ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЕ. Делопроизводство в государственной службе 1. Введение в дисциплину. 2. Делопроизводство и документационное. - презентация

1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЕ

2 Делопроизводство в государственной службе 1. Введение в дисциплину. 2. Делопроизводство и документационное обеспечение управления. 3. Виды документов, их классификации и функции. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов. Цель лекции: предоставить студентам основные знания и представления в области документирования управленческой деятельности, видов и функций документов, их унификации и стандартизации. Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

3 1. Введение в дисциплину «Делопроизводство в государственной службе» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления «Делопроизводство в государственной службе»: - объем – 40 часов, из них: - 10 часов лекции; - 30 часов практических занятий. - итоговый контроль – зачет. Цели изучения: - приобретение студентами знаний и навыков: по правильному составлению и оформлению документов; по организации документооборота; по использованию современных информационных технологий и средств оргтехники для организации документационного обеспечения управления и личной работы; - воспитание культуры делопроизводственной деятельности в целом.

4 1. Введение в дисциплину «Делопроизводство в государственной службе» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Рассматриваемые темы: 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления. 2. Структура служебного документа. Требования к оформлению документов. 3. Особенности составления и оформления отдельных видов служебных документов. 4. Организация работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь. 5. Составление и оформление документов по личному составу. 6. Информационные технологии в документационном обеспечении управления.

5 1. Введение в дисциплину «Делопроизводство в государственной службе» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Рекомендованная литература: Вся рекомендованная для изучения дисциплины литература, основные нормативные и методические документы, стандарты содержится в электронном варианте на диске \\srvstud\Преподаватели\Собалевский\Делопроизводство \Литература Для допуска к зачету необходимо: 1. Выполнить и сдать преподавателю на проверку все задания на практические занятия. 2. На последнем практическом занятии сдать компьютерное контрольное тестирование. 3. Ответить на вопросы на самом зачете.

6 2. Делопроизводство и документационное обеспечение управления «Делопроизводство в государственной службе» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Делопроизводство – а) вид деятельности, охватывающий 1) вопросы подготовки, создания и оформления документов в процессе управления, и 2) организацию работы с документами при осуществлении процесса управления; б) учебная дисциплина. С развитием информационных технологий дополнительно стали использоваться термины «документационное обеспечение управления» и «информационно- документационное обеспечение управления».

7 3. Виды документов, их классификации и функции «Делопроизводство в государственной службе» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или, например, при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

8 3. Виды документов, их классификации и функции «Делопроизводство в государственной службе» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение по способу фиксации информации (традиционные, электронные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы и т.п.); по типу (типовые, трафаретные, индивидуальные, унифицированные); по степени сложности (простые и сложные); по месту составления (внешние и внутренние); по срокам исполнения (срочные и несрочные); по происхождению (служебные и личные); по степени гласности (обычные и ограниченного доступа [для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности и др.]); по юридической силе (подлинные [действительные и недействительные] и подложные); по назначению (подлинник, дубликат, копия, выписка); по срокам хранения (постоянного и временного срока хранения [более 10 лет, до 10 лет]). по отражаемым видам деятельности (по общим и административным вопросам; по функциям управления). по наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты и др).

9 3. Виды документов, их классификации и функции «Делопроизводство в государственной службе» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Основные функции документов: -коммуникативная функция; -информационная функция; -функция исторического источника; -управленческая функция; -социальная функция; -правовая функция.

10 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Все правила и подходы к подготовке и оформлению документов, к работе с ними, к их хранению в архивах разрабатываются на трех уровнях (при этом правила, разработанные на верхнем уровне, применяются на нижних): на международном – международными, межгосударственными и национальными стандартами (они устанавливают они устанавливают единые формы документов и требования к их оформлению, понятные для всех); на республиканском уровне – органами Государственной архивной службы Республики Беларусь; на локальном – специальными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами организаций (предприятий) всех форм собственности.

11 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение К исключительному ведению государства относятся: а) установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, хранения, комплектования, учета и использования документов Нац. архивного фонда и контроль за их соблюдением; б) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов государственных архивов, а также государственных органов; в) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы государственных архивов, а также государственных органов; г) формирование и осуществление государственной политики в сфере делопроизводства; д) решение вопросов о вывозе документов Нац. архивного фонда за пределы страны.

12 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Государственную политику в области решения этих вопросов разрабатывают и реализовывают органы и учреждения, входящие в структуру Государственной архивной службы Республики Беларусь (системы архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства), а также иные учреждения. К органам Гос. архивной службы Республики Беларусь относятся Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома. К учреждениям – государственные архивы, научно- исследовательские организации, специальные лаборатории, действующие в соответствии с утвержденными уставами и положениями.

