Виды документов и их классификация Виды документов и их классификация. - презентация

1 Виды документов и их классификация Виды документов и их классификация

2 Согласно ОКУД организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям создание организации, предприятия; создание организации, предприятия; реорганизация организации, предприятия; реорганизация организации, предприятия; ликвидация организации, предприятия; ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; распорядительная деятельность организации, пред­приятия; распорядительная деятельность организации, пред­приятия; организационно-нормативное регулирование дея­тельности организации, предприятия; организационно-нормативное регулирование дея­тельности организации, предприятия; оперативно-информационное регулирование деятель­ности организации, предприятия; оперативно-информационное регулирование деятель­ности организации, предприятия; прием на работу; прием на работу; перевод на другую работу; перевод на другую работу; оформление отпусков; оформление отпусков; оформление поощрений; оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий; оформление дисциплинарных взысканий; оформление командировок; оформление командировок; увольнение с работы. увольнение с работы.

3 Классификация ОРД организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.); информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.); документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, анкеты, справки, характеристики, удос­товерения, личные карточки, учетные формы и др.). документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, анкеты, справки, характеристики, удос­товерения, личные карточки, учетные формы и др.).

4 По видам деятельности различают следующие документы: организационно-распорядительные; организационно-распорядительные; финансово-расчетные; финансово-расчетные; снабженческо-сбытовые; снабженческо-сбытовые; кадровые или документы по личному составу предприятия ; кадровые или документы по личному составу предприятия ; нормативные документы вышестоящих органов нормативные документы вышестоящих органов

5 Управленческая документация Организационная (Учредительный договор, Устав, штатная численность, расписание, должностные инструкции, положения, Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, номенклатура дел и т.д.). Организационная (Учредительный договор, Устав, штатная численность, расписание, должностные инструкции, положения, Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, номенклатура дел и т.д.). Распорядительная (приказ, распоряжение, протокол и т.д.). Распорядительная (приказ, распоряжение, протокол и т.д.). По личному составу (приказ, трудовой договор, личные дела, личная карточка формы Т-2, документы по аттестации, трудовая книжка и т.д.) По личному составу (приказ, трудовой договор, личные дела, личная карточка формы Т-2, документы по аттестации, трудовая книжка и т.д.) Плановая (программа развития, план работы на год, анализ отчетных данных и т.д.). Плановая (программа развития, план работы на год, анализ отчетных данных и т.д.). Финансово-бухгалтерская (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, инвентаризаций, сметы, счета и т.д.). Финансово-бухгалтерская (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, инвентаризаций, сметы, счета и т.д.). Информационно-справочная (письма, факсы, телеграммы, тиелефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки и т.д.). Информационно-справочная (письма, факсы, телеграммы, тиелефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки и т.д.). Нормативные документы вышестоящих органов. Нормативные документы вышестоящих органов. Учетно-статистическая (Статотчеты, журналы и т.тд) Учетно-статистическая (Статотчеты, журналы и т.тд)

6

7 По происхождению документы бывают служебными и личными. Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы это письма, заявления, составленные отдельными лицами. По происхождению документы бывают служебными и личными. Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы это письма, заявления, составленные отдельными лицами. По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние. По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние. К внутренним документам относятся такие, которые создаются внутри данного учреждения; к внешним документы, поступающие из других организаций. К внутренним документам относятся такие, которые создаются внутри данного учреждения; к внешним документы, поступающие из других организаций.

8 По содержанию простыми считаются документы, содержащие один вопрос, простыми считаются документы, содержащие один вопрос, сложными содержащие два вопроса или более. сложными содержащие два вопроса или более.

9 По срочности весьма срочные весьма срочные срочные срочные несрочные несрочные

10 По гласности Секретные (имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секретными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ). Секретные (имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секретными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ). Несекретные (могут публиковаться в открытой печати). Несекретные (могут публиковаться в открытой печати). Для служебного использовании (содержание предназначено для служебного пользования. Ставится гриф «Для служебного пользования»). Для служебного использовании (содержание предназначено для служебного пользования. Ставится гриф «Для служебного пользования»).

11 По форме Индивидуальные - документы, текст которых создается заново и не повторяется в других документах. Индивидуальные - документы, текст которых создается заново и не повторяется в других документах. Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца. Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца. Типовые документы, имеющие бланк с постоянной переменной (индивидуальной для каждого документа информацией), могут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа. Типовые документы, имеющие бланк с постоянной переменной (индивидуальной для каждого документа информацией), могут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа.

12 По срокам хранения документы постоянного документы постоянного долговременного (свыше 10 лет) долговременного (свыше 10 лет) временного (до 10 лет) хранения временного (до 10 лет) хранения

13 В зависимости от способа воспроизведения текстовые (рукописные, типографские, отпечатанные на машинке, ПК) текстовые (рукописные, типографские, отпечатанные на машинке, ПК) изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи) изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи) звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты) звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты) кино- и фотодокументы (киноленты, фотогра­фии, кино- и фотопленки). кино- и фотодокументы (киноленты, фотогра­фии, кино- и фотопленки).

14 По стадиям создания черновик черновик беловик беловик оригинал или подлинник оригинал или подлинник копия копия отпуск отпуск Дубликат Дубликат Выписка Выписка автограф автограф

15 Черновик документ в предварительной редакции документ в предварительной редакции

16 Беловик чистовик чистовик

17 Оригинал (подлинник) первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями ГОСТа, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями ГОСТа, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами

18 Копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

19 Копия точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простыми и заверенными (нотариальной конторой, загсом, отделом кадров, директором училища и т.д.). Они имеют юридическую силу, если при заверении был соблюден соответствующий порядок. точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простыми и заверенными (нотариальной конторой, загсом, отделом кадров, директором училища и т.д.). Они имеют юридическую силу, если при заверении был соблюден соответствующий порядок. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия) Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия)

20 Разновидности копии дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же юридической силой, что и подлинник. дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же юридической силой, что и подлинник. Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов. Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов.

21 Выписка Копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке. Копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке.

22 Автограф Документ, написанный рукой автора Документ, написанный рукой автора

23 По месту составления Внутренние Внутренние Внешние (входящие и исходящие) Внешние (входящие и исходящие)

24 По происхождению Именные или личные (удостоверяющие личность) Именные или личные (удостоверяющие личность) Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности, личному составу) Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности, личному составу)