Почтовые секреты Что нужно знать, работая с «Укрпочтой» Почтовые секреты Что нужно знать, работая с «Укрпочтой» 29 сентября 2009 г.

-2- Краткое содержание УГППС «Укрпочта» сегодня Тарифное регулирование почтовых услуг в Украине и в мире Услуги почты, используемые в ДМ-проектах Простые письма Заказные письма Способы оплаты и особенности налогообложение почтовых услуг Абонентский ящик Услуга ВККВ Посылки и торговля почтой Денежный трансфер Консигнация Безадресное распространение рекламы Права и обязанности почты и Клиента

-3- УГППС «Укрпочта» сегодня 31 филиал, в частности: 25 областных дирекций; 2 городские дирекции – Киевская и Севастопольская, Издательство «Марка Украины», Дирекция обработки и перевозки почты; Дирекция «Автотранспочта», Главный обучающий центр «Зеленая Буча»

-4- УГППС «Укрпочта» сегодня более отделений почтовой связи (из них 3600 городских, сельских, 140 передвижных, 22 сезонных отделения и 383 пунктов почтовой связи)

-5- УГППС «Укрпочта» сегодня непосредственная доставка почты в 15 млн. почтовых ящиков и в каждый дом в сельской местности

-6- УГППС «Укрпочта» сегодня более 115 тысяч сотрудников

-7- УГППС «Укрпочта» сегодня прямой почтовый обмен с 72 странами мира и более 50 видов услуг

-8- УГППС «Укрпочта» Монопольные права Являясь национальным почтовым оператором Украины, УГППС «Укрпочта» имеет исключительное право на: Издание, введение в оборот и организацию распространения почтовых марок, маркировальных конвертов и карточек, а также выведение их из оборота Пересылку простых писем весом до 50 г, а также простых почтовых карточек Использование маркировальных машин и предоставление разрешений на их использование другим физическим и юридическим лицам

-9- Тарифное регулирование в сфере предоставления услуг почтовой связи Украины Тарифное регулирование в сфере предоставления услуг почтовой связи совершается Национальной комиссией Украины по вопросам регулирования связи, согласно законодательству Украины. Тарифному регулированию подлежат исключительно универсальные услуги почтовой связи. Тарифы на другие услуги почтовой связи регулируются оператором почтовой связи. Предложение об изменении тарифов на услуги почтовой связи поднимается непосредственно УГППС «Укрпочта». После чего передается на рассмотрение в НКРС и Министерство Юстиции. В 10- дневный срок после регистрации в Министерстве Юстиции, тарифы вступают в силу.

-10- Порядок снижения тарифов Критерии Тарифы снижаются (возможность отправлять корреспонденцию со скидкой от 5 до 20 процентов от тарифной стоимости) при условии отправки за определенный период времени (квартал/год) корреспонденции на обозначенную сумму: Вид отправлений Минимальная доходность услуг для получения скидки 5%10%15%20% за квартал/год простая письменная корреспонденция 125,00/500,00500,00/2000,002500,00/10000,00-

-11- Порядок снижения тарифов Критерии Обратный адрес и наименование отправителя на почтовых отправлениях, которые отправляются со скидкой должны соответсвовать адресу и наименованию корпоративного клиента, заключившего соответствующий договор

-12- Порядок снижения тарифов Критерии При оплате пересылки письменной корреспонденции путем наклеивания почтовых марок сниженный тариф не применяется

-13- Услуги «Укрпочты» для ДМ проектов: Пересылка простой корреспонденции Пересылка заказной корреспонденции Пересылка посылок Аренда абонентских ящиков Пересылка возвратных форм ВККВ Безадресная доставка рекламных и информационных материалов Пересылка международных отправлений «Консигнация» Денежный трансфер Курьерская доставка

-14- Простые письма Простое почтовое отправление (письмо, карточка, бандероль) – почтовое отправление, которое принимается для пересылки оператором почтовой связи без выдачи расчетных документов о принятии и доставляется (вручается) адресату (получателю) без расписки (доставляется непосредственно в почтовый ящик)

