Серия телеконференций «Новое решение "1С:ERP Управление предприятием 2.0 ", мая 2014 г. Подсистема «Бюджетирование» C:ERP. Расчет себестоимости. Определение финансового результата. Бюджетирование Наумов С.В. Разработчик, Фирма «1С»

2 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

3 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

4 Модель бюджетирования определяет: Сквозные обязательные аналитики Состав шагов бюджетного процесса Правила установки лимитов на заявки на расход ДС Изменение модели: Может быть изменена с произвольной даты Не является разделителем учета: все данные бюджетов, введенные в рамках предыдущей модели будут доступны в новой модели Модель бюджетирования

5 Бюджет закупок Бюджет … N Бюджет продаж Статьи бюджетов Общая для всех моделей НСИ Показатели бюджетов Формулы Нефинансовые показатели

6 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

7 Связи с другими подсистемами

8 Фактические данные получаются «он-лайн» Нет необходимости «переливки данных» в специальный регистр, т.к. данные уже хранятся в специальных оборотных регистрах управленческого учета Оперативные планы отражаются непосредственно в регистре учета оборотов по бюджетам

9 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

10 Основа бюджета – статьи бюджетов Статьи бюджетов могут иметь до 6-ти аналитических разрезов Аналитика нужна для детализации значения В статьи бюджета следует объединять строки бюджета с одинаковой экономической сутью, одинаковыми аналитическими признаками и одинаковыми правилами получения фактических данных Фактические значения по статье бюджетов могут определяться на основании нескольких правил, например – поступления от покупателей: одновременно по 62 и 76-ым счетам Бюджет ДДС

11 Бюджет ДДС Структура бюджета для ввода и анализа определяется видом бюджета

12 Бюджет ДДС Конструирование структуры бюджета выполняется простым перетаскиванием элементов отчета

13 Бюджет ДДС План вводится всегда по статьям бюджетов Можно вводить бюджет сразу по всем периодам года

14 Бюджет ДДС Экземпляр бюджета: Данные планирования конкретного периода Вид бюджета: Структура бюджета Внешний вид бюджета Бюджетный отчет: Отображает данные планирования или план-фактный анализ

15 Бюджет ДДС На основании настроенной структуры экземпляр бюджета для ввода плановых данных выглядит следующим образом:

16 Бюджет ДДС Экземпляр бюджета: Данные планирования конкретного периода Вид бюджета: Структура бюджета Внешний вид бюджета Бюджетный отчет: Отображает данные планирования или план-фактный анализ Для план-фактного анализа должен быть разработан специальный вид бюджета

17 Бюджет ДДС Вид бюджета для план-фактного анализа включает специальные измерения «Сценарий» Фактические данные отображаются по специальному сценарию

18 Бюджет ДДС В колонках отчета отображаются выбранные сценарии и формулы (отклонение) В колонки можно добавлять неограниченное количество сценариев и сравнивать их между собой в различных комбинациях (план-план, план-факт, план-план-факт и другие)

19 Для ввода бюджета служит документ «Экземпляр бюджета» Данные планирования вводятся по статьям бюджетирования Структура бюджета для ввода настраивается пользователем. Система предоставляет гибкие возможности для настройки Помимо вводимых статей бюджета в виде бюджета можно настроить дополнительные вспомогательные ячейки, рассчитываемые при изменении данных бюджета Промежуточные итоги

20 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

21 Поиск кассовых разрывов Показатели бюджета Могут иметь до 6-ти аналитических разрезов Начальное значение показателя всегда определяется по данным ИБ Конечное значение показателя всегда рассчитывается на основании связанных статей бюджета Расширим наш бюджет ДДС показателем «Остатки денежных средств»

22 Поиск кассовых разрывов Добавим показатель бюджета в структуру вида бюджета Остаток на начало будет получен по фактическим данным Остаток на конец будет рассчитан автоматически

23 Поиск кассовых разрывов При вводе данных планирования в экземпляр бюджета остатки пересчитываются «на лету» и сразу видно, где возникает кассовый разрыв Остаток на начало получен по фактическим данным

