Внутренние аудиты системы менеджмента качества Тарасова Н.Ю., заместитель директора по УР ОБОУСПО «КГПК»

Определение качества в стандартах ISO Международный стандарт ISO 8402 «Управление качеством и обеспечение качества – Словарь»: «Качество – совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворить установленные и предполагаемые потребности потребителей» Новая версия стандартов серии ISO 9000:2005 (ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»): «Качество – степень соответствия совокупности присущих объекту характеристик установленным требованиям»

Процессный подход Суть процессного подхода заключается в том, что организация рассматривается как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, а управление организацией осуществляется посредством управления этими процессами 3

Структура соподчинённости структурных подразделений, действующих в колледже до внедрения СМК Потенциальный Потребитель образовательных услуг Образовательное учреждение Потребитель, получивший образовательные услуги Директор ОУ Зам. директора Подразделение А Подразделение Б Подразделение В Подразделение Г Подразделение Д Подразделение Е Подразделение Г Специалисты подразделений Оказание образовательной услуги Потребность в услуге Оказанная услуга

Процессная структура в образовательном учреждении, в котором внедрена система менеджмента качества Потенциальный Потребитель образовательных услуг Образовательное учреждение Потребитель, получивший образовательные услуги Оказание образовательной услуги Потребность в услуге Оказанная услуга Работа 1 Деятельность руководства по контролю и управлению Деятельность по поддержанию оказания услуги Работа 2Работа 3Работа 5Работа 4

модель процессного подхода 6

Определить последовательность и взаимодействие этих процессов Какова общая последовательность процессов? Какая взаимосвязь между процессами? Какая необходима документация? Каким образом можно их описать?(карты процессов, блок схемы и т.д.) 7

Общая блок-схема алгоритма процесса Пример УП-02 Внутренний аудит

Проверка того, что система менеджмента: а) соответствует установленным требованиям, б) результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Таким образом, объектом внутреннего аудита является вся система менеджмента, а не деятельность конкретных сотрудников организации. ЦЕЛЬ АУДИТА

Задачи внутреннего аудита Подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в системе менеджмента качества установленным требованиям Анализ причин выявленных несоответствий для последующего устранения и предотвращения появления проблем качества Подтверждение выполнения корректирующих действий Оценка эффективности функционирующей СМК Установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами СМК Определение путей дальнейшего совершенствования СМК в целом и отдельных ее элементов

Iсторона Сотрудники других подразделений Подразделение поставщика IIсторона Клиент Поставщик IIIсторона Независимая организация Поставщик Виды аудитов

12 1. Аудит адекватности 2. Аудит соответствия Аудит качества процесса Аудит качества продукции Аудит системы менеджмента качества Типы аудитов

Участники аудита и их взаимодействие Руководитель службы качества Руководитель аудитируемого подразделения Аудиторы Аудитируемый персонал Главный аудитор

С Т А Д И И А Д И Т У А ПОДГОТОВКА ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ АУДИТ ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ ПРОВЕРКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

15 1. Определение цели объёмов и сроков работы 2. Подбор команды аудиторов 3. Назначение и согласование даты аудита 4. Подготовка членов команды 5. Подготовка чек-листов 6. Проверка готовности команды 7. Подготовка форм и др. документов 8. Информирование руководителя подразделения Подготовка аудита МС ИСО наименование объекта аудита область аудита цель и задачи аудита дата начала и продолжительность аудита список аудиторской группы список документов, на соответствие которым будет проводится аудит (критерии аудита). Программа аудита

16 Вступительное совещание объяснить цели проверки, функции аудиторов и там, где это применимо их полномочия; важность Руководства по качеству организации и процедур/рабочих инструкций подразделения; способы отчёта (записи и несоответствии, официальный отчёт и т.д.); анализ схемы проверки; удостоверить то. что каждому аудитору назначен представитель подразделения; разъяснить то, что будет рассматриваться на заключительном совещании; объявить, что ко всем наблюдениям будет строго конфиденциальное отношение; ответить на все соответствующие вопросы представителей подразделения.

Заключительное совещание Главный аудитор должен: поблагодарить подразделение; отметить выборочность аудита; ответить на вопросы; представить отчёт; достигнуть договорённости о корректирующих действиях; получить подпись представителя подразделения на актах о несоответствии; взять копии записей о несоответствиях и передать оригиналы подразделению; закончить совещание

Записи по программе аудита Записи по программе аудита (5.5) : - - планы аудитов; – отчеты по аудитам; – отчеты о несоответствиях; – отчеты о корректирующих и предупреждающих действиях; – отчеты по последующим аудитам, если применимо.

19 МЕТОДЫ АУДИТА НАБЛЮДЕНИЕ ОПРОС АНАЛИЗ Объекты наблюдения: документация; состояние раб. мест; оборудование; средства измерений; поведение сотрудников.

Поддержание СМК в рабочем состоянии (1) Проведение внутренних аудитов СМК Контроль выполнения процедур, процессов и исполнительской дисциплины Мониторинг, измерение и анализ основных, обеспечивающих и управляющих процессов Актуализация документации

Поддержание СМК в рабочем состоянии (2) Определение потребности в новых процедурах и процессах Изменения в организационной структуре Учет изменения внешних условий и (или) требований нормативно-законодательных документов Проведение корректирующих действий

Внутренний аудит СМК Несоответствия Внутренний аудит Программа аудита Ежегодный план внутр. аудитов Устранение несоответствий

Достоинства и недостатки Знание внутренними аудиторами особенностей предприятия, специфических каналов коммуникации, неформальных лидеров Возможность использования конфиденциальной информацией в отчетах об аудите Отсутствие дефицита времени при аудите, ограничивающем возможности более детального изучения проверяемого объекта Сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита Возможность использования внутренних аудиторов не только в роли аудиторов Менее высокий уровень объективности заключений ввиду возможной предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам предприятия Критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается болезненнее Уровень квалификации внутренних аудиторов, как правило, ниже уровня подготовки внешних аудиторов Результаты внутреннего аудита нельзя использовать для рекламы предприятия Затраты на внутренний аудит определяются менее точно, чем на внешний аудит

Чем эффективнее функционирует внутренний аудит СМК, тем меньше потребность предприятия во внешнем аудите