-15- Простые письма В простых письмах, согласно почтовым правилам разрешено пересылать: письменные сообщения деловые бумаги фотографии художественные карточки рекламно-информационный материал

-16- Заказные отправления Рекомендованное почтовое отправление – почтовое отправление (только письменная корреспонденция), которое принимается для пересылки без определения суммы объявленной ценности вложения с выдачей отправителю расчетного документа о приеме и доставляется (вручается) адресату (получателю) под расписку. Для возможности фиксации пути прохождения заказной корреспонденции используется информация ШКИ кода. Заказное отправление может сопровождаться уведомлением о вручении почтового отправления.

-17- Заказные отправления В простых и заказных бандеролях отправляем: малоценные печатные издания (бланки, брошюры, плакаты) альбомы тетради блокноты бумагу деловые бумаги рукописи лекарственные травы семена художественную и др. литературу периодические издания

-18- Уведомление о доставке Уведомление о доставке отправляется адресату вместе с письмом. Факт доставки письма до адресата подтверждается подписью оператора отделения почтовой связи, выдавшего письмо адресату. После чего отправляется по адресу отправителя письма Уведомление о доставке может быть только заказным. Уведомление о доставке позволяет отправителю: Узнать о факте доставки письма (бандероли, посылки, перевода) получателем Актуализировать базу данных

-19- Оформление почтовых конвертов Формат конверта Оформление лицевой стороны конверта Адресование Реклама и логотипы Оборотная сторона конверта Нанесение знаков оплаты В Украине требования к почтовым конвертам регламентируются Государственным стандартом от г.

-20- Формат конверта На сегодняшний день существуют такие основные типоразмеры, регулируемые Госстандартом конвертов: DL (110 мм*220 мм) C6 (114 мм*162 мм) C65 (114 мм*229 мм) C5 (162 мм*229 мм) C4 (229 мм*324 мм) Как и прежде, конверты продолжают исполнять свою основную задачу – обеспечение коммуникации людей посредством писем С65

-21- Оформление лицевой стороны конверта Адрес отправителя Дополнительная информация Адрес получателя Реклама и прочие изображения Знак почтовой оплаты ООО «Петров и Ко» пр.Освободителей, д.5, оф.21 г.Марганец Днепропетровская обл

-22- Адресование Адрес на конверте размещается в верхнем левом углу и в нижнем правом углу лицевой стороны конверта. Обязательно содержит в себе такую информацию: Компания «Петров и Ко» пр.Освободителей, д.5, оф.21 г.Марганец Днепропетровская обл

-23- Порядок адресования отправлений, идущих на а/я Согласно требованиям к адресованию, адрес абонементного ящика указывается в таком порядке: ЧП «Ромашка» а/я «Лепесток» г.Киев, 01042

-24- Нанесение рекламы и логотипов Реклама и логотипы на почтовый конверт наносится в нижний левый угол конверта на лицевой стороне и без ограничений на оборот конверта В случае явного несоответствия внешнего вида конверта ГОСТу (слишком темный фон конверта, при котором не видно нанесения знаков почтовой оплаты, нестандартный формат конверта), желательно его согласование с соответствующим филиалом Укрпочты

-25- Оборотная сторона конверта Сведенья о тираже Согласно Закону Украины «О почтовой связи», который вступил в силу с г., на обратной стороне конверта, выполненного типографским способом, обязательно указывается: тираж название типографии номер заказа

-26- Нанесение знаков почтовой оплаты Оплата стоимости пересылки почтовой корреспонденции может осуществляться: Почтовыми марками Оттиском маркировальной (франкировальной) машины Согласно договора, номер которого наносится на конверт

-27- Налогообложение почтовых услуг (НДС) НДС начисляется на: тарифную стоимость отправки посылки пересылку корреспонденции при помощи нанесения знака оплаты маркировальной машиной пересылку корреспонденции при помощи нанесения оттиска об оплате пересылку ВККВ карточек/конвертов Почтовые марки, с помощью которых оплачивается стоимость пересылки простой и заказной корреспонденции по территории Украины и за ее пределами, не облагаются налогом на добавочную стоимость

-28- Абонентский ящик Абонентский ящик – ящик, изготовленный согласно стандартов, оборудованный средствами предотвращения несанкционированного доступа, размещенный в объекте почтовой связи и арендуемый на определенный срок для получения почтовых отправлений, периодических печатных изданий.

