Документооборот. Организация, принципы и порядок движения и передачи документов. Регистрация документов. 123

создание и фиксация информации на материальных носителях в установленном в Университете порядке движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки

Основным показателем движения документов является объем документооборота – число документов, поступивших в Университет и созданных им за определенный период. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Университете, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях Университета и должностными инструкциями их работников. поступающая документация (входящая) отправляемая документация (исходящая) внутренняя документация

Прием и первичная обработка поступающей в Университет корреспонденции осуществляется работниками общего отдела. Документы с пометкой «Лично» на конверте передаются в организационный отдел управления делами Университета (далее – организационный отдел). Работники организационного отдела раскладывают указанные письма без вскрытия в папки структурных подразделений Университета, в которых числится соответствующий работник Университета.

Документы, адресованные проректорам, заместителям ректора Университета, структурным подразделениям и иным работникам Университета, направляются непосредственно в соответствующие секретариаты проректоров, заместителей ректора Университета и структурных подразделений Университета. Документы с отметками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Немедленно» и тому подобные незамедлительно передаются на рассмотрение в общий отдел, секретариат соответствующего проректора, заместителя ректора Университета или структурного подразделения Университета.

Документы регистрируются один раз. Документы с отметками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Немедленно» и другими регистрируются незамедлительно. Регистрации подлежат документы, поступающие от государственных и муниципальных органов власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц независимо от способа их доставки, передачи или создания.

сводки и информация, присланные для сведения; печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, рекламные издания, проспекты, авторефераты); материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией; бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов, научных центров; учебные планы, программы; графики предоставления отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков; поздравительные письма, открытки и телеграммы, пригласительные билеты. Перечень документов, не подлежащих регистрации :

входящая корреспонденция; исходящие деловые письма с приложениями; обращения граждан и документы по их рассмотрению (переписка, справки, сведения); приказы по основной деятельности и административно-хозяйственной работе Университета, по учету движения состава контингента студентов, аспирантов и докторантов; распоряжения Университета; внутренние распоряжения структурных подразделений Университета; служебные, докладные и объяснительные записки; повестки дня заседаний ученого совета и ректората Университета, документы к заседаниям, протоколы и выписки из протоколов этих заседаний; доверенности (кроме бухгалтерских доверенностей о материальных ценностях); отчеты и таблицы по исполнительской дисциплине выполнения поручений, статистические данные по движению документооборота Университета (сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные, месячные, единовременные); документы по правилам ведения делопроизводства Университета. Перечень документов, подлежащих регистрации в СЭД:

На входящем документе проставляется в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы регистрационный штамп, с указанием даты поступления, регистрационного номера. Входящая корреспонденция, поступающая в адрес: Университета, ректора Университета – регистрируется общим отделом; проректоров и заместителей ректора Университета – регистрируется в соответствующих секретариатах проректоров и заместителей ректора Университета; структурных подразделений Университета – регистрируется в соответствующих структурных подразделениях. Входящие документы с отметкой «Для служебного пользования» (ДСП), независимо от того, в чей адрес они поступили, регистрируются и хранятся в первом отделе службы безопасности Университета. Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» (ГБОУ ВПО МГПУ) ВХОД ____________________________________________ «____» _____________________________________________

В Университете устанавливаются следующие правила по присвоению регистрационных номеров входящей корреспонденции: 1. входящая корреспонденция, поступившая на адрес Университета или ректору Университета: ххx-ууy-; 2. входящая корреспонденция, поступившая в адрес структурного подразделения Университета или на имя руководителя данного структурного подразделения Университета: ххx-; 3. входящая корреспонденция с отметкой «ДСП»: ххх-yуу-/дсп, где ххх – номенклатурный номер структурного подразделения, yуу – номенклатурный номер организации, откуда поступило письмо, в соответствии со сводной номенклатурой дел Университета, - порядковый номер документа в данной папке. В Университете устанавливаются следующие правила по присвоению регистрационных номеров входящей корреспонденции: 1. входящая корреспонденция, поступившая на адрес Университета или ректору Университета: ххx-ууy-; 2. входящая корреспонденция, поступившая в адрес структурного подразделения Университета или на имя руководителя данного структурного подразделения Университета: ххx-; 3. входящая корреспонденция с отметкой «ДСП»: ххх-yуу-/дсп, где ххх – номенклатурный номер структурного подразделения, yуу – номенклатурный номер организации, откуда поступило письмо, в соответствии со сводной номенклатурой дел Университета, - порядковый номер документа в данной папке

Согласно приказу ГБОУ ВПО МГПУ от общ. «О рассмотрении обращений граждан» общий отдел: осуществляет обязательную регистрацию электронных и письменных обращений граждан в течение трех рабочих дней с момента поступления в Университет с установлением контрольного срока исполнения; направляет электронные и письменные обращения граждан руководителям структурных подразделений Университета, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, без резолюции ректора Университета.

