Основные возможности MS ACCESS - презентация

1 Основные возможности MS ACCESS

2 Оглавление 1. Значение MS Access.Значение MS Access. 2. Начало работы с программой.Начало работы с программой. 3. Объекты базы данных.Объекты базы данных.

3 CУБД Access - Представляет из себя программное средство, при помощи которого можно создать многотабличную реляционную модель базы данных Входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office Файл имеет расширение.mdb

4 Начало работы Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Access 2003 Файл Создать Новая база данных Задать имя создаваемой базе и сохранить на диске

5 Объекты базы данных Таблицы Формы Модули Отчеты Макросы Запросы

6 ТАБЛИЦЫ База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки. Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.

7 Таблицы которые можно создать: 1Таблица «Клиенты», в которой перечислены клиенты организации и их адреса. 2Каталог продаваемых товаров, включающий цены и изображения каждого из них. 3Таблица «Задачи», в которой отслеживаются задачи и сроки их выполнения. 4Перечень оборудования или складских запасов. Необходимо тщательно спланировать и правильно разработать базу данных, чтобы впоследствии избежать внесения значительных изменений Таблица- это объект СУБД которая содержит основные сведения о создания БД

8 Создание новой таблицы Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей. Создание новой таблицы в новой базе данных Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Создать. В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки. Нажмите кнопку Создать

9 Создание новой таблицы в существующей базе данных Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица. В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы

10 Создание таблицы на основе шаблона таблицы Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в Office Access Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы.

11 Создание новой таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними 1. Для использования существующей базы данных в меню Файл выберите команду Открыть. 2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. 3. Для создания новой базы данных в меню Файл выберите команду Создать. -В текстовом поле Имя файла введите имя файла. Для изменения расположения щелкните значок папки. -Нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица 1». 4. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите один из доступных источников данных. 5. Следуйте инструкциям в диалоговых окнах

12 Создание таблицы на основе списка SharePoint Для создания таблицы базы данных можно использовать импорт списка SharePoint или связь с ним. Если такой список уже существует, его можно импортировать или создать связь с ним. Можно также создать новый настраиваемый список или новый список на основе встроенного шаблона. В Office Access 2007 включены следующие встроенные шаблоны: «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События». Прежде всего откройте базу данных, в которой необходимо создать таблицу. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Списки SharePoint. Затем выполните одно из следующих действий. Создание списка на основе шаблона Выберите команду Контакты, Задачи, Вопросы или События. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес для узла SharePoint, на котором нужно сохранить этот список. Кроме того, введите имя и описание нового списка SharePoint. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (по умолчанию установлен). В противном случае снимите этот флажок. Нажмите кнопку ОК. Создание нового настраиваемого списка Выберите команду Настраиваемый В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес для узла SharePoint, на котором нужно сохранить этот список. Кроме того, введите имя и описание нового списка SharePoint. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (по умолчанию установлен). В противном случае снимите этот флажок. Нажмите кнопку ОК.

13 Импорт данных из существующего списка Выберите команду Существующий список SharePoint. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес узла SharePoint, содержащего этот список. Установите переключатель Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Нажмите кнопку Далее. Установите флажки всех импортируемых списков SharePoint. Нажмите кнопку ОК. Связь с существующим списком Выберите команду Существующий список SharePoint. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес узла SharePoint, содержащего этот список. Установите переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных. Нажмите кнопку Далее. Установите флажки всех списков SharePoint, с которыми нужно создать связь. Нажмите кнопку ОК. -Имя -Код -Имя -Код

14 Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле. Добавление нового поля в существующую таблицу Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. В области переходов дважды щелкните одну из имеющихся таблиц для ее открытия. Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле. Добавление нового поля в новую таблицу Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица. Приложение Access вставляет новую таблицу в базу данных и открывает ее в режиме таблицы. Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле.

15 Сохранение таблицы После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, можно назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары». Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить. -или- Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду Сохранить в контекстном меню. -или- Нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа. При первом сохранении новой таблицы введите ее имя и нажмите кнопку ОК

16 Данные Структура

17 Запросы

18 запрос Одним из стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.

