Опыт программного мониторинга в сфере ухода и поддержки. Достижения, проблемы, перспективы Подготовлено для Секции 9. Мониторинг программ профилактики ВИЧ среди ПИН, РКС, МСМ и заключенных; программ ухода и поддержки ЛЖВ: интегрированный анализ ключевых показателей. Автор: Наталия Салабай, и.о. руководителя отдела мониторинга и оценкеиВБО «Всеукраинская Сеть ЛЖВ» III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. Становление. Начала свое становление в связи с реализацией компонента «Уход и поддержка» национальной программы «Преодоление эпидемии…» (грант ГФ, 1-й раунд) 2004 год Проекты реализуются посредством грантирования успешных проектных заявок III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. Становление. Составляющие: Внутренний мониторинг реализации компонента (в форме рабочих встреч) Квартальная отчетность субгрантеров: количественные показатели (стандартный формат Альянса, отчет по прерыванию АРТ клиентами медико- социального сопровождения АРТ, отчет о проведении Акций) и нарративная часть Мониторинговые визиты (field visits) реализации грантопрограмм III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. Становление. Внутренний мониторинг реализации (в форме рабочих встреч) Кто осуществляет - отдел по поддержке НПО, руководитель проекта, директор программ, финансовый менеджер, специалист по мониторингу и оценке (с мая 2005 года) Квартальная отчетность субгрантеров: Кто собирает, анализирует – специалисты по поддержке НПО, специалист по мониторингу и оценке Мониторинговые визиты (field visits) реализации грантопрограмм Кто осуществляет - специалисты по поддержке НПО, другие эксперты специалист по мониторингу и оценке III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем. С 2004 года по 2005 год четырежды менялся формат квартальной отчетности проектов по уходу и поддержке, предлагавшийся основным реципиентом гранта В связи с этим была затруднена преемственность в отслеживании показателей охвата услугами Возникла осознанная необходимость в выработке четкой системы учета и документирования услуг, предоставляемых проектами по уходу и поддержке III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Результат: 1. Классифицированы услуги, которые предоставляются в каждом компоненте ухода и поддержке Пришли к осознанию, что многие услуги повторяются и их можно сгруппировать в соответствии с классификацией, рекомендованной ВООЗ, и практически все они подразделяются на услуги социально- психологические и социально-экономические Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем. III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

2. Выработано понятие ЛЖВ, охваченный услугами по уходу и поддержке ЛЖВ, на протяжении отчетного периода получивший 1 социально- психологическую и\или 1 социально-экономическую услугу 3. Выработано понятие «Постоянный клиент» ЛЖВ, получавший услуги по уходу и поддержке как минимум дважды в месяц каждый месяц отчетного квартала В связи с этим было разработано понятие минимального пакета услуг 1 психологическая услуга (группа самопомощи, консультирование «равный-равному», консультировние специалистов) и\или 1 социально-экономическая услуга (патронаж на дому, гуманитарная помощь, содействие в получении лечения, транспотировка и т.п.) Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем. III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Результат: Разработаны требования к учетной документации субгрантеров, которая позволит правильно и точно отобразить проделанную работу и отчитываться об индикаторах охвата Первичная карточка пользователей услуг, Карточки постоянных клиентов, Журналы предоставления услуг, Электронная база регистрации клиентов и услуг, ими полученных Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем. III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

4. Предложена периодичность учета получателей услуг и предоставляемых услуг : 1. Первичный учет ведется социальными работниками, консультантами, привлеченными специалистами в отдельных журналах; 2. Ежемесячно данные сводятся и переносятся в электронную базу клиентов\пользователей услуг; 3. Подсчет охвата услугами по уходу и поддержке и постоянных клиентов осуществляется на квартальной основе Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем. III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Все наработки рабочих встреч были изложены в инструктивном материале для субгрантеров, к которому прилагались образцы документации, а так же формат электронной базы данных клиентов Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем. III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Методическая база приурочена к введению новой отчетной формы, предложенной МБФ «Международный Альянс по ВИЧ\СПИД» в Украине и призвана была максимально облегчить процесс документирования и сбора данных субгрантерами + Позволила четко отслеживать качество (точность и правдивость) квартальной отчетности субгрантеров в ходе мониторинговых визитов Количественная информация, получаемая в виде квартальной отчетности дополняется «наративным» отчетом Сети Система программного мониторинга проектов по уходу и поддержке Сети. История решения возникших проблем. III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Сложно менять стереотипность систем учета и документации, сложившихся в организациях Отдельные организации допускают «интерпретацию» основных понятий и требований, особенно понятие «постоянный клиент» Не всегда корректное транслирование руководителями проектов информации, полученной от менеджмента программы непосредственно лицам, ответственным за документацию Отсутствие должного контроля и ответственности со стороны руководителей отдельных проектов за ведением учета клиентов и услуг Проблемы внедрения новой системы учета и отчетности III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Техническая помощь организациям- субгрантерам визиты технической поддержки мониторинговые визиты телефонное консультирование специалистами по поддержке НПО, специалистом по мониторингу и оценке методические «работы над ошибками» инструкции и методические материалы Как мы решаем проблемы: III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Ежегодное планирование в рамках проекта ГФ; В ходе разработки «Дорожной карты Универсального Доступа»; В ходе участия в написании Заявки Украины на 6-й раунд Глобального Фонда; В ходе утверждения проекта Глобальным фондом – планирование целей, методики сбора данных; Программный мониторинг как базис для планирования : III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Создать отдел МиО; Наладить программный мониторинг деятельностей, новых для Сети – АРВ лечение, ЗТ, лечение ОИ, «интегрированные услуги», адвокационные проекты; Наладить сотрудничество с Исполнительными партерами (уникальными) на новом уровне; Унификация систем МиО компонента «уход и поддержка» Сети и Министерства по делам семьи, молодежи и спорта - провести переговоры и при достижении принципиальных договоренностей (по поводу методологических подходов, сроков, инструментария) осуществить унификацию; Наладить систему внутреннего потока данных между подразделениями, ответственными за различные компоненты проекта; Перспективы и потребности системы мониторинга Сети как Основного Реципиента : III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»

Освоить при технической поддержке Альянса компьтеризированную базу программного мониторинга (MRS) и внедрить ее использование с октября 2008 года; Создать базу данных клиентов и услуг проектов по уходу и поддержке (с перспективой внедрения и в других направлениях – интегрированные центры»), обучить работе с базой сотрудников организаций-субгрантеров, подготовить новые формы внутреннего учета для работы с базой данных Обеспечивать систематический мониторинг качества данных (через поддержку систем\усилий по МиО исполнительных партнеров Сети) Наладить систему мониторинга качества предоставляемых услуг (на основе международных и создаваемых национальных стандартов) Перспективы и потребности системы мониторинга Сети как Основного Реципиента (продолжение): III национальная конференция Создание системы мониторинга и оценки мероприятий по противодействию эпидемии ВИЧ/СПИД в Украине»