24 Бюджет ДДС На практике бюджеты составляются заранее Соответственно остатки на начало бюджета должны быть скорректированы Решения Использовать механизм настройки границы фактических данных для организации формул: [Остатки на выбранную дату] + [Плановые обороты до начала периода планирования]

25 Бюджет ДДС 4 кв Например, в начале 4 квартала 2013 планируем 2014 г. Планируемый год 2014 План за 2013 Граница факт.данных Остаток на начало 2014 = Остаток на начало 4 квартал Плановый оборот за 4 квартал 2013

26 Бюджет ДДС Настраивается такая задача просто – указывается в показателе, что расчет остатков начинается от границы.факт данных

27 Бюджет ДДС В экземпляре бюджета будет установлена дата, от которой следует вычислять остатки по плановым данным

28 Виды бюджетов Всегда ли для бюджетирования надо составлять виды бюджетов? Для ввода плановых данных бюджетирования – да, всегда Для план-фактного анализа – необязательно. Можно использовать встроенные «простые» ведомости для анализа «сценарий – факт»

29 Для планирования остатков используются «Показатели бюджета» Остатки и обороты по «Показателям бюджета» формируются на основании оборотов по «Статьям бюджетов» В случае, если бюджет составляется за некоторый период до начала планируемого периода надо применять механизм «Границы фактических данных» План-фактный анализ выполняется с помощью специального настроенного вида бюджета или с помощью отчетов «Оборотная ведомость по статьям» и «Оборотно-сальдовая ведомость по показателям бюджета» Промежуточные итоги

30 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

31 Прогнозный баланс Основа прогнозного баланса: Показатели бюджетов Если нужен план счетов бюджетирования – его нужно ввести в справочник показателей бюджетов Статья бюджетов в таком случае будет соответствовать понятию «корреспондирующий оборот» Для проверки настроенной модели есть специальные отчеты: Для проверки соблюдения баланса Правильности связей статей и показателей

32 Прогнозный баланс

33 Прогнозный баланс Прогнозный баланс – так же вид бюджета В виде бюджета указываются необходимые показатели и их группировка

34 Прогнозный баланс Так выглядит прогнозный баланс на основании приведенного примера

35 Прогнозный баланс Более сложные варианты прогнозного баланса реализуются с помощью «сложных таблиц»

36 Прогнозный баланс – это вид бюджета Прогнозный баланс строится на основании показателей бюджета Если в бюджетировании нужен специальный план счетов – то план счетов вводится в справочник «Показатели бюджета» Подсистема «Бюджетирование» позволяет строить бюджеты любой сложности с помощью механизма «сложных таблиц» Промежуточные итоги

37 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

38 Планирование в валюте Для понимания принципов валютного учета – рассмотрим упрощенную бюджетную модель Валюта определяется договором Валюта определяется банковским счетом Планирование ведется в USD

39 Планирование в валюте Для ввода составим вид бюджета: Валюту для удобства разместим в колонках В строках договоры и оценка остатков ДС

40 Планирование в валюте Пересчеты валют при вводе: Сумма в EUR (на основании колонки) Сумма в USD на основании сценария

41 Планирование в валюте Хранятся данные в подсистеме в 4 суммах: В валюте регл.учета В валюте упр.учета В валюте сценария В валюте операции Валюта операции может определяться: Видом бюджета Пользователем Реквизитом аналитики. Например, валютой банковского счета Прогнозные курсы определяются сценарием Отчет по бюджету может быть построен: В валюте регл.учета, упр.учета, сценария если валюты сценариев бюджета одинаковы, либо если сценарий один. Только в валюте регл.учета, упр.учета, если валюты сценариев различны

42 Планирование в валюте Бюджетный отчет может быть построен: Если в бюджете один сценарий или валюты сценариев одинаковые – то в валюте регл.учета, упр.учета, валюте сценария Если бюджет строится по сценариям в разных валютах – то сценарии можно сравнить только в валюте регл.учета, упр.учета

43 Подсистема «Бюджетирование» позволяет прогнозировать курсы с помощью разных сценариев Оценивать данные бюджетирования можно в валюте сценария, валюте регл.учета и валюте упр.учета Сравнивать между собой данные, введенные в разных валютах можно в валютах регл.учета и валюте упр.учета Система позволяет настроить удобное для пользователя определение валюты операции на основании аналитики Промежуточные итоги

