Представление «Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями» Хахалева Нина Ивановна, советник генерального директора РГБ

Электронные объекты учета Документы на съемных носителях - компакт-диски, - флеш-карты; Инсталлированные документы Сетевые локальные документы Сетевые удаленные документы

Компакт-диски Учету подлежит: …………. - архивная / резервная копия электронного документа, пользовательская версия которого доступна с сервера библиотеки; Учету не подлежит: - технический диск - компакт-диск, предназначенный для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющий функцию промежуточного носителя. Технические диски возвращаются поставщику либо уничтожаются после переноса информации на сервер библиотеки.

Флеш-карты Флеш-карты в Порядке учета рассматриваются не как универсальные носители электронной информации, а как специфическая форма электронных изданий для слепых и слабовидящих. В данном случае флеш-карты представляют собой материальную форму «говорящих книг в цифровом формате с криптозащитой». Они выпускаются по государственному заказу специализированными издательствами; воспроизводятся только на специальных аппаратах – тифлофлешплеерах.

Инсталлированные документы «3.4. Инсталлированные документы – документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки» « Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название»

Учет инсталлированных документов Учитываются в составе библиотечного фонда документы – БД, устанавливаемые: - для пользователей, - для пользователей и сотрудников (сетевые версии). Не учитываются в составе библиотечного фонда документы – БД, устанавливаемые: - для сотрудников в производственных целях (для бухгалтера, юриста и др.)

Единицы учета инсталлированных документов Предложение : инсталлированные документы учитывать на уровне баз данных, имеющих самостоятельное заглавие. База данных = название = экземпляр

Суммарный учет инсталлированных документов Ведется в электронном реестре с отражением: источника поступления партии документов, номера и даты договора/контракта с поставщиком, количества поступивших документов, стоимости.

Индивидуальный учет инсталлированных документов При небольшом количестве баз данных предлагается объединить их индивидуальный учет с суммарным, указав в Реестре суммарного учета инсталлированных документов название БД и на каком рабочем месте они установлены.

Сетевые локальные документы Документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети Сетевые локальные документы образуют в библиотеках электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, которые включают документы, оцифрованные библиотекой, приобретенные путем покупки или полученные безвозмездно в цифровой форме.

Единицы учета сетевых локальных документов Экземпляр (условная единица учета) – документ в определенном формате хранения или представления. Название – целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления.

Единицы учета сетевых локальных документов (уточнение) В суммарном учете вести учет экземпляров в форматах хранения и представления. В статистический учет объема электронной библиотеки включать только одну из копий. Предложения: 1) учитывать только мастер-копии (формат хранения) 2) учитывать только пользовательские копии (формат представления )

Единицы учета сетевых локальных документов (уточнение) Какими единицами учета исчислять периодические издания в электронной библиотеке? Предложения: 1) Ед. учета = ед. выдачи Журнал: номер/статья Газета: номер/статья 2)Ед.учета= ед.учета оригинала Журнал: номер Газета: годовой комплект

Суммарный учет сетевых локальных документов Ведется в электронном реестре с отражением: источника поступления партии документов, номера и даты первичного учетного документа, количества поступивших документов, стоимости.

Индивидуальный учет сетевых локальных документов Осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документов в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.

Сетевые удаленные документы временное пользование Документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно- телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации.

Виды сетевых удаленных документов и их учет Лицензионная продукция издателей и (или) агрегаторов Учитывается как часть библиотечного фонда, находящаяся в доступе Электронные фонды или коллекции других библиотек, доступные через виртуальные читальные залы Могут учитываться в системе взаимоиспользования библиотечных ресурсов Свободные интернет- ресурсы. Могут учитываться в управленческих целях

Единицы учета сетевых удаленных документов Экземпляр (условная единица учета) и название. Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя.

Суммарный учет сетевых удаленных документов (лицензионных) Ведется в электронном реестре с отражением: -реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия), -количества БД (пакетов) и включенных в них названий, - стоимости.

Индивидуальный учет сетевых удаленных документов Осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр включаются основные характеристики базы данных (пакета): название БД, производитель, платформа и (или) адрес входа; срок окончания доступа; количество названий, входящих в БД.

Оценка периодических изданий «4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.» Поправка Оценка периодических изданий не производится относительно всего поступающего потока, вне зависимости от предполагаемых сроков их хранения. Периодические издания учитываются на забалансовом счете в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль.

Библиотечный фонд - ОЦДИ «4.8. На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (далее - ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества.»

ОЦДИ и финансирование библиотек В основу выделения ОЦДИ заложены новые формы финансирования учреждений, введенные ФЗ-83. Автономным и бюджетным учреждениям выделяются субсидии в соответствии с госзаданием, рассчитанным на государственные услуги (работы) и на содержание недвижимого и особо ценного движимого имущества (ОЦДИ). Иное движимое имущество приобретается и содержится за счет внебюджетных средств. Поэтому определяющим признаком деления новых поступлений в библиотечный фонд на ОЦДИ и иное движимое имущество является источник финансирования.