-29- Абонементный ящик. Типы Абонементные ящики бывают: Номерные – наименованием а/я является цифровое значение ЧП «Солнышко» а/я 85 г.Киев, Именные – наименованием а/я может выступать название, слоган либо фраза ЧП «Ромашка» а/я «Лепесток» г.Киев, OS-Direct Надішли та виграй

-30- Услуга ВККВ ВККВ – это внутренняя коммерческая корреспонденция с ответом. Данный вид отправок используется в том случае, если крайне важно получить отклик от адресатов корреспонденции (потенциальных или реальных клиентов компании).

-31- ВККВ. Порядок предоставления услуги Заключение договора на аренду абонементного ящика Заключение договора на предоставление услуги ВККВ с одним из филиалов Укрпочты Распространение ВККВ-форм потребителям Получение ВККВ-форм на адрес абонементного ящика, который используется арендуется заказчиком услуги

-32- ВККВ. Порядок оплаты Заказчик услуги ВККВ перечисляет на счет почты 50% от суммы ожидаемой месячной стоимости услуги Фактически использованная сумма ежемесячно закрывается актом выполненных услуг. Оставшаяся сумма используется почтой для оплаты услуг в следующем отчетном периоде Неиспользованная сумма возвращается на счет заказчика в конце действия договора после подписания обеими сторонами последнего акта выполненных услуг

-33- Преимущества использования ВККВ Оплаченный возврат увеличивает процент отклика Компания-Заказчик, заинтересованная в отклике, оплачивает стоимость пересылки реально вернувшихся конвертов Конверты/карточки ВККВ будут использованы исключительно для ответа на направленный запрос к отклику

-34- ВККВ Требования «Укрпочты» Отметка об оплате Номер договора о предоставле нии услуги Знак ВККВ Адрес получателя Место нанесения адреса отправителя

-35- ВККВ. Использование оборотной стороны Оборотную сторону конверта возможно использовать на усмотрение заказчика услуги, размещая анкетные, информационные либо рекламные данные

-36- ВККВ. Рекомендации Оплаченный возврат увеличивает % отклика в В2С кампаниях. При В2В коммуникациях возвратные формы обычно передают по факсу, направляют запросы на электронную почту и даже регистрируются на сайте. И это в только в том случае, если есть четкий мотив к отклику. Отправку с ВККВ вложением всегда сопровождайте описанием его предназначения. Задайте адресату алгоритм его действий, иначе Вам не избежать…

-37- Пересылка посылок Посылки могут быть: простыми (без каких либо признаков весом до 10 кг) с оценочной стоимостью Посылки могут быть упакованы в коробку, ящик, крафт-бумагу или в мешок При любом виде упаковки места доступа к вложению должны быть опечатаны непрозрачным скотчем с логотипом На каждой посылке присутствует код ШКИ, позволяющий проследить путь прохождения посылки

-38- Торговля почтой Осуществление продаж через почту возможно отправкой посылок с оценочной стоимостью с оплатой наложенным платежом Другими словами, отправитель посылки получает от получателя сумму, указанную в бланке на электронный перевод, сопровождаемый посылку, на свой банковский счет

-39- Торговля почтой Преимущества для потребителей: Потребитель может рассматривать сделанное ему предложение в удобном для себя месте и удобное время, свободно и не испытывая никакого давления со стороны продавца Потребитель может сравнивать различные сделанные ему предложения Потребитель имеет (базовое) право вернуть товар или отказаться от заказанной услуги в период и исходя из условий, установленных компанией Все перечисленные потребительские преимущества особенно актуальны для жителей небольших населённых пунктов, где явно прослеживается дефицит товарных предложений, а также людям с ограниченными возможностями независимо от их региона проживания.

