Язык служебных документов - это разновидность официально- делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей.

Для этого стиля характерно: 1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п.

В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах. 2) употребление сложных синтаксических конструкций:

3) употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо- предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Общие требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; объективность и достоверность информации; составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение; широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Специфические признаки делового стиля: полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения,имеющие (приобретающие) правовую силу.

нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения Предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

точность и ясность изложения Достигается тщательным подбором слов, использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

убедительность служебных документов Достигается: o наличием достоверной информации; o наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; o логикой изложения; o безупречностью формулировок в юридическом отношении; o обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

Языковые формулы - это формулы представляющие собой использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов.

В подтверждение нашей договоренности... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) В соответствии с письмом заказчика... В порядке оказания помощи прошу Вас... В ответ на Ваш запрос сообщаем... Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа

Ввиду задержки получения груза... По причине задержки оплаты... В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями... В связи с нарушением срока поставки... Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на... Учитывая увеличение спроса на продукцию... Языковые формулы, выражающие причины создания документа

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес... В целях увеличения товарооборота... В целях упорядочения работы структурных подразделений института... Языковые формулы, выражающие цель создания документа

Прошу рассмотреть возможность... Прошу изыскать для нужд организации... Обращаемся к Вам с просьбой... Прошу Вас направить в мой адрес... Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает... Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны... Организация уведомляет Вас о том, что...

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Гарантируем, что... Безопасность гарантируется... Конфиденциальность информации обеспечена... Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки...

Клише - устойчивые сочетания слов, которые воспроизводятся в речи как готовые формулы. Например: зачислить в штат, принять на работу, возместить ущерб, довожу до вашего сведения, настоящим сообщаю, в целях ликвидации и т. д.

Распространенные ошибки - явления, которые вызывают неточность речи в тексте документов: полисемия и омонимия; паронимия; использование штампов, универсальных слов.

Полисемия (или многозначность) - это наличие у слова не одного, а нескольких связанных между собой по смыслу значений. Омонимия -это существование в языке одинаково звучащих и (или) пишущихся слов, имеющих не связанные по смыслу значения.

Паронимы - это близкие по звучанию однокоренные слова одной части речи, которые тем не менее имеют разные лексические значения или частично похожи по значению. Например: гарантированный - гарантийный, оплатить - заплатить, гордыня -гордость.

Притупляют внимание читателя, делают речь неконкретной речевые штампы. Они представляют собой устойчивые выражения. Например: неизгладимое впечатление, поставить вопрос, с позиции здравого смысла, дискуссионная площадка, благодаря мудрой политике руководства партии. штамп - образное выражение, яркость и экс­прессивность которого со временем поблекли, стерлись.

Одной из разновидностей штампа считаются слова с универсальным, то есть максимально широким, неконкретным значением: Например: мероприятие, данный, вопрос, предмет, вышеназванный, нижеследующий.

Спасибо за внимание!