Всероссийский интернет-конкурс педагогического творчества Номинация конкурса: педагогические идеи и технологии в профессиональном образовании Название работы: «Методическая разработка по проведению урока по теме «Оформление отдельных видов информационно-справочной документации. Требования к оформлению служебных писем». Автор: Фадеева Светлана Владимировна преподаватель дисциплины «Компьютерное делопроизводство» Место выполнения работы: ГБОУ СПО «Новгородский областной колледж искусств им. С.В.Рахманинова»

Общие и профессиональные компетенции ОК знать и понимать смысл понятия: Служебное письмо Уметь * Различать виды служебных и коммерческих писем * Использовать информационно- коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности ПК использовать приобретенные знания и умения в практической деятельности и повседневной жизни.

Цель урока Составление и оформление документов требует профессиональных знаний и навыков. Документы отражают деятельность организации. Успех или неуспех, а также правильное принятие управленческого решения имеют прямую зависимость от безошибочно составленного документа. Поэтому целью урока ставится дать теоретические и практические знания по составлению такого вида документа как Служебное письмо.

Техническая оснащенность урока Использование компьютеров Наглядные и дидактические материалы, наборы упражнений для практических и лабораторных работ. Наличие обучающих компьютерных программ по теме

Этапы урока I. Организационный. II. Вводно-мотивационный. Ш. Основной 1. Практические упражнения на составление служебных писем. 2. Практические упражнения на закрепление материала. V. Рефлексивно-оценочный.

Письмо -это наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации. -Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством связи между организациями в процессе осуществления деятельности.

Деловая корреспонденция Служебные письма Коммерческие письма

оферта рекламация Письмо- запрос

Служебные письма информационное гарантийное сопроводительное Письмо- просьба Письмо- подтверждение Письмо- напоминание Письмо- извещение Письмо- приглашение Рекламное циркулярные

Структура служебного письма Реквизиты по ГОСТу Р : -Гриф ограничения доступа к документу; -Адресат; -Резолюция; -Заголовок к тексту; -Отметка о контроле; -Текст документа; -Отметка о наличии приложения; -Подпись; -Визы согласования документа; -Оттиск печати; -Отметка об исполнителе; -Отметка об исполнителе документа и направление его в дело; -Отметка о поступлении документа в организацию; -Идентификатор электронной копии документа

Структура текста письма 1 часть - Мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления письма. 2 часть – Излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. 3 часть – Формулируется ожидаемый результат, констатируется отказ, отклонение предложения

Язык и стиль служебного письма Официально-деловой стиль: -Нейтральный тон изложения текста -Лаконичность и краткость текста -Точность, ясность выражения мысли

Этикет в деловой переписке * Соблюдение уважительного обращения к адресату; * Употребление заключительных формул вежливости; * Своевременность ответа на запрос; * Употребление слов благодарности партнеру за ответ; *Не применение вычурных, слащавых выражений; *Формулировка напоминаний о выполнении каких- либо обязательств в спокойной манере, без резких выражений.

Макет оформления письма Герб (или эмблема, товарный знак) Наименование организации Гриф ограничения доступа Справочный данные организации Код предприятия Резолюция Код формы документов Дата, регистрационный номер Адресат Ссылка на дату и входящий номер документа Заголовок к тексту ТЕКСТ Отметка о приложении Подпись Визы Отметка об исполнителе Отметка об исполнении и направлении его в дело Отметка о поступлении Идентификатор электронной копии документа

Практические упражнения на составление служебных писем. Даны тексты писем с реквизитами. Расположить реквизиты в соответствии с ГОСТом Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На 35-6/14 от О проекте Санкт-петербургский университет гражданской авиации. Ваш проект 0943 получен , взят на учёт по контрольному листу 107 и направлен в отдел экспертизы проектов и смет для излучения и подготовки заключения. Приложение: копия контрольного листа на 1 л. в 2 экз. Зам.директора института Р.А. Коваль. Исполнитель Иванов Игорь Петрович Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На окот О плане научно-исследовательских работ на 20__год. Директору ВНИПИАСУ Смирнову Г.Н. Управление делами рассмотрело представленный проект плана НИР на 20 год и возвращает его без согласования, так как в нем не учтены предложения заказчика по теме «Совершенствование документационного обеспечения управления». Начальник управления делами.В.И. Кудряшов. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направление его в дело

Практические упражнения на закрепление материала Оформить письма: Даны темы писем, реквизиты дописать самостоятельно: Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке. Составьте оферту о подписании договора на поставку строительных материалов. Составьте письмо-рекламацию к типографии «Наш бланк» о поставке бланков учета и отчетности организации «ООО Триника». Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альте»разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Тополя. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному обществу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением принять участие в международной выставке «Фото дня», посвященной защите экологии. Выставка пройдет в культурном выставочном центре «Родник» 7 апреля. Укажите условия участия в выставке.

При выполнении предложенных упражнений необходимо использовать 1. ГОСТ Р «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2. Применять формуляр-образец оформления документа.

Домашнее задание В целях закрепления пройденного материала составить: 1. Пример гарантийного письма. 2. Пример письмо-реклама.

Список литературы 1. ГОСТ Р «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2. Басаков М.И. Делопроизводство/Документационное обеспечение управления/Учеб.пос.-М.:Издательско- книготорговый цент,2002 г.-336 с. 3. Богоутдинова Ю.И. Об особенностях официально- делового стиля документов//Секретарское дело, 2000, 3-с Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб.пособие/И.Ю.Крылова.- М.: Бизес- Пресс, с.