44 Пример «Разработка бюджетов» Настройка бюджета ДДС Настройка план-фактного отчета по ДДС

45 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

46 Управление бюджетным процессом Под бюджетным процессом подразумевается циклически- повторяемый набор шагов Шаг бюджетного процесса определяет выполняемое действие и требуемые настройки Действием в рамках шага может быть: Ввод экземпляра бюджета Утверждение экземпляра бюджета Ввод документа плана Установка лимитов расхода денежных средств Прочее действие

47 Управление бюджетным процессом Бюджетный процесс настраивается в виде последовательности шагов, выполняемых последовательно или параллельно

48 Управление бюджетным процессом Для обзора настроенных шагов используется рабочее место «Управление бюджетным процессом»:

49 Управление бюджетным процессом Можно оценивать текущий прогресс с использованием рабочего места «Управление бюджетным процессом»:

50 Задачи бюджетного процесса На основании каждого из шагов бюджетного процесса система создает бюджетные задачи

51 В подсистеме реализован механизм циклических процессов, которые автоматически повторяются с заданной периодичностью С помощью рабочего места «Управление бюджетным процессом» всегда можно узнать состояние выполнения бюджетного процесса Поступающие в рамках бюджетного процесса задачи позволяют быстро и удобно выполнить заданное действие с помощью гиперссылок на форме В задачах на утверждение можно посмотреть бюджет, дополнительную информацию о бюджете, необходимую для принятия решения Промежуточные итоги

52 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

53 Планирование снизу-вверх Планирование снизу вверх предполагает: Подготовку бюджетов подчиненными Утверждение руководством

54 Планирование снизу-вверх Рассмотрим пример

55 Планирование снизу-вверх Ввод бюджетов:

56 Планирование снизу-вверх Утверждение бюджетов:

57 Планирование сверху-вниз Планирование сверху вниз предполагает: Постановку сводных целей руководством Уточнение сотрудниками В системе для уточнения значений по аналитике предусмотрены 2 варианта: Ручное уточнение пользователем Автоматическое распределение по коэффициентам

58 Планирование сверху-вниз Для примера организуем следующий процесс: Постановку сводного плана продаж руководством и уточнение по видам номенклатуры в подразделении Данные вводим сводно по статье «Продажи товара» В формуле выводим данные за прошлый год

59 Планирование сверху-вниз Ввод плановых данных: Сразу при вводе видим данные за прошлый год

60 Планирование сверху-вниз Механизм распределение по аналитике по коэффициентам состоит из: Формулы в виде бюджета Введенных коэффициентов в качестве значений нефинансового показателя

61 Подсистема «Бюджетирование» позволяет с помощью специальных видов бюджета отображать сводную информацию о введенных данных планирования Экземпляры бюджета можно заполнять на основании данных планирования или фактических данных Способ заполнения экземпляра бюджета настраивается в виде бюджета Механизм распределения по аналитике реализуется с помощью формул, настраиваемых в виде бюджета Промежуточные итоги

62 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

63 Использование данных оперативного планирования Отражение данных оперативного планирования: Создать единый процесс для всех участников Не выполнять дополнительных операций Сопоставлять данные сводных бюджетов и оперативных планов Для настройки отражения достаточно сопоставить виды планов со статьями бюджетов и сценарии планирования и бюджетирования:

64 Использование данных оперативного планирования Рассмотрим пример:

65 Использование данных оперативного планирования Ввод и утверждение данных:

66 Для настройки отражения оперативных планов достаточно настроить сценарии и виды планов Подсистема «Бюджетирование» позволяет включать составление оперативных планов в бюджетный процесс Данные оперативных планов можно использовать в бюджетах без дополнительных «перегрузок» Можно составлять бюджеты, содержащие комбинацию данных оперативного планирования и бюджетирования Промежуточные итоги

67 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

68 Распределение по аналитике Распределения состоят из: Шкалы с коэффициентами Формулы для распределения В основе распределения лежит формула: [Распределяемое значение] * [Коэффициент] / [Сумма всех коэф.] Технически распределения реализуются все так же с помощью вида бюджета:

