Управление проектами: как успеть в срок, не упуская мелочей Вовк Елена Руководитель отдела web-разработки Группы компаний «ОМЕГА» ул. Тележная д.13, к.2

ул. Тележная д.13, к.2 Вести проект – значит быть многозадачным в любых условиях. С появлением инструмента для контроля любого этапа проектной деятельности вероятность успешного завершения возрастает в разы!

ул. Тележная д.13, к.2

ул. Тележная д.13, к.2 Совместная работа над проектами Совместная работа над задачами и проектами Диаграмма Ганта Делегирование Счетчики просроченных задач Распределение ролей: ответственный, руководитель, соисполнитель, наблюдатель Чек-лист Напоминания Шаблоны для быстрого создания задач Отчеты об эффективности и многое другое Задачи и проекты в Битрикс 24

ул. Тележная д.13, к.2 Сценарии работы с проектами

ул. Тележная д.13, к.2 Начальник > Сотруднику «Купить слона» Сценарий 1. Задача

ул. Тележная д.13, к.2 Ставим задачу в «один клик»

ул. Тележная д.13, к.2 Не пропустить ни одной задачи!

ул. Тележная д.13, к.2 Не пропустить ни одной задачи! Даже в море информации в Битрикс 24 вы не упустите задачу. Вам придет уведомление в бизнес-чат Вы увидите сообщение о задаче в живой ленте Если вы не в офисе, с вами нет ноутбука, вы получите уведомление в мобильное приложение

ул. Тележная д.13, к.2 Исключаем закон Мерфи «Если существует вероятность хотя бы в один процент, что вас поймут неправильно, вас поймут неправильно» Предоставьте исполнителям все необходимые материалы: Приложите файлы Участвуйте в обсуждении задачи в комментариях Давайте быструю обратную связь - ставьте лайки :)

ул. Тележная д.13, к.2 Чек-листы для сложных задач Если задача включает несколько шагов или необходимо подготовить комплект (документов, макетов…), используйте чек-лист. Это наглядно, удобно и прозрачно для всех участников: сразу видно, как двигается процесс. Пункты из чек-листа можно менять местами, редактировать и вычеркивать.

ул. Тележная д.13, к.2 Распределяем «роли» Задачи бывают разные… Нередко над одной задачей работает группа сотрудников. Укажите, какую «роль» играет каждый: Ответственный полностью отвечает за результат Соисполнители помогают в работе Наблюдатели следят за ходом работы, советуют Постановщик если вы ставите задачу себе, можете указать постановщиком своего руководителя

ул. Тележная д.13, к.2 Контроль сроков как … игра! Идеальный вариант, чтобы счетчиков не было совсем – ведь это значит, что вы все задачи успеваете делать вовремя

ул. Тележная д.13, к.2 Делегируй или … Распределяйте задачи между сотрудниками Вы останетесь «наблюдателем» в задаче и будете следить за работой Руководитель может сам себе делегировать (забрать) задачи своих подчиненных

ул. Тележная д.13, к.2 Начальник > Сотруднику > Рабочей группе «Покрасить слона» Сценарий 2. Проект

ул. Тележная д.13, к.2 Подзадачи и группы задач Сложные задачи для удобства можно разбивать на подзадачи. У каждой подзадачи – свой ответственный, свои сроки Сотрудник видит только те подзадачи, в которых участвует В списке задач подзадачи удобно просматривать

ул. Тележная д.13, к.2 Диаграмма Ганта Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта. Классический вид списка задач, который наглядно отображает временные рамки, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта. И это не просто «вид» – передвигая «ленту», вы сдвигаете срок самой задачи.

ул. Тележная д.13, к.2 Рабочие группы Объедините сотрудников в рабочие группы и организуйте совместную работу над проектами Обсуждайте рабочие вопросы, как в социальных сетях Храните документы по проекту на Диске группы Ведите общий календарь встреч и событий

ул. Тележная д.13, к.2 Экстранет Подключите к работе над задачами внешних сотрудников (например, ваших подрядчиков) Они увидят только ту информацию, к которой вы откроете им доступ Подключение внешних пользователей доступно в коммерческих тарифах.

ул. Тележная д.13, к.2 Учет времени Включите подсчет времени Установите «лимит» Таймер задачи можно ставить на паузу Если вы переходите к другой задаче, пауза ставится автоматически При завершении рабочего дня таймер автоматически останавливается Добавьте задачи в план рабочего дня, чтобы видеть список дел и не пропустить важное.

ул. Тележная д.13, к.2 Мобильные задачи Если рядом нет ноутбука, это не повод останавливать задачи :) Поставьте мобильное приложение «Битрикс 24» Следите за сроками в задачах Создавайте новые и работайте с текущими

ул. Тележная д.13, к.2 Начальник > Сотруднику «Красить слона раз в неделю» Сценарий 3. Задачи с повтором

ул. Тележная д.13, к.2 Автоматизируем рутину Сколько раз в месяц вы собираете данные для отчета? Часто ставите задачу юристу для согласования договора по сложному шаблону? Упростите работу с однотипными задачами. подготовьте шаблон «задания» назначьте ответственного, наблюдателей поставьте дату крайнего срока (например, через сутки после начала) укажите, как часто повторять задачу и по какому расписанию

ул. Тележная д.13, к.2 Отчетность

ул. Тележная д.13, к.2 Отчеты для руководителя

ул. Тележная д.13, к.2 Типовые отчеты В «Битрикс 24» 7 типовых отчетов: Общий отчет Занятость по проектам Задачи на месяц Отчет по эффективности Задачи за прошлый месяц Ресурсный учёт по задачам Ресурсный учёт по исполнителям Следите за эффективностью работы сотрудников и всей компании.

ул. Тележная д.13, к.2 Конструктор отчетов У каждой компании – своя специфика. Иногда типового отчета недостаточно для оценки эффективности сотрудников. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам так, как нужно именно вам.

ул. Тележная д.13, к.2 Что в итоге? Вы экономите время на: постановке задачи обсуждении, решении вопросов, согласованиях поиске нужных материалов напоминаниях и контроле В «Битрикс 24» решено уже более задач!

Остались ли у Вас вопросы? Задайте их!

Вовк Елена ГК «ОМЕГА» Телефон:+7 (960) Факс: +7 (812)