Автоматизация деятельности архивной службы предприятия Система АРХИВНОЕ ДЕЛО (версия 4.0) Москва 2009. - презентация

1 Автоматизация деятельности архивной службы предприятия Система АРХИВНОЕ ДЕЛО (версия 4.0) Москва 2009

2 ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ Ведение и учет документов архивного фонда организации в соответствии с российскими стандартами Применение многокритериальной, настраиваемой пользователем системы классификации дел и документов Подробное описание реквизитного состава документа Организация массового ввода и распознавания бумажных документов Доступ к документальному архивному фонду по каналам Intranet / Internet

3 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ МОДУЛИ Ведение пользователей системы Ведение справочников системы Ведение номенклатуры дел Формирование и оформление дел Управление архивом Расширенный поиск дел и документов Общие и личные папки Опции: - Поточное сканирование - Читальный зал

4 ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Разграничение доступа к разделам номенклатуры дел Ведение номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда Формирование номенклатуры дел на основе ранее введенной номенклатуры Формирование печатных форм Импорт/экспорт номенклатуры дел

5 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ Формирование дел (систематизация документов внутри дела) Полное оформление дела Отметка готовности дел для передачи на архивное хранение Импорт дел и документов из системы «ДЕЛО» и любой автоматизированной системы делопроизводства Поточное сканирование документов дела Формирование отчетных форм

6 УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ Ведение номенклатурных заголовков дел Ведение единиц хранения Ведение документов и файлов Выполнение массовых операций замены реквизитов в единицах хранения Принятие на архивный учет и хранение подготовленных единиц хранения

7 Топографирование архивного документального фонда Формирование сводных описей Учет выделенных к уничтожению единиц хранения Учет выданных единиц хранения Импорт единиц хранения и документов Формирование отчетных форм УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ

8 ВЕДЕНИЕ НАУЧНО- СПРАВОЧНОГО АППАРАТА Ведение классификаторов для систематизации дел и документов Отнесение дел к рубрике классификатора Отнесение документов к рубрике классификатора

9 форма номенклатуры дел организации форма номенклатуры дел структурного подразделения форма итоговой записи к номенклатуре дел форма описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации форма годового раздела сводной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению форма обложки дела форма внутренней описи документов дела форма карты-заместителя дела форма листа использования дела ОТЧЕТНЫЕ ФОРМЫ

10 ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ ШТРИХ-КОДИРОВАНИЯ Печать штрих-кода Поиск РК дел и документов по штрих-коду Поточное сканирование документов дела

11 ПОИСК ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ Формирование поисковых запросов по реквизитам РК заголовков дел, РК единиц хранения, РК документов, реквизитам видов документов Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам Переход из текущей единицы хранения в списке к списку документов

12 Переход из текущего документа в списке к единице хранения Сортировка найденных записей в результирующей таблице Удаление найденных записей Ведение статистики количества найденных записей Ведение групповых операций (отбор в акт об уничтожении, в сводную опись, в книгу выдачи, включение в рубрику) Печать результата поиска ПОИСК ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

13 Просмотр и редактирование содержимого папок (записей делах и документах, находящихся в папках) Управление содержимым папок (удаление, добавление записей о делах и документах в папках) Управление структурой папок (редактирование реквизитов папок, удаление, добавление, перемещение вложенных папок из одной вершины в другую) ОБЩИЕ И ЛИЧНЫЕ ПАПКИ

14 ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ Просмотр содержимого архивных фондов, дел и документов в соответствии с установленными для читателя правами доступа Создание и ведение общих и личных папок пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы Осуществление поиска дел и документов по их атрибутам и содержанию