19 На выборку Запрос с параметром Групповой запрос Итоговый запрос Перекрестный запрос Действия На создание новой таблицы Запрос на обновление Запрос на удаление Запрос на добавление Создаются на основе обычного запроса

20 Выбрать имена полей из таблиц и указать условия по строке «Условия отбора» Для выполнения запроса, нужно нажать на кнопку на панели инструментов

21 «Создать запрос, в котором предусмотреть вывод на экран данных о сканерах по цене от 100 до 200 $ с гарантией меньше 2 лет.» Для решения задачи выполняем последовательность действий: Создать кнопка «Создать» Конструктор команда «Конструктор» Добавление таблицы Добавить в окне «Добавление таблицы» выделить таблицы и нажать на кнопку «Добавить» из таблиц, последовательно выбираем поля и записываем условие.

22

23 Вычислить общую стоимость товара Вычислить общую стоимость товара.

24

25 Удалим слово Выражение 1, введем слово Стоимость Для выполнения запроса, нужно нажать на кнопку на панели инструментов

26 Осуществляют анализ и выборку данных по условию, не изменяя данные в исходных таблицах. Поэтому после их сохранения можно открывать запросы, после чего отобразиться результат выполнения.

27 Результат отображается согласно введенному параметру (значению) в диалоговом окне ввода Назначение 1. Создается обычный запрос 2. В строке Условие отбора задается комментарий в квадратных скобках [ ] Создание

28 Задача: Отобразить все данные о товаре для производителя, введенного с клавиатуры Задача: Отобразить все данные о товаре для производителя, введенного с клавиатуры

29 Выполняются вычисления, группируя данные. Исходные таблицы не изменяются Назначение 1. Создается обычный запрос Создание

30 Результат Задача: Определить количество мониторов и принтеров для каждого производителя Задача: Определить количество мониторов и принтеров для каждого производителя

31 Выполняются итоговые вычисления, группируя данные. Исходные таблицы не изменяются Назначение 1. Создается обычный запрос Создание

32 Результат Задача Задача: Определить количество производителей

33 Результат отображается в виде таблицы с изменением ее макета, группировкой данных и итоговых вычислений Назначение 1. Создается обычный запрос 2. Тип запроса - ПЕРЕКРЕСТНЫЙ Создание

34 Результат Задача: Отобразить результат запроса в виде таблицы

35 После сохранения запроса на выборку, рядом с именем запроса появляется соответствующий значок: Запрос с параметром, групповой и итоговый запрос Перекрестный запрос

36 Повторение Групповой запрос Запрос с параметром Перекрестный запрос Итоговый запрос Результат отображается согласно введенному параметру (значению) в диалоговом окне ввода Результат отображается в виде таблицы с изменением ее макета, группировкой данных и итоговых вычислений Выполняются итоговые вычисления, группируя данные Выполняются вычисления по группе данных.

37 Модифицируют данные в исходных таблицах по условию. После их сохранения, открытие запроса приведет к повторному изменению данных. Изменения отменить нельзя, поэтому рекомендуется создавать копии исходных таблиц.

38 Запросы действия Запрос на обновление Данные в исходных таблицах изменяются по указанному выражению Запрос на удаление Данные в указанных таблицах изменяются в результате их удаления по условию На создание таблицы На основе исходных таблиц создается таблица с данными, удовлетворяющих условию Запрос на добавление Данные в исходных таблицах изменяются в результате добавления новых, из одной таблицы в другую

39 Создание запроса: 1. Создать обычный запрос 2. Меню Запрос 3. В строке Обновление записать формулу с помощью Построителя Выражений 4. Запустить запрос на выполнение, результат просмотреть в исходной таблице

40 После запуска запроса, на экране появляется диалоговое окно Задача: Увеличить количество принтеров и мониторов на 50 штук, если дата их поставки была в марте. Задача: Увеличить количество принтеров и мониторов на 50 штук, если дата их поставки была в марте.