69 Распределение по периодам Сезонные колебания: Разновидность распределения по шкале Расчет значения для периода выполняется по формуле: [Распределяемое значение] * [Коэффициент для периода] / [Сумма всех периодов] Например, сезонные колебания продаж:

70 Распределения Все распределения организуются с помощью «Нефинансовых показателей» Нефинансовый показатель: Может быть детализирован до 6 аналитик Может действовать бессрочно или в рамках периода Выгоды от применяемого подхода: Возможность организации многомерных профилей распределения Например, разные сезонные колебания по разным группам товаров Могут быть разные профили распределения по разным сценариям..И многие другие возможности

71 Пример распределений по периодам Для товаров группы А сезонные колебания выглядят так : Для товаров группы Б уже по- другому : Задача кажется сложной, но решается просто добавлением аналитики в профиль распределения

72 Распределения в подсистеме «Бюджетирование» реализованы с помощью формул в виде бюджета Шкалы распределения реализованы с помощью нефинансовых показателей с аналитическими разрезами, что позволяет выполнять сложные распределения по нескольким измерениям Профили распределения по периодам могут быть разными для аналитических разрезов или разных сценариев Шкалы распределения могут действовать бессрочно с момента ввода или может требоваться их ввод на каждый период Промежуточные итоги

73 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

74 Зависимые статьи Отдельного термина «Зависимые статьи» в ERP нет В зависимости от потребностей пользователя реализовать связи статей можно механизмами: Показатели бюджетов, если при изменении статьи - «зависимая» статья изменяется всегда, т.е. зависит напрямую Формулами в виде бюджета для ввода, если значение должно заполниться и может быть откорректировано в рамках одного документа Механизмом заполнения экземпляров бюджета, если за обороты по статьям отвечают разные люди

75 Зависимые статьи Расчет связанных ячеек настраивается только в «сложной таблице»

76 Понятия «Зависимые обороты» в ERP 2.0 больше нет, но возможности для реализации зависимых оборотов широкие Если для оборота по статье всегда есть зависимый оборот – то это можно просто реализовать с помощью «Показателя бюджетов» Сложный «зависимый оборот» по формуле на основании нескольких статей можно реализовать с помощью формул заполнения в экземпляре бюджета Промежуточные итоги

77 Модель бюджетирования Связи с другими подсистемами Настройка простых бюджетов на примере ДДС Решение задач планирования показателей остатков на примере поиска кассовых разрывов Разработка прогнозного баланса Планирование в валюте Управление бюджетным процессом Планирование снизу-вверх и сверху-вниз Разработка бюджетов на основе данных оперативного планирования Распределения значений по аналитике и периодам Планирование оборотов по зависимым статьям Планирование нефинансовых показателей План выступления

78 Нефинансовые показатели Коэффициенты Цены Средние значения Характеристики Действие во времени При вводе нефинансового показателя можно указать он действует с даты до определенной даты или нужно устанавливать на каждый период Ввод и хранение Ввод документами Расчет «он-лайн» на основании данных информационной базы

79 Нефинансовые показатели Использование в расчетах Коэффициенты и значения, используемые в расчетах в бюджетах. Это могут быть цены, проценты возвратов и т.д. Например, цена действует пока не установлена новая – поэтому статьей бюджета ее сделать нельзя

80 Нефинансовые показатели Планирование нефинансовых показателей Например, можно планировать количество действующих магазинов или количество действующих активных клиентов Фактические данные можно загружать из других подсистем 1С:ERP 2.0 или вводить вручную

81 Нефинансовые показатели – универсальный механизм НФП могут использоваться как коэффициенты и вспомогательные значения в расчетах Можно использовать НФП как шкалы распределения, в том числе как многомерные шкалы для распределений НФП можно планировать самостоятельно и строить план/фактные отчеты Промежуточные итоги

82 Пример «Бюджетный процесс» Разработка бюджетного процесса Ручное уточнение стратегического плана по аналитике Ввод нефинансовых показателей

Спасибо за внимание ! Серия телеконференций «Новое решение "1С:ERP Управление предприятием 2.0 ", мая 2014 г.