Информационно-справочные документы Подготовили студенты группы П-21:Силивончик Артур Шпанько Валерия

Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно - справочных документов: акт; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.

Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Может содержать: выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, не оформлены распорядительным документом. Утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. АКТЫ

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. АКТЫ

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ПО СОДЕРЖАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ОТЧЕТНЫЕ (ПО РЕЗУЛЬТАТАМ КОМАНДИРОВКИ И Т.П. В ЗАВИСИМОСТИ ОТ АДРЕСАТА ВНТРЕННИЕ ВНЕШНИЕ

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. оформляются на общих бланках; подписываются руководителем; объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги; подписывается составителем.

наименование министерства или ведомства название организации наименование структурного подразделения (если есть) наименование вида документа дата, номер место издания адресат заголовок текст подпись ФОРМУЛЯР ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ СОСТОИТ ИЗ РЕКВИЗИТОВ :

Справки – документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. СПРАВКА Первая часть справки излагаются факты, послужившие поводом для её написания Вторая часть справки приводятся конкретные данные.

ПИСЬМА Сопроводительное письмо документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей Письмо - приглашение документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Информационное письмо документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция Рекламное письмо документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

ПИСЬМА Письмо - извещение документ, являющийся ответом на запрос Письмо - подтверждение документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия Письмо - напоминание документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия Гарантийное письмо документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)

ПИСЬМА Письмо - претензия документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований Письмо - ответ документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа

ТЕЛЕГРАММА Телеграмма (телетайпограмма, телекс) – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Краткий текст Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: Адрес и наименование организации – отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

ТЕЛЕФОНОГРАММА передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

ВЫВОДЫ Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.