СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ И.Г. Карелина Курс повышения квалификации «Управление качеством» 27.03.2006-07.04.2006. - презентация

1 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ И.Г. Карелина Курс повышения квалификации «Управление качеством»

2 Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

3 Государственная система документационного обеспечения управления Состав управленческих документов Унификация и стандартизация управленческих документов Оформление управленческих документов Составление текстов управленческих документов Организация документооборота Составление номенклатур дел Экспертиза ценности документов

4 Законодательство, регулирующее документооборот Закон РФ Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 Закон РФ Об электронной цифровой подписи от 10 января 2002

5 Закон РФ Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 закон регулирует отношения, возникающие при: формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

6 Закон РФ Об электронной цифровой подписи от 10 января 2002 Обеспечивает базовые правовые условия для применения электронных цифровых подписей (ЭЦП), при соблюдении которых: средства ЭЦП признаются надежными; ЭЦП признаются достоверными, а их подделка или фальсификация подписанных данных могут быть точно установлены; обеспечивается охрана персональной информации.

7 Законодательство, регулирующее документооборот ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Система распорядительно-организационной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Консервация документов. Общие требования.

8 ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

9 ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Система распорядительно-организационной документации. Требования к оформлению документов

10 ГОСТ Р Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс ). Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

11 ГОСТ Консервация документов. Общие требования. Консервацию документов выполняют дифференцированно, в соответствии с их культурно-исторической значимостью, природой носителя информации и экономической целесообразностью. Режим хранения документов обеспечивает поддержание нормативных параметров светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима.

12 Документооборот Входящие Исходящие Внутренние

13 Обработка входящих Проверка правильности доставки корреспонденции Проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов Фиксация факта получения документа Подготовка полученных документов к исполнению Передача их на исполнение

14 Обработка исходящих документов Составление чернового документа Подготовку проекта документа Согласование Удостоверение Отправка

15 Контроль исполнения Постановка документов на контроль Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей Проверка и регулирование хода исполнения Учет и обобщение результатов контроля исполнения

16 Номенклатура дел Номенклатура дел - систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения.

17 Номенклатура дел Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

18 Типовая номенклатура дел 01 Ректорат … 06 Управление делами 07 Учебное управление … 10 Ученый совет вуза Деканат факультета Кафедра …

19 Номенклатура дел Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью классифицируются по срокам хранения: временного хранения (до 10 лет включительно), длительного срока хранения (свыше 10 лет), постоянного срока хранения

20 Экспертная комиссия Положение об Архивном Фонде Правила работы ведомственным архивом Положение об экспертной комиссии Номенклатура дел предприятия

21 Экспертная комиссия - состав Должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение управления Должностное лицо, ответственное за архив организации Специалистов по научной, технической, учебной производственной документации

22 Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным Ускорение поиска документов Повышение уровня информационной безопасности Удобство хранения и повышение сохранности документов Эффективный контроль за исполнением поручений Принципиально новая организация коллективной работы над документом