Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами», 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский. - презентация

1 Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами», 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 5

2 Делопроизводство 1. Особенности оформления организационных документов. 2. Особенности оформления распорядительных документов. 3. Особенности оформления справочно- информационных документов. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно- распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Общие положения: К этому виду документов относятся: акты, докладные и объяснительные записки, справки, доверенности, письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т.д. Эти виды документов содержат информацию о фактическом положении дел, служащую основанием для принятия управленческих решений и издания распорядительных документов. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

4 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.1. Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Оформляются акты на общем бланке или специальном бланке акта формата А4. Формуляр-образец акта содержит следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения); название вида документа - АКТ; место составления; дату и регистрационный индекс; заголовок к тексту; текст; подписи; при необходимости – гриф утверждения и визы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

5 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.1. Акт (продолжение) Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. - в дело й экз. – генеральному директору 3-й экз. - в бухгалтерию Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия Члены комиссии:Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

6 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания они делятся на 1) протоколы полной формы, 2) протоколы краткой формы и 3) протоколы сокращенной формы. Формуляр-образец протокола содержит следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа – ПРОТОКОЛ; дата и регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

7 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол (полная форма) Председатель – Иванов С.И. Секретарь – Петров П.П. Присутствовали: … Приглашенные: …. Повестка дня: 1. О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону. Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов Ледовской О.А. 2. … Основная часть протокола полной формы строится по схеме "СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

8 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол (краткая форма) Председатель – Иванов С.И. Секретарь – Петров П.П. Присутствовали: … Приглашенные: …. НО: Повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" без текста выступлений. В разделе "СЛУШАЛИ" записываются вопросы повестки дня, в разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - принятые решения. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

9 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол (сокращенная форма) Председатель – Иванов С.И. Секретарь – Петров П.П. Присутствовали: … Приглашенные: …. НО: После каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения. Ход обсуждения не фиксируется. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

10 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.3. Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему (в порядке прямого подчинения) руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора-составителя. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.). В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Формуляр-образец докладной записки содержит следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата и регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись + визы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

11 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.3. Докладная записка (пример внутренней) Институт управленческих кадров ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА /87 г. Минск О ходе выполнения поручения Проректору по учебной работе Шавруку С.В. В соответствии с Вашим поручением докладываю о ходе… Директор института В.В.Язепчик © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

12 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.4. Объяснительная записка - документ, 1) поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или 2) объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Без его получения на работника нельзя накладывать дисциплинарные взыскания. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель. Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляются отдельными работниками. Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, воспроизводятся те же реквизиты что и во внутренней докладной записке. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

13 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.5. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор). В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма- ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. Письма оформляются на специальных бланках для писем (применяются бланки с продольным расположением реквизитов на двух языках) формата А4 и А5 в зависимости от объема письма. Название вида документа – письмо – не пишется. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

14 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.6. Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.). В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

15 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.7. Телеграмма (телетайпограмма, телекс) – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории («Правительственная») перед адресом. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Излагается текст предельно сжато. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

16 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.8. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону, записывается получателем). Используется для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений в пределах телефонной связи. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: наименование организации, название документа (телефонограмма), регистрационный индекс и дата, адресат, текст, подпись (наименование должности и фамилии лица, подписавшего документ), время приема-передачи телефонограммы, фамилии и должности передающего и принимающего, номера их телефонов, время передачи. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

17 3. Особенности оформления справочно-информационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.9. Факсограмма (факс)– разновидность способа передачи документа адресату (как правило, с помощью аппарата факсимильной связи). Воспроизводит все особенности документа. Оформление факса и письма осуществляется аналогично. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.

18 3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.9. Факсограмма (факс)– разновидность способа передачи документа адресату (как правило, с помощью аппарата факсимильной связи). Воспроизводит все особенности документа. Оформление факса и письма осуществляется аналогично. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

19 Общие положения Планирование предполагает тщательную подготовку принимаемых решений путем всесторонней оценки различных вариантов действий в прогнозируемых условиях и ограничениях. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Планирование как процесс взаимосвязанных действий проходит в несколько этапов: определение целей планирования; анализ проблем; поиск альтернатив; определение потребности в ресурсах и способов достижения поставленных целей, объемов производства и др.; оценка; оформление плана в виде единого документа. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

20 Общие положения При организации разработки плана предварительно определяют: объекты планирования; разработчиков плана; средства планирования; порядок составления планов. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Планирование как процесс взаимосвязанных действий проходит в несколько этапов: определение целей планирования; анализ проблем; поиск альтернатив; определение потребности в ресурсах и способов достижения поставленных целей, объемов производства и др.; оценка; оформление плана в виде единого документа. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

21 4.1. Система плановой документации Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: концепция развития, план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Планирование осуществляется на разных уровнях: 1. Республиканские планы, программы, генеральные схемы; 2. Отраслевые планы и программы; 3. Территориальные программы, планы, схемы. 4. Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика.

22 4.1. Система плановой документации Программа – плановый документ, определяющий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения (оформляются в виде таблиц, графиков, схем), являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе. Оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации; название вида документа; регистрационный индекс и дата; место составления; заголовок к тексту; текст, подпись; грифы согласования или визы; гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

23 4.1. Система плановой документации План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке, структурных подразделений - на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации (структурного подразделения); название вида документа; регистрационный индекс и дата; место составления; заголовок к тексту; текст (может быть в табличной форме); подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

24 4.2. Система отчетной документации Отчет – в общем случае документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: -государственная статистическая отчетность; -ведомственная отчетность; -внутренняя отчетность организации. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Внутренние отчетные документы о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Такие отчетные документы могут оформляться в форме отчета, докладной записки или справки отчетного характера.

25 4.2. Система отчетной документации Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации (структурного подразделения - если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, регистрационный индекс документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). В заголовке к тексту отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе; отчетный период. В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009