Демонстрация возможностей модуля «Управление деловыми процессами» В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й. - презентация

1 Демонстрация возможностей модуля «Управление деловыми процессами» В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

2 Назначение модуля «Управление деловыми процессами» Модуль «Управление деловыми процессами» предназначен для: управления движением документов; сохранения переписки по согласованию и обоснованию принятого решения для истории; повышения исполнительской дисциплины. Основные понятия, которыми оперирует модуль – это ЗАДАЧА и ЗАДАНИЕ. Задача – это объем работ, который необходимо выполнить. Задание – это часть задачи, которую выполняет один из ее исполнителей. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

3 Проводник системы В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Проводник системы обеспечивает удобную работу пользователей с задачами и заданиями. В левой части проводника отображается структура папок, в правой – их содержимое. В папку «Входящие» автоматически попадают задания, полученные пользователем к исполнению.

4 Проводник системы В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й В папку «Исходящие» автоматически попадают задачи пользователя, выданные им другим сотрудникам для исполнения.

5 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Система позволяет работать с задачами и заданиями через контекстное меню, с помощью «горячих клавиш», … … а также через головное меню и панель инструментов.

6 Работа с задачами в системе Создав задачу и определив список исполнителей, можно управлять ходом выполнения работ. В процессе управления задачей можно: изменять список исполнителей и сроки заданий; вкладывать в задачу или задание документы и задачи, решенные ранее; создавать разветвленную структуру задач в рамках одной темы, используя подзадачи; отправлять на доработку с этапа «Контроль»; прерывать её выполнение и т.д. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

7 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Чтобы инициировать выполнение работ или процесс исполнения документа, нужно создать новую задачу.

8 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й В задаче инициатор заполняет тему. Определяет ход выполнения работ (маршрут ее движения).

9 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й В окне формирования маршрута перечисляются исполнители и сроки выполнения заданий, а также определяется тип маршрутизации и порядок получения заданий при последовательной или сложной маршрутизации.

10 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Параметры выбранного маршрута можно также задать и на графической схеме.

11 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

12 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й При необходимости инициатор может выбрать и вложение. Причем во вложении могут быть не только документы, но и задачи, задания, записи справочников и папки.

13 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Выбранное вложение автоматически попадает в задачу. Также инициатором заполняется текст задачи.

14 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Для стандартных бизнес-процессов можно выбрать настроенные типовые маршруты.

15 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Состав и количество настроенных типовых маршрутов в организации может быть произвольным. Выбранный типовой маршрут запрашивает первоначальные данные и автоматически заполняет все необходимые параметры задачи: исполнителей, сроки, текст задачи, вложение. Например: …

16 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й … при выборе типового маршрута «Согласование договора» изначально запрашивается сумма договора и электронный документ, который надо согласовать.

17 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й После занесения запрашиваемых данных, задача автоматически заполняется необходимыми параметрами. Параметры выбранного типового маршрута можно посмотреть на графической схеме.

18 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

19 Создание задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й После того, как определен маршрут движения, исполнители и сроки, задачу можно запускать в работу. Для этого инициатору достаточно нажать кнопку «Старт». Теперь первый исполнитель, указанный в маршруте, или все исполнители (если маршрутизация параллельная) автоматически получат свои задания.

20 Работа с задачами в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й После того, как задача была стартована, она автоматически сохраняется в папке «Исходящие» Инициатора, …

21 Работа с задачами в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й … а также попадает в папку «Входящие» Исполнителя (или нескольким Исполнителям, если задание должно быть выполнено параллельно).

22 Работа с заданиями в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Исполнитель, открыв полученное задание, может обращаться к вложенным документам. При этом, ему доступны все возможные действия в соответствии с его правами доступа к вложению.

23 Работа с заданиями в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Отчет о выполнении задания можно написать прямо в тексте задачи.

24 Работа с заданиями в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Чтобы обеспечить дальнейшее движение задачи по маршруту, исполнитель, после завершения работ по своему заданию, выполняет его. Например, для данного типового маршрута, в соответствии с тем согласен исполнитель или нет, задача пойдет по тому или иному маршруту.