13 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь является структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Республики Беларусь, наделенным государственно-властными полномочиями и осуществляющим специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие и другие) функции в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь. С 1991 года в Комитете по архивам и делопроизводству трудится, а с 2002 года и по настоящее время его возглавляет кандидат исторических наук, доцент Владимир Иванович АДАМУШКО. Кроме председателя, в состав Департамента по архивам и делопроизводству входят два заместителя, Главный государственный инспектор архивов и делопроизводства и 5 отделов: организационно-методической работы; делопроизводства и формирования Национального архивного фонда; обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий; научного использования документов и информации; финансирования и бухгалтерского учета.

14 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Департамент, прежде всего, разрабатывает и реализует единую государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства. Кроме того, к его задачам дополнительно относятся: осуществление государственного надзора за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства; участие в ДОУ в республиканских органах госуправления, местных исполнительных и распорядительных органах и иных организациях; создание совместно с заинтересованными республиканскими органами госуправления, научными организациями условий, обеспечивающих внедрение автоматизированных технологий электронного документооборота.

15 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) Государственный контроль за исполнением обязанностей по сохранности, учету и использованию документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь, действующая в составе Департамента по архивам и делопроизводству, а также соответствующих отделов по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома. В систему Госархивнадзора входит институт внештатных инспекторов архивов и делопроизводства, назначаемых из числа наиболее квалифицированных работников органов и учреждений Государственной архивной службы, территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов.

16 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Главными задачами Госархивнадзора являются: осуществление контроля (надзора) за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства; предупреждение нарушений требований законодательства об архивах и ведении делопроизводства, активное содействие в искоренении причин, порождающих такие нарушения. Требования (предписания) Госархивнадзора об устранении нарушений в пределах предоставленных ему прав обязательны для исполнения всеми проверяемыми субъектами. Госархивнадзор возглавляет главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь. Все должностные лица Госархивнадзора назначаются на должность и освобождаются от должности директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.

17 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь (Госстандарт) создан путем слияния Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров, Комитета по энергоэффективности при Совете Министров и Департамента государственного строительного надзора Министерства архитектуры и строительства. В настоящее время Госстандарт является республиканским органом государственного управления по проведению единой государственной политики в области технического нормирования, стандартизации, метрологии, оценки соответствия, энергоэффективности, по осуществлению надзора в строительстве и контроля соответствия проектов и смет нормативам и стандартам, а также надзора за рациональным использованием топлива, электрической и тепловой энергии. Данный орган государственного управления принимает государственные стандарты и общегосударственные классификаторы технико-экономической информации.

18 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Республиканские архивы К их числу относятся: Национальный архив Республики Беларусь (создан 28 мая 1927 г. в г. Минске) – располагается в здании Национальной библиотеки Республики Беларусь и хранит более миллиона документов, созданных за период с 1917 г. по настоящее время (отдельные документы XVII, конца XIX - начала XX в.), объединенных в 1300 фондов; Национальный исторический архив Беларуси; Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов; Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства; Белорусский государственный архив научно-технической документации.

19 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) – первое в Беларуси научно-исследовательское учреждение, осуществляющее научные разработки в области документоведения и архивоведения. БелНИИДАД подчиняется Департаменту по архивам и делопроизводству Минюста. Основные направления деятельности БелНИИДАД: развитие теории документоведения, архивоведения, археографии и источниковедения; комплексный анализ документации в органах управления и иных организациях; определение путей сокращения потоков деловых бумаг, включая создание системы унификации документов. Сегодня БелНИИДАД возглавляет к.и.н., доцент Рыбаков А.Е.

20 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД) создан в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 сентября 1998 года 1465 «О создании Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации». С 30 ноября 2000 г. БелНИЦЭД зарегистрирован в Едином регистре юридических лиц как «Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации». С января 1998 г. и по настоящее время директор БелНИЦЭД кандидат исторических наук Вячеслав Леонидович НОСЕВИЧ.

21 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Регулирование делопроизводства на локальном уровне Чаще всего работниками специальных подразделений организаций разрабатываются следующие локальные документы, регулирующие подготовку, оформление и работу с документами в пределах их организации: локальная Инструкция по делопроизводству; табель унифицированных форм ОРД организации; альбом форм ОРД; утвержденные шаблоны документов; номенклатура дел; журналы регистрации (регистрационно-контрольные карточки); перечень документов, не подлежащих регистрации; положение (приказ) о статусе электронного документа и электронно-цифровой подписи; положение о подразделении делопроизводства и контроля; должностные инструкции работников, занятых делопроизводством.

