Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала Данный материал подготовлен исключительно с целью иллюстрирования устного сообщения консультантов и не отражает в полной мере содержания доклада и предложений «ПАКК» Настоящий материал предназначен для сотрудников организации-Клиента. Материал не может быть воспроизведен полностью или частично, а также распространен вне организации-клиента без предварительного письменного разрешения со стороны компании «ПАКК»

1 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Содержание Подходы ПАКК к оптимизации численности персонала Нормирование численности персонала Оптимизация деятельности

2 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК ПАКК применяет два основных подхода к решению задачи оптимизации численности персонала Цель: оптимизация численности 1. Глубокое исследование существующих бизнес- процессов 2. Выработка рекомендаций по оптимизации деятельности и повышению производительности 1. Глубокое исследование существующих бизнес- процессов 2. Выработка рекомендаций по оптимизации деятельности и повышению производительности Необходимая и достаточная численность персонала 1. Изучение деятельности 2. Выявление драйверов, влияющих на численность персонала 1. Изучение деятельности 2. Выявление драйверов, влияющих на численность персонала Разработка методики расчета оптимальной численности Подход 1: Оптимизация численности через определение нормативов Подход 2: Оптимизация численности через оптимизацию деятельности Определение на основе новых бизнес- процессов необходимой численности персонала

3 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Достоинства и недостатки предлагаемых подходов В случае необходимости оптимизации численности как в подразделениях, выполняющих уникальные функции (Управляющая компания), так и в подразделениях, выполняющих одинаковые функции (сбытовые филиалы), целесообразно применить комбинированный подход Плюсы Минусы Оптимизация численности через определение нормативов Оптимизация численности через оптимизацию деятельности Проект может быть осуществлен в более короткие сроки Сокращение численности происходит совместно с оптимизацией процессов, что позволяет получить дополнительные выгоды от оптимизации бизнес-процессов, помимо сокращения численности Отсутствует выявление системных проблем При проведении нормирования численность может быть определена для неоптимальных процессов и, соответственно, быть завышена Высокая трудоемкость как для консультанта, так и для сотрудников клиента Необходимость затрат для изменения процессов и получения эффектов от их оптимизации

4 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Содержание Подходы ПАКК к оптимизации численности персонала Нормирование численности персонала Оптимизация деятельности

5 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Сравнительн ый анализ штатной и расчетной численности Расчет показателей численности по выбранным подразделениям /категориям Определение формулы зависимости значений показателя трудозатрат по подразделениям от выбранных факторов Технология реализации проекта по нормированию численности персонала Изучение внутренних регламентов, должностных инструкций Интервьюирование ключевых сотрудников Письменные запросы информации о трудозатратах Выделение факторов, измеряющих выполнение функций конкретного подразделения Письменные запросы информации по факторам Расчет значений факторов по каждому подразделению Выделение из общего объема трудозатрат той их части, которая тратится на выполнение каждой функции Выявление зависимости численности персонала от трудозатрат на выполнение функции и факторов, влияющих на трудозатраты Подстановка в формулу зависимости количественных значений факторов Сравнение полученных показателей численности между собой Перечень функций подразделений Трудозатраты на выполнение функций Количественная статистика факторов по каждому подразделению Вес трудозатрат по данной функции в общих трудозатратах подразделения Формула зависимости численности персонала от трудозатрат Рассчитанная по нормативам численность подразделений/ категорий персонала Предложения по оптимизации численности персонала Определение веса трудозатрат по данной функции в общих трудозатратах подразделения Выявление факторов, влияющих на трудозатраты по каждой функции, и определение их количественных значений Изучение функциональной деятельности выбранных подразделений/ категорий персонала и оценка трудозатрат на выполнение функций Задачи Результаты Этап 1Этап 2Этап 3Этап 5Этап 4Этап 6

6 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Пример проекта по нормированию численности юридических служб в крупном территориально распределенном Холдинге Согласование функций с юр. службами, доработка Выделение функций юр. служб Получение «фотографий рабочего дня» Обработка информации из «фотографий» Получение статистических и иных данных Проверка качества данных и их уточнение Разработка математической модели Расчет численности персонала служб 2 недели 6 недель 2 недели Цели проекта: 1. Разработка методики расчета оптимальной численности сотрудников юридических служб филиалов 2. Расчет оптимальной численности сотрудников для юридической службы филиалов: с учетом фактически сложившегося объема работ с учетом специфики работы юридической службы каждого филиала Цели проекта: 1. Разработка методики расчета оптимальной численности сотрудников юридических служб филиалов 2. Расчет оптимальной численности сотрудников для юридической службы филиалов: с учетом фактически сложившегося объема работ с учетом специфики работы юридической службы каждого филиала Результаты проекта: 1. Методика расчета оптимальной численности сотрудников юридических служб филиалов, включающая: Описание методики расчета оптимальной численности юристов Описание методики расчета норм времени 2. Результаты расчетов численности юристов по каждому филиалу, включающие: Рассчитанную оптимальную численность юридических служб по всем филиалам Математическую модель расчета численности сотрудников юридических служб, реализованную в таблице Excel, которую можно использовать для дальнейших расчетов Нормы времени по всем операциям юристов Выявление причин расхождения расчетной и существующей штатной численности Рекомендации по улучшению управления деятельностью служб Результаты проекта: 1. Методика расчета оптимальной численности сотрудников юридических служб филиалов, включающая: Описание методики расчета оптимальной численности юристов Описание