Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский. - презентация

1 Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами» 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 2

2 Делопроизводство 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД. 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков. 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий. 4. Реквизиты ОРД. 5. Особенности оформления отдельных реквизитов. 6. Язык и стиль служебных документов. Требования к тексту документов. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами, 2009 Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов

3 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года 4) – применяется в организациях всех форм собственности, на ее основе каждая организация разрабатывает собственную локальную инструкцию по делопроизводству; Стандарт СТБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - вступил в силу с г.; Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от г. 27).

4 1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Нормативное и методическое регулирование оформления ОРД. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Положения СТБ распространяются на организационно-распорядительные документы, которые подразделяются на три группы: организационные положения, уставы, инструкции, правила и др.; распорядительные приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.; справочно-информационные акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.

5 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Форматы бланков ОРД (выбираются автором док- та): формат А4 (210x297 мм) - для приказов, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм, писем и других документов; формат А5 (148x210 мм) – для документов, имеющих пять-семь строк текста (писем-извещений, писем- приглашений, писем-подтверждений, сопроводительных писем, справок и других). Бланк ОРД: стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для реквизитов переменной информации.

6 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов В государственных органах и организациях (на предприятиях) используются установленные стандартом виды бланков организационно- распорядительных документов общий бланк и бланк для письма. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно- распорядительных документов, когда этих документов в организации создается более 200 в год. На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа».

7 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Варианты расположения реквизитов Угловой Продольный 73 мм 210 – 30 – 10 = 170 мм

8 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Способы выравнивания текста реквизитов Флаговый Центрованный Текст слева Текст в центре Текст слева Текст в центре

9 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Порядок разработки бланков и подготовки документа: 1. Определение перечня обязательных реквизитов: - постоянные реквизиты (бланк документа); - переменные реквизиты (заполняются каждый раз). Перечень реквизитов документа конкретного вида дается в 1)Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь или в 2) инструкции по делопроизводству конкретной организации.

10 Например, реквизиты приказа. - Государственный герб Республики Беларусь; - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); - наименование организации; - название вида документа; - дата и регистрационный индекс; - место издания; - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - визы. постоянный переменный постоянный переменный

11 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Порядок разработки бланков и подготовки документа: 2. Разработка формуляра документа: - подготовка формуляра-образца документа; - решение об изготовление бланка (при необходимости) либо о печати документа на общем бланке организации. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

12 Схема расположения реквизитов ОРД

13 Подготовка формуляра приказа Герб Наименование организации Название вида документа Дата, регистрационный индекс Место издания Заголовок к тексту Текст текст текст текст текст текст Подпись Визы

14 Изготовление бланка Академия управления при Президенте Республики Беларусь ПРИКАЗ г. Минск

15 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Порядок разработки бланков и подготовки документа: 3. Разработка электронного шаблона: - создание нового документа Word; - разметка полей, установка шрифтов, параметров абзаца и т.п.; - расположение полей (ячеек таблиц без обрамления) для размещения реквизитов; - сохранение документа как шаблона Microsoft Word. Формат файла шаблона имя файла.dot

16 Разработка электронного шаблона Заголовок к тексту Текст текст текст текст текст текст текст текст текст… Ректор А.Н.Морозевич Должность И.О.Фамилия Дата … пустая строка 2-3 пустых строки

17 2. Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Порядок разработки бланков и подготовки документа: 4. Оформление документа на основе шаблона. Иногда дополняется процедурой предварительного согласования проекта документа. 5. Печать подготовленного документа на бланке

18 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Размеры полей ОРД: по СТБ (нечеткий параметр): - левое – не менее 30 мм; - правое – не менее 8 мм; - верхнее и нижнее – не менее 20 мм; по Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий (для госорганов и гос организаций): - левое – 30 мм; - правое – 10 мм; - верхнее и нижнее – не менее 20 мм. В таблицах, если текст не помещается, левое поле можно уменьшить до 20 мм, правое – до 8 мм.

19 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Шрифт в тексте ОРД: Тип шрифта: - Times New Roman; оформление обычное; размер: - по СТБ – не менее 13 пунктов, по Инструкции - 15 пунктов (в таблицах, если текст не вмещается, возможно уменьшать до 13 пунктов); выравнивание: - по ширине, как правило, без переносов. Шрифт на бланке: - используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры. - для реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля (размер выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании). - не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

20 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Размеры межстрочного интервала текста ОРД: на формате А5: - один межстрочный интервал (на пишущей машинке); - интервал «точно» 14 пт (на компьютере); на формате А4: - полтора межстрочных интервала (на пишущей машинке); - одинарный интервал (на компьютере); в таблицах: - возможно уменьшение до интервала «точно» 11 пт (когда текст не вмещается)

21 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Размеры межстрочного интервала в многострочных реквизитах ОРД: весь реквизит: - интервал «точно» 14 пт; последняя строка составной части такого реквизита: - одинарный интервал; последняя строка такого реквизита: - полуторный интервал (разные реквизиты отделяются друг от друга полуторным интервалом).

22 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 « Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов СОГЛАСОВАНО Одинарный Председатель Комитета по архивам и делопроизводству Точно 14 пт при Совете Министров Республики Беларусь Одинарный Подпись Инициалы, фамилия Одинарный Дата Полуторный СОГЛАСОВАНО Одинарный Министр финансов Точно 14 пт Республики Беларусь Одинарный Подпись Инициалы, фамилия Одинарный Дата

23 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Стандартные отступы табулятора: 0 граница левого поля (реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", «Отметка о заверении копии», наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "Примечание", "Основание"); 1 после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм (начало абзацев в тексте); 2 после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

24 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов Стандартные отступы табулятора (продолжение): 3 после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм; 4 после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм (реквизит "Адресат"); 5 после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм (реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф ограничения доступа к документу", а с г. – и "Гриф приложения"); 6 после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (расшифровка подписи в реквизите "Подпись" на уровне последней строки наименования должности); 7 после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм (реквизит "Гриф приложения" по Инструкции 2003 года).

25 3. Особенности оформления ОРД с использованием компьютерных технологий © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 2. Структура документа. Требования к оформлению документов При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов. Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.