Основы компьютерного делопроизводства

Немного истории … Что означают термины «делопроизводство» и «документ»? Словарь С.И.Ожегова и Государственный стандарт дают следующие толкования. Делопроизводство: 1) ведение канцелярских дел; 2) деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами; Документ: 1) латинское слово documentum означает «доказательство», «свидетельство»; деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь; письменное свидетельство о чем-нибудь. 2) материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенной для ее передачи во времени и пространстве.

В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру I, который одновременно с этим ввел и соответствующую регламентацию работы с документами, которая теперь получила название «делопроизводство». Итак, документ – это носитель информации, а делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа.

Основная функция документа: зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать. зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.

Задачи делопроизводства: создание документов и их оформление; создание документов и их оформление; хранение документов; хранение документов; обеспечение санкционированного доступа к документам; обеспечение санкционированного доступа к документам; поиск нужных документов. поиск нужных документов.

Бланк и его реквизиты. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Информация, отраженная на бланке, четко подразделяется на составляющие, которые называются реквизитами. Информация, отраженная на бланке, четко подразделяется на составляющие, которые называются реквизитами.

В действующем ГОСТе указан 31 реквизит. Обязательными реквизитами документа являются: 1- название организации, составившей документ; 2 – название документа (исключения составляют письма); 3 – заголовок текста; 4 – дата; 5 – индекс; 6 – текст; 7 – визы; 8 – подпись; 9 – отметка об исполнении документа и направление его в в дело.

Название организации составителя документа должно полностью соответствовать официальному названию, закрепленному в нормативном акте. Указывается полное или сокращенное название организации. Например: МОУ «СОШ 56» Название документа указывается в процессе его подготовки на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, справка и т.п.) Заголовок текста должен отвечать на вопрос «о чем?». В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Например: Об открытии клуба. Дата обеспечивает юридическую силу документа. Например: или или 12 октября 2005 г.

Индекс документа – это его цифровое или буквенно- цифровое обозначение. Это обычно порядковый номер с начала года. Например: У-556. Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Подпись – обязательный реквизит, который состоит из указания должности (полной или сокращенной), непосредственно росписи и ее расшифровки. Например: Директор Дворца творчества юных В.А.Степанов Готовые бланки различных документов посмотрите в папке Мои документы/11 класс/Электронный документооборот.

Практическая работа.. Подготовьте: письмо-приглашение родителям на заседание Попечительского Совета школы; открытку к юбилею школы; грамоту для награждения победителя школьной предметной олимпиады; личную визитную карточку.