Руководители структурных подразделений Университета до наступления контрольного срока исполнения направляют ответ на обращение: в форме электронного документа - в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (в копии по адресу электронной почты общего отдела в письменной форме - за подписью ректора Университета или проректоров (в соответствии распределением обязанностей между членами ректората и делегированием им полномочий ректора Университета) по почтовому адресу, указанному в обращении. Руководители структурных подразделений Университета до наступления контрольного срока исполнения направляют ответ на обращение: в форме электронного документа - в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (в копии по адресу электронной почты общего отдела в письменной форме - за подписью ректора Университета или проректоров (в соответствии распределением обязанностей между членами ректората и делегированием им полномочий ректора Университета) по почтовому адресу, указанному в обращении.

В соответствии с распоряжением ГБОУ ВПО МГПУ «Об установлении порядка приема-передачи документов на подпись ректору» согласно следующему порядку: прием и выдача документов осуществляется в периоды с 9:00-12:00 и с 15:00-17:00 каждого рабочего дня; документы с отметками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Немедленно» незамедлительно передаются работниками общего отдела на рассмотрение ректору Университета или лицу, исполняющему его обязанности; общий отдел принимает документы, заполняя опись приема-передачи документов, передаваемых на подпись ректору Университета или лицу, исполняющему его обязанности; выдача документов после процедуры подписания осуществляется с проставлением соответствующей отметки в описи приема- передачи документов. Прием и передача документов на подпись ректору

Формат бумаги: А3

1. исходящие деловые письма: ххx-ууy-/n; 2. исходящая корреспонденция с отметкой «ДСП»: ххх-; 3. доверенности (кроме бухгалтерских, связанные с материальными ценностями) – n/Д где ххх - номенклатурный номер структурного подразделения, ууy - номенклатурный номер организации, откуда поступило письмо, в соответствии со сводной номенклатурой дел Университета, - порядковый номер документа в данной папке, n-номер дела. Рекомендации по присвоению регистрационных номеров служебным, докладным и объяснительным запискам: ххх/, где ххх - номенклатурный номер структурного подразделения, - порядковый номер документа в данной папке. Рекомендации по присвоению регистрационных номеров исходящих деловых писем и доверенностей Университета:

Отправка исходящих документов Университета производится: а) Почтовой связью – организационным отделом; б) Нарочным – документы за подписью проректоров и заместителей ректора – работниками соответствующего структурного подразделения, которыми исполнялся документ. в) В электронном виде по электронной почте. г) Курьером организационного отдела направляются документы в Департамент образования города Москвы и в иные организации по поручению ректора.

Лист резолюции Кутунову А.Б. ______________________________ Срок исполнения: Прошу исполнить в срок

ПРИМЕР РЕЗОЛЮЦИИ

Если в документе не указаны конкретные сроки предоставления информации, в Университете установлены типовые сроки исполнения поручений: «незамедлительно» – в течение 1 рабочего дня с момента подписания поручения; «весьма срочно» – не позднее 2-х рабочих дней; «срочно» – не позднее 3-х рабочих дней; «в кратчайшие сроки» – в течение 5 рабочих дней; «оперативно» – в течение 7 рабочих дней; запросы о подтверждении факта и сроков обучения, переводов, отчисления, выдачи документов об образовании, поступившие из сторонних организаций – в течение 10 рабочих дней; запросы о подтверждении факта и сроков обучения, переводов, отчисления, выдачи документов об образовании, поступившие из органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации – в течение 10 рабочих дней; обращения граждан – рассматриваются в течение 15 календарных дней. Изменение срока исполнения производится только по указанию ректора.

Работа исполнителей с документами Руководители структурных подразделений Университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов. Подготовленный к подписанию у ректора Университета или лица, исполняющему его обязанности проект документа визируется согласно следующему порядку: исполнителем поручения (указания), руководством структурного подразделения Университета, ответственных за выполнение поручения (указания), руководством структурных подразделений – соисполнителей поручения (указания), а также курирующим проректором Университета, работником общего отдела.

Порядок снятия документов и поручений с контроля С контроля снято «__» _________20 ___ г.