TilosDoc Демонстрационный пример

Краткое содержание Начало работы с системой Начало работы с системой Формирование документа Формирование документа Согласование Согласование Утверждение Утверждение Исполнение Исполнение Назначение прав доступа Назначение прав доступа Библиотека документов Библиотека документов

Вход в систему При начале работы Система требует ввести имя и пароль Пользователя для его аутентификации

Новый документ Для демонстрации возможностей системы формируется документ в виде служебной записки, проходящий полный цикл внутреннего документооборота: Для демонстрации возможностей системы формируется документ в виде служебной записки, проходящий полный цикл внутреннего документооборота: - создание, - согласование, - утверждение, - регистрация, - исполнение, - закрытие.

Создание нового документа Выбор процесса, соответствующего правилу работы с документом данного типа

Просмотр маршрута На каждом этапе заданного маршрута Вы можете выбрать варианты дальнейших действий

Ввод нового документа Для получения необходимого набора реквизитов, выбираем соответствующий тип документа

Ввод реквизитов Заполняем необходимые реквизиты документа

Прикрепление файла К регистрационной карточке документа можно прикрепить один или несколько файлов

Сохранение документа Для продолжения работы необходимо выбрать один из возможных вариантов дальнейшего движения документа

Рабочая папка В рабочей папке Пользователя отображаются все документы, находящиеся у него в работе

Согласование документа Автор документа формирует список рассылки – электронный аналог листа согласования

Согласование Документ направляется на согласование. Документ направляется на согласование. При необходимости, согласно маршруту движения, документ может быть возвращен Автору на доработку. При необходимости, согласно маршруту движения, документ может быть возвращен Автору на доработку.

Согласование документа Согласующий сотрудник может передать документ далее – своему подчиненному

Согласование документа При согласовании необходимо сделать соответствующую отметку в документе

Отправка в канцелярию Согласованный во всех инстанциях документ отправляется на регистрацию в канцелярию

Канцелярия Рабочая папка начальника канцелярии

Утверждение руководством Согласованный документ направляется на утверждение руководству. Согласованный документ направляется на утверждение руководству. Утверждение документа может подтверждаться цифровой электронной подписью, встроенной в систему документооборота. Утверждение документа может подтверждаться цифровой электронной подписью, встроенной в систему документооборота.

Маршруты утверждения Направление согласованного документа на утверждение

Направление на утверждение Выбор варианта движения документа из списка

Руководитель предприятия Рабочая папка руководителя предприятия

Утверждение документа Руководитель выбирает вариант утверждения и визу

Маршруты после утверждения Возвращение документа в канцелярию от руководителя

Регистрация документа Регистрация утвержденного документа

Исполнение документа Исполнители назначаются на основании резолюции руководителя, или в соответствии с регламентом Исполнители назначаются на основании резолюции руководителя, или в соответствии с регламентом Список исполнителей формируется на основании данных о структуре предприятия Список исполнителей формируется на основании данных о структуре предприятия Возможна передача исполнения подчиненным Возможна передача исполнения подчиненным Осуществляется упреждающий и оперативный контроль исполнения Осуществляется упреждающий и оперативный контроль исполнения При необходимости можно переназначить исполнителей При необходимости можно переназначить исполнителей

Назначить исполнителей Форма ввода списка исполнителей по документу

Назначение исполнителей Исполнители выбираются из соответствующего справочника

Исполнители Существует два варианта рассылки: параллельная и последовательная

Маршруты исполнения Если у Исполнителя есть подчиненные, то он может переадресовать задание им

Упреждающий контроль Функции Ручного мониторинга и Упреждающего контроля позволяют канцелярии контролировать ход исполнения документа

Направление запроса При Упреждающем контроле Исполнителю направляется текст запроса о ходе работы с документом

Маршруты упреждающего контроля У Исполнителя есть только один вариант ответного действия на запрос

Отчет по упреждающему контролю В рабочей папке Исполнителя отображается направленный ему запрос

Ответ о сроке исполнения Исполнитель отвечает на запрос с указанием прогноза по срокам исполнения документа

Назначение исполнителей в подразделении Руководитель подразделения может сам выбрать исполнителей из списка подчиненных ему сотрудников

Маршрут для подчиненных У исполнителя-подчиненного есть только один вариант действия – выполнить и отчитаться

Отчет о выполнении задания Выполнение задания завершается формированием отчета

Результат от подчиненного Руководитель подразделения получает отчеты от подчиненных

Отчет руководителя После получения всех отчетов Руководитель формирует свой собственный отчет

Частичное выполнение Контролирующий сотрудник видит ход исполнения задания

Отчет второго исполнителя Руководитель подразделения может отчитаться и лично

Отправка отчета Подготовленный окончательный отчет направляется в канцелярию

Маршруты после исполнения Выполненные документы направляются на этап назначения прав доступа к ним, после которого помещаются в библиотеку

Параметры документа В параметрах документа можно изменить настройки «по умолчанию»

Права доступа Права доступа даются документу по умолчанию в соответствии с его типом Права доступа даются документу по умолчанию в соответствии с его типом Можно их расширить или изменить при передаче документа на хранение Можно их расширить или изменить при передаче документа на хранение Если права доступа не достаточны, документ нельзя просмотреть или изменить Если права доступа не достаточны, документ нельзя просмотреть или изменить

Назначение прав доступа Подробное описание прав доступа для групп и пользователей

Библиотека документов В библиотеке хранятся все документы предприятия

Поиск в библиотеке Документы в библиотеке можно найти с помощью функций реквизитного или полнотекстового поиска

Просмотр найденного документа Работа с документом возможна только при наличии соответствующих прав

Когда прав не хватает Просмотр документов на которые нет прав - невозможен

Генератор отчетов Генератор отчетов содержит большой список стандартных форм, а Конструктор отчетов позволяет создавать самые разные отчеты

Полученный отчет Отчет выводится на экран, принтер или экспортируется в Excel

Спасибо за внимание ! Система управления документооборотом TilosDoc позволяет успешно решать все задачи по автоматизации документооборота на Вашем предприятии ! Система управления документооборотом TilosDoc позволяет успешно решать все задачи по автоматизации документооборота на Вашем предприятии ! Сергей Кочкин