© ООО «Корпоративные информационные технологии», 2007 СИСТЕМА ПРОГРАММ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО Д ОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ. - презентация

1 © ООО «Корпоративные информационные технологии», 2007 СИСТЕМА ПРОГРАММ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО Д ОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

2 Управление бизнес-процессами предприятия (BPM): Формирование задач, заявок, контроль исполнения; Планирование и ведение проектов. Внутренний документооборот предприятия: Приказы; Служебные инструкции; Служебные записки, заявления. Управление отношениями с контрагентами (CRM): Накопление базы знаний о контрагентах; Регистрация корреспонденции, договоров предприятия; Планирование и проведение контактов, мероприятий. Прочие возможности: Электронно-цифровая подпись; Печатные формы документов; Сканирование документов; Рассылка электронных писем; Построение отчетов. Планирование и проведение совещаний, ведение протоколов. СТРУКТУРНЫЕ МОДУЛИ СЭД «УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ»

3 BPM Business Process Management - управление бизнес-процессами УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСС-ПРОЦЕССАМИ

4 Без интеграции с бизнес-процессами любая система остается статичной и служит всего лишь хранилищем информации. BPM (Business Process Management) управление бизнес- процессами УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСС-ПРОЦЕССАМИ В основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая то задача, то есть некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Для эффективной реализации механизма выдачи/исполнения задач любого масштаба служат специальные документы системы - задача, заявка, проект.

5 Формирование задач, заявок, контроль исполнения Специальные документы – «Задачи» и «Заявки» предназначены для организации потока работ, выдачи заданий работникам, приемки, регистрации, выдачи на исполнение заявок. УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСС-ПРОЦЕССАМИ

6 С помощью документов «Задачи» и «Заявки» можно отслеживать ход исполнения работ, исполнителей, задействованных в работе и трудоемкость работ. Формирование задач, заявок, контроль исполнения УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСС-ПРОЦЕССАМИ Просроченные задачи

7 Планирование и ведение проектов УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСС-ПРОЦЕССАМИ Создание проектов, разделение проектов на отдельные этапы и задачи. Организация взаимосвязи проектов с другими документами системы.

8 Планирование и ведение проектов УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСС-ПРОЦЕССАМИ Контроль порядка исполнения задач по проекту, определение плановых и сверхплановых задач. Планирование и контроль трудоемкости работ по проекту.

9 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

10 Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов. Приказы ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

11 В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях. Приказы ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

12 Приказы Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

13 Служебные инструкции Документ предназначен для выдачи служебных инструкций сотрудникам предприятия. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

14 Для организации служебной переписки в системе существует документ "Служебные записки". Служебные записки По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными.

15 CRM Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами

16 Модуль CRM представляет собой - корпоративную информационную систему, предназначенную для улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с клиентами. УПРАВЛЕНИЕ ОТНОШЕНИЯМИ С КОНТРАГЕНТАМИ Модуль CRM дает возможность: Накопления произвольной информации по стороне контрагента; Быстрого отбора документов по контрагенту.

17 Производить регистрацию корреспонденции с сохранением в базе файлов отсканированных оригиналов; Существенно ускорить подготовку и выпуск бумажных документов; Вести электронный архив корреспонденции предприятия. УПРАВЛЕНИЕ ОТНОШЕНИЯМИ С КОНТРАГЕНТАМИ Система позволяет: Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции служат документы - "Входящие письма", "Исходящие письма", "Входящие договоры", "Исходящие договоры". Регистрация исходящей и входящей корреспонденции

18 Планирование контактов УПРАВЛЕНИЕ ОТНОШЕНИЯМИ С КОНТРАГЕНТАМИ Для планирования и проведения контактов в системе предусмотрены специальные документы – «Контакты». Для напоминания пользователю о запланированном контакте предусмотрен механизм оповещения. Контакт был запланирован, но не был проведен в намеченные сроки

19 Планирование контактов УПРАВЛЕНИЕ ОТНОШЕНИЯМИ С КОНТРАГЕНТАМИ Связка контакта с другими документами, позволяет оценить эффективность проведения контакта и его результаты. Результатом контакта стало заключение договора

20 ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

21 Электронная цифровая подпись Система «Управление делами» позволяет: ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ Подписывать электронный документ с помощью электронно- цифровой подписи (ЭЦП), заверяя его содержимое. Накладывать резолюции на официальные документы заверяя их содержимое электронно-цифровой подписью.

22 Печатные формы документов ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ Основные особенности: Использование в качестве шаблонов печатных форм как mxl- таблиц, так и распространенных doc и xls-файлов. Возможность быстрой настройки печатных форм. Сохранение печатных форм в приложениях к документу.

23 Сканирование документов, прикрепление файлов отсканированных документов. ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ На основе отсканированного изображения можно ввести документ любого вида - файл с изображением автоматически попадет во вложение. Впоследствии, любой пользователь, имеющий доступ к документу, может открыть файл вложения.

24 Рассылка электронных писем ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ Массовая рассылка электронных сообщений. Используется для организации рассылки электронных писем произвольному набору адресатов, из числа контрагентов или физических лиц, информация о которых хранится в справочниках системы.

25 Отчет "Реестр документов" позволяет произвести отбор документов необходимых видов по определенным признакам и фильтрам. Построение отчетов ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

26 Для извлечения справочной информации предусмотрена печать справочников. Построение отчетов ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

27 Для контроля рабочего времени сотрудников можно использовать отчет "Время работы пользователей" - он содержит информацию о времени начала и окончания работы пользователей системы за указанный период. Возможен отбор по пользователю, группе пользователей, видам работ. Для быстрого получения контактной информации существует отчет "Контактная информация". Построение отчетов ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

28 Для организации совещаний в системе предусмотрен документ «Совещание». Планирование и проведение совещаний, опубликование объявлений ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ Документ позволяет: Формировать список участников, определять время, место и тему проведения совещания; Формировать уведомления о запланированном совещании; Вести протокол проведения совещания;

29 Система позволяет публиковать внутрикорпоративные объявления. Документ "Объявление" содержит текст объявления, необходимый набор реквизитов и по умолчанию доступно на просмотр всем пользователям системы. Планирование и проведение совещаний, опубликование объявлений ПРОЧИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

30 Систематизация учета и хранения документов; Оперативный доступ к документам и отчетной информации; Эффективное управление процессами движения и обработки документов; Сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; Повышение исполнительской дисциплины; Сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников; Минимизацию затрат на организацию документооборота. ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СЭД «УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ»

31 ООО «Корпоративные информационные технологии» Тел./факс: (3412) Новая жизнь документов СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «Управление делами»