«Монтажпромстрой» Автоматизация управления закупками Светлин Савов, FTS Russia

О компании « Монтажпромстрой » Основана в 1999 году Полный спектр услуг по проектированию, строительству и ремонту жилых и промышленных зданий Собственное производство стальных и алюминиевых конструкций, изделий из дерева и ПВХ Выполняет функции генерального подрядчика и заказчика-застройщика на более чем 50 объектах

Цели автоматизации Сокращение затрат на выполнение бизнес-процессов Увеличение эффективности использования ресурсов Повышение прозрачности бизнеса для владельцев и улучшение контроля за бизнес-процессами Обеспечение руководителей всех уровней качественной и своевременной информацией для принятия решений

Автоматизация процесса закупок

СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создание заказа на закупку - поставщик может быть неизвестен, если предполагается его выбор

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Утверждающие по документу устанавливаются автоматически, в зависимости от корпоративных правил утверждения (напр., в зависимости от суммы закупки)

1. Автоматическая проверка бюджета 2. Правила утверждения расходов в зависимости от: Должности сотрудника Типа товара/услуги Суммы заявки... Пример: Необходимо утверждение Руководителя отдела Финансового директора Генерального директора Заявка > руб. Заявка от до руб. Заявка до руб. Авторизация расходов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После регистрации заказ на закупку отправляется на согласование

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Для следующего согласующего лица в цепочке утверждений формируется внутренняя задача, и отправляется уведомление по электронной почте

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Утверждающий может выполнить утверждение или отклонить документ

Доступ к системе возможен с любых устройств

ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Для проведения тендера первоначально требуется регистрация соответствующей карточки тендера

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT По тендеру могут регистрироваться различные типы документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Регистрация карточки поставщика – участника тендера

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Предложения от поставщиков загружаются с созданием карточки. По каждому предложению проставляются баллы по тендерным индикаторам

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT По окончанию приема предложений доступна информация с тендерными индикаторами для принятия решения

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После проведения анализа предложений регистрируется форма оценки тендера для согласования

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Форма оценки создается из шаблона, отображает участников тендера и их индикаторы, влияющие на принятие решения

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Согласование формы оценки тендера осуществляется по аналогии с согласованием заказа на закупку

СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Карточка договора регистрируется отдельно с целью объединения всех договорных документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Возможно создание договора из шаблона с автоматическим заполнением полей из связанных карточек (в данном примере: реквизиты поставщика)

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После подготовки договора, он отправляется на согласование лицам, указанным в карточке

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Все комментарии согласующих лиц сохраняются в системе с указанием пользователя, даты и времени создания

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Информация о согласованном договоре вносится в карточку заказа на закупку

СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создание заявки на оплату осуществляется с привязкой к утвержденному заказу на закупку

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Заявка на оплату создается из шаблона с автоматическим заполнением полей из карточки

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Согласование заявки на оплату осуществляется по аналогии с процессом согласования заказа на закупку

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Реестр утвержденных заявок на оплату передается в 1С в виде платежных поручений

Лучший контроль расходов Обязательная авторизация расходов Автоматическая проверка бюджета Повышение эффективности процесса закупок Сокращение ручных операций с бумажными документами Ускорение процесса согласования Полное соответствие корпоративным правилам Автоматизированный контроль за соблюдением процессов История закупок и одобрений Результаты проекта

+7 (495) Компания FTS Russia СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!