Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word 2007 - презентация

1 Лучкова О.К., учитель информатики и ИКТ МОУ «СОШ 55» г. Саратов

2 Процедура слияния: 1. Создание или выбор существующего источника данных. 2. Создание основного документа. 3. Вставка полей слияния. 4. Вывод стандартного докумен та. 2

3 1 этап. Подготовка данных электронной таблицы 3

4 Требования к исходной таблице в таблице не должно быть объединенных ячеек, ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии, если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет. на листе документа MS Excel таблица должна располагаться с певой строки и первого столбца. 4

5 2 этап. Подготовка шаблона документа Word 5

6 6

7 3 этап. Работа Мастера слияния MS Word 7

8 Работа Мастера слияния MS Word 8 1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма 2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки

9 Работа Мастера слияния MS Word 9 3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор... выбираем нужный файл в Проводнике

10 10 После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей

11 11 Использование фильтрации и сортировки

12 4 шаг: вставляем нужные поля в документ 12

13 5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации 13

14 Форматирование значений полей слияния 14 {MERGEFIELD "дата_заказа"} {MERGEFIELD До редактирования кода Отредактированный код

15 Форматирование значений полей слияния 15

16 16 Окончательный вариант шаблона для формирования квитанций:

17 6 шаг: 17

18 Источники: 1. Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли// Информатика 02, 2006, ykh_ms_excel_i_ms_word/ ykh_ms_excel_i_ms_word/