25 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й В процессе работы над задачей, ее Инициатор, может отслеживать и контролировать ход ее выполнения.

26 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й На схеме маршрута он может проследить на какой стадии работ по заданию находится каждый Исполнитель.

27 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й На схеме серым цветом обозначены этапы задачи, которые уже выполнены. Зеленым – этапы на которых задача находится сейчас.

28 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й На закладке Состояние отображается дополнительная информация по каждому этапу задачи.

29 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Например, видно, что Арбузов задание выполнил, а остальные Исполнители свои задания получили, но еще не открывали.

30 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Исполнитель также может управлять процессом исполнения работ по задаче: послать напоминание о задержке, перенаправить ее другим исполнителям, прекратить задачу и т.д.

31 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й После того, как все Исполнители выполнят свои задания, Инициатору, в рамках типового маршрута, приходит задание на контроль.

32 Контроль исполнения задачи В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й На этапе контроля Исполнитель может отправить задачу на доработку … … или принять ее.

33 Размещение всех задач и заданий в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера обеспечивает оптимальный режим работы с ними. Пользователь может организовать удобную лично ему иерархию папок для хранения задач и заданий. Это возможно благодаря тому, что в папках хранятся ссылки, а не сами задачи. В результате чего, одна задача может иметь отношение ко многим производственным вопросам и лежать в неограниченном количестве папок или не лежать ни в одной папке. Также можно группировать задачи по заданным условиям и устанавливать автофильтры. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Группировка задач и заданий

34 В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Использование папок позволяет «разбивать» все задачи и задания по удобному для пользователя принципу.

35 Группировка задач и заданий В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Также пользователь может группировать задачи по определенным полям …

36 Группировка задач и заданий В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й … и настраивать автофильтры, что удобно, если он получает много заданий к исполнению или выдает много задач исполнителям.

37 Для отслеживания работ по задачам и заданиям в системе DIRECTUM реализован механизм напоминаний. Напоминания сигнализируют, например, о наступлении времени выполнения определенных работ или контроля какого-либо задания. Напоминание можно установить на конкретную дату и время, тогда оно сработает в строго установленное время, или на относительный срок в минутах, часах или днях. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Напоминания

38 В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Для каждого задания или задачи можно установить напоминание. Напоминания

39 В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Напоминание может сработать через заданный промежуток времени, после его установления …

40 Напоминания В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й … или в строго определенную дату и время. После того, как выбрано время напоминания, необходимо подтвердить его, нажав кнопку «Напомнить».

41 Напоминания В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Напоминание пришло в указанное время.

42 Для удобства работы в системе DIRECTUM реализованы различные варианты поиска задач. DIRECTUM позволяет быстро находить нужные задачи по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти задачи по содержимому переписки. Имеется возможность осуществлять специализированные поиски, используя предопределенные, заранее заданные условия. Например: Исходящие незавершенные задачи. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Поиск задач в системе

43 В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Выполненные ранее задачи можно найти, использовав возможность поиска. Для этого предоставлены различные варианты поиска информации в системе. Это могут быть специализированные поиски, … … специально настроенные поиски … … или поиск задач по произвольным критериям.

44 Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Который можно организовать как по известным параметрам задачи (Инициатор, Тема, Исполнитель и т.д.), …

45 Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й … так и по тексту задачи, с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа.

46 Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Параметры поиска можно в любой момент скорректировать.

47 Поиск задач в системе В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й В окне результатов поиска отображается полный список задач, доступных пользователю и удовлетворяющих заданным критериям поиска. При необходимости критерии поиска можно скорректировать или изменить.

48 Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса, и которым необходимо выдавать задания и выполнять работы, например, во время командировок, разработан сервер веб-доступа. Каждый сотрудник организации с помощью любого веб- браузера может обратиться к задачам и заданиям системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль. Для работы через Internet не требуется установка дополнительного программного обеспечения на клиентский компьютер, достаточно наличия веб- браузера. При этом, работа с задачами и заданиями ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали, находясь в офисе. В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й Удаленная работа через веб-браузер

49 В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

50 Компания DIRECTUM тел. в Москве: тел. в Ижевске: (3412)