41 Таблица Магазин до выполнения запроса после выполнения

42 Создание запроса: 1. Создать обычный запрос 2. Меню Запрос 3. В диалоговом окне ввести имя таблицы и выбрать параметр 4. Запустить запрос на выполнение, результат просмотреть в списке исходных таблиц

43 Задача: На основе исходных таблиц создать таблицу «Новая» с данными о принтерах и сканерах Задача: На основе исходных таблиц создать таблицу «Новая» с данными о принтерах и сканерах

44 После запуска запроса появляется диалоговое окно Результат отобразится в таблице

45

46 Создание запроса: 1. Создать обычный запрос, указав имена полей с условиями для удаления данных 2. Меню Запрос 3. В строке Условие отбора записать условия для удаления 4. Запустить запрос на выполнение, результат просмотреть в исходной таблице

47 Задача: Из таблицы «Новая» удалить данные о принтерах

48 После запуска запроса появляется диалоговое окно Результат выполнения представлен в таблице «Новая»

49 Создание запроса: 1. Создать обычный запрос, указав поля из таблиц которые являются источником для добавления данных 2. Меню Запрос 3. В диалоговом окне указать таблицу для добавления данных 4. Запустить запрос на выполнение, результат просмотреть в исходной таблице

50 Задача: Добавить в таблицу «Новая» удаленные данные о принтерах

51 После запуска запроса появляется диалоговое окно Результат выполнения представлен в таблице «Новая».Данные добавляются в конец таблицы.

52 После сохранения запросов Действий, рядом с именем запроса появляется соответствующий значок:

53 Формы Позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие Может содержать рисунки, графики, фото и др. объекты

54 Форма «Книги»

55 Отчеты Предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде

56 Создание отчетов Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать. Источник: таблица или запрос

57 Автоотчеты Автоотчет в столбец Автоотчет ленточный

58 Режим просмотра отчета 2 x ЛКМ

59 Режим просмотра отчета – перейти в конструктор – печать – масштаб (переключение режима) – одна страница – две страницы – несколько страниц – масштаб в процентах – закрыть окно просмотра – настройка (поля, формат бумаги)

60 Конструктор отчетов Заголовок отчета – один раз в начале отчета. Верхний колонтитул – в начале каждой страницы. Область данных – информация из БД. Нижний колонтитул – в конце каждой страницы. Примечание отчета – один раз в конце отчета. ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages] =Now()

61 Редактирование отчетов – вывести (скрыть) панель элементов – свойства выбранного элемента Так же, как в конструкторе форм: ЛКМ – выделить элемент

62 Отчеты с группировкой группировка по должностям общая зарплата

63 Отчеты с группировкой (шаг I) Создание запроса, включающего все данные: & - соединение символьных строк поля таблиц

64 Отчеты с группировкой (шаг 2) Использование мастера отчетов: Итоговые данные

65 Отчеты с группировкой (конструктор) Заголовок группы Примечание группы

66 Отчеты с группировкой (конструктор) сортировка и группировка

67 Макросы Служат для автоматизации повторяющихся операций

68 Макросы Макрос – это набор макрокоманд. Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить: открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм выполнение запроса установка значений полей поиск данных управление выводом на экран печать данных сообщения пользователю запуск других программ Событие (для запуска макроса) действия пользователя (клавиатура, мышь) внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и т.д.)

69 Простой макрос Конструктор

70 Макросы Отладка макроса перейти в конструктор Запуск – По шагам запустить на выполнение Использование макросов AutoExec – выполняется автоматически при открытии базы назначение событиям выбрать имя макроса из списка

71 Макросы Группы макросов Вид – Имена макросов Запуск Макрос 1: QQQ Макрос 1: MMM Макрос 1 только первая группа Условное выполнение Вид – Условия или

72 Модули Служат для автоматизации работы с БД. Называются процедурами обработки событий и пишутся на языке VBA

73 Типы данных Текстовый – одна строка текста до 255 символов Поле МЕМО – текст из нескольких строк с полосой прокрутки до символов Числовой – число любого типа (целое, вещественное и т. д.) Дата/время – поле, содержащее дату или время Денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, $ и т.д.)

74 Типы данных Счетчик – поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи, служит для нумерации записей Логический – содержит одно из значений True или False Поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel и т.д. Гиперссылка – поле для хранения URL-адресов Web-страниц

75 Спасибо за просмотр