-40- Денежный трансфер Денежный трансфер – услуга почтовой связи по выполнению поручения пользователя на пересылку и выплату адресату (получателю) определенной суммы денег Стоимость почтовых услуг за перевод денежных средств по территории Украины зависит от отправляемой суммы и составляет от 1,2% до 4% (без учета НДС). При этом минимум составляет 2,50 грн. (без учета НДС) Стоимость отправки денежных средств посредством Укрпочты заграницу составляет от 4% до 6 % (без учета НДС)

-41- Консигнация Консигнация – несколько (группа) почтовых отправлений, которые подаются одним отправителем для пересылки за территорию Украины или приходят в нее от одного отправителя из другой страны. Ввоз таким образом товаров на территорию Украины для последующей их реализации посредством Укрпочты является выгодным для участников рынка ДМ и МО, так как согласно законодательства Украины таможенными сборами не облагаются товары, стоимость которых составляет менее 200 евро, а также нет необходимости получать дополнительные разрешения для перечисления за пределы Украины сумм в пределах 200 евро.

-42- Безадресное распространение рекламных материалов Положительными стороной заключения договора с одним из филиалов УГППС «Укрпочта» на безадресную доставку рекламно- информационных материалов по почтовым ящикам жилых домов и офисов в указанных Вами населенных пунктах является покрытие предприятием всей территории Отрицательная сторона – необходимость доставки рекламно- информационных материалов до Центров почтовой связи

-43- Права и обязанности клиента Для своевременной и качественной обработки корреспонденции почтовыми ведомствами, корпоративный клиент должен соблюдать такие условия: 100% предоплата заказываемых услуг Доставка к месту отправки (почтовое отделение, которое будет осуществлять отправку) в прописанные в договоре сроки Сортировка и группировка отправлений по регионам Корректность нанесения адресов и оформления упаковки Корректность указания индекса в адресах

-44- Права и обязанности клиента В течение 6 месяцев с дня приёма к пересылке заказного отправления получить информацию о его вручении за дополнительную плату Подать претензию, в том числе с требованием о возмещении нанесенного ему ущерба, в случае неоказания или оказания услуги не на должном уровне оператором почтовой связи. Такие претензии могут подаваться в течение 6 месяцев с дня приёма корреспонденции к отправке

-45- Права и обязанности почты Почта несет ответственность за качество выполняемых услуг, за сохранность и целостность доставляемых материалов За утерю заказных отправлений, посылок без оглашенной стоимости компенсация стоимости услуг почтовой связи в 100% размере Частичное повреждение или утрата вложения посылки без оглашенной стоимости - компенсация его стоимости пропорционально массе потерянного или поврежденного вложения и штраф в размере 100% стоимости услуг почтовой связи При потере отправления с оглашенной стоимостью – компенсация суммы оглашенной стоимости, стоимости услуг почтовой связи и штраф в размере 25% от стоимости услуг пересылки Частичное повреждение или потеря вложения с оглашенной стоимостью – компенсация стоимости вложения или его поврежденной части согласно описи, стоимости почтовых услуг и штраф в 25% размере.

-46- Права и обязанности почты За несвоевременную доставку всех видов заказных отправлений (заказных и ценных писем, бандеролей, посылок в том числе и с оглашенной стоимостью) – штраф в размере 25 % стоимости почтовых услуг Сроки прохождения письменной корреспонденции между областными центрами Украины от 2 до 4 рабочих дней. Контрольные сроки прохождения посылок (как обычных, так и с оценочной стоимостью) между областными центрами составляет от 3 до 5 дней По Киеву срок прохождения посылок, как и писем - 3 дня

-47- Наши компетенции по работе с Укрпочтой всегда к Вашим услугам ОБРАЩАЙТЕСЬ! Звоните: Пишите: Заходите: БЛАГОДАРИМ ЗА ВНИМАНИЕ!