованная литература: Вся рекомендованная для изучения дисциплины литература (в том числе основные нормативные и методические документы, стандарты) содержится в электронном варианте на диске Преподаватели на srvstud. \\srvstud\Преподаватели\Собалевский\Делопроизводство в государственной службе

6 1. Введение в дисциплину © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Итоговый контроль знаний: Для допуска к зачету необходимо: 1. Выполнить и сдать преподавателю на проверку все задания на практические занятия. 2. На последнем практическом занятии сдать компьютерное контрольное тестирование. 3. Ответить на контрольные вопросы на самом зачете (перечень вопросов также есть в папке на диске Преподаватели).

7 2. Делопроизводство и документационное обеспечение © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Делопроизводство – а) вид деятельности, охватывающий 1) вопросы подготовки, создания и оформления документов в процессе управления, и 2) организацию работы с документами при осуществлении процесса управления; б) учебная дисциплина. С развитием информационных технологий дополнительно стали использоваться термины «документационное обеспечение управления» и «информационно- документационное обеспечение управления».

8 3. Виды документов, их классификации и функции © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или, например, при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

9 3. Виды документов, их классификации и функции «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение по способу фиксации информации (традиционные, электронные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы и т.п.); по типу (индивидуальные, унифицированные, типовые, трафаретные); по степени сложности (простые и сложные); по месту составления (внешние и внутренние); по срокам исполнения (срочные и несрочные); по происхождению (служебные и официально-личные); по степени гласности (обычные, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности и др.); по юридической силе (подлинные [действительные и недействительные] и подложные); по назначению (подлинник, копия, выписка, дубликат); по срокам хранения (постоянного срока хранения, временного срока хранения более 10 лет, временного срока хранения до 10 лет). по отражаемым видам деятельности (по общим и административным вопросам; по функциям управления). по наименованиям (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.).

10 3. Виды документов, их классификации и функции «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Основные функции документов: -коммуникативная функция; -информационная функция; -функция исторического источника; -управленческая функция; -социальная функция; -правовая функция. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009

11 4. Унификация и стандартизация документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Унификация документов представляет собой процессы упорядочения деятельности в области документации, сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники и для получения положительных результатов деятельности всех заинтересованных сторон. Объекты унификации: форма документов и состав включаемых в нее реквизитов; системы документации; тексты документов; виды и разновидности документов.

12 4. Унификация и стандартизация документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Унифицированные системы документации (УСД) системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации устанавливаются общегосударственным классификатором унифицированной документации (ОКУД). Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Именно стандартами, в частности, обеспечивается методическое и организационное единство в области разработки, применения и ведения УФД.

13 4. Унификация и стандартизация документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она определяется соблюдением указанных условий, а также: - заверением подлинности документа подписью должностного лица, имеющего на это полномочия; - заверением подлинности подписи печатью организации, учреждения, предприятия или фирмы.