22 Унификация документов представляет собой процессы упорядочения деятельности в области документации, сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники и для получения положительных результатов деятельности всех заинтересованных сторон. Объекты унификации: форма документов и состав включаемых в нее реквизитов; системы документации; тексты документов; виды и разновидности документов. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

23 Унифицированные системы документации (УСД) системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации устанавливаются общегосударственным классификатором унифицированной документации (ОКУД). Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Именно стандартами, в частности, обеспечивается методическое и организационное единство в области разработки, применения и ведения УФД. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

24 В 2007 году приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь была утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащая унифицированные формы и методические указания по их применению. В нее вошли: - Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов»; - Методические указания по практическому применению СТБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов»; - Классификатор унифицированных форм ОРД и пояснительная записка по его применению; - Альбом унифицированных форм ОРД. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

25 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ был введен в действие с 1 июля 2005 года. Его положения распространяются на организационно-распорядительные документы, которые подразделяются на три группы: организационные положения, уставы, инструкции, правила и др.; распорядительные приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.; справочно-информационные акты, докладные и объяснительные записки, письма и др. Стандарт закрепил перечень из 32 реквизитов организационно-распорядительных документов, требования к оформлению применяемых бланков документов, их текстов и реквизитов. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

26 В сентябре 2005 года Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив) совместно с Научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) разработали и утвердили приказом Председателя Белкомархива Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ Методические указания более подробно (по сравнению со стандартом) изложили единые правила подготовки организационно- распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

27 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

28 С точки зрения практического оформления документов, образующихся в работе государственных органов, организаций и предприятий всех форм собственности Республики Беларусь, большую важность имеют 3-я и 4-я части УСОРД - Классификатор унифицированных форм ОРД и Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления (документы на их основе должны оформляться в соответствии с действующим законодательством). 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

29 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

30 Каждой унифицированной форме документа, включенной в состав УСОРД, присвоен собственный десятизначный уникальный код, который может являться составной частью информационного обеспечения при разработке АИС для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения. Код указывается на документе, если он готовится на основе унифицированной формы. Код формы ОРД имеет структуру ААББВВВГГГ, где: АА – код системы; ББ – код подсистемы; ВВВ – код вида документа; ГГГ – порядковый номер формы в подсистеме. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

31 Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» будет иметь код , где 02 унифицированная система ОРД, 02 подсистема «Документация по реорганизации организации», 620 вид документа «Приказ», 001 порядковый номер формы документа «Приказ о реорганизации организации» в пределах подсистемы «Документация по реорганизации организации». 1. Унификация и стандартизация документов 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

32 Классификатор подсистем документов, используемых в УСОРД Код Наименование подсистемы 01Документация по созданию организации 02Документация по реорганизации организации 03Документация по ликвидации организации 04Документация по приватизации государственных организаций 11Документация по распорядительной деятельности организации 12Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности 13Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности 21Документация по приему на работу 22Документация по оформлению изменений трудовых отношений 23Документация по увольнению с работы 24Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска 25Документация по оформлению поощрений 26Документация по оформлению дисциплинарных взысканий 27Документация по оформлению командировок 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

33 Классификатор видов документов, используемых в УСОРД Код вида документа Название вида документа Код вида документа Название вида документа 030Акт 612Представление 130График 620Приказ 230Докладная записка 630Протокол 300Должностная инструкция 680Распоряжение 260Заявление 725Решение 230Объяснительная записка 840Структура и штатная численность 240Письмо-запрос 910Уведомление 597Положение 930Устав 607Правила 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

34 Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых или изъятия отмененных унифицированных форм. На соответствующих организационно-распорядительных документах, подготовленных на основе унифицированных форм таких документов, проставляется код унифицированной формы. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

35 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

36 Рассмотренные способы унификации и стандартизации являются унификацией и стандартизацией на республиканском уровне. Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Национальный статистический комитет – формы первичной учетной и отчетной документации, Департамент по архивам и делопроизводству Минюста – систему организационно-распорядительной документации и т.д. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

37 На уровне отдельных организации или предприятия унификация и стандартизация проводятся путем разработки и утверждения табеля унифицированных форм документов, образующихся в работе организации (предприятия), и, далее, альбома форм этих документов. В табеле определяется не только какой документ по какому вопросу может быть издан в организации (на предприятии), но и кто конкретно может подготовить этот документ, завизировать, подписать, утвердить, где будет храниться тот или иной экземпляр документа, кто будет ответственен за контроль его исполнения и т.п. 1. Унификация и стандартизация документов 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

38 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

39 Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она определяется соблюдением указанных условий, а также (с точки зрения делопроизводства): - заверением подлинности документа подписью должностного лица, имеющего на это достаточные полномочия; - заверением подлинности подписи должностного лица печатью государственного органа (организации, предприятия). 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

40 Делопроизводство (включая «Электронный документооборот») Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Выводы и итоги лекции: рассмотрены основные представление о месте и роли делопроизводства; основные понятия делопроизводства; подходы к регулированию делопроизводства на государственном и локальном уровнях. На следующей лекции мы перейдем к изучению логической структуры служебных документов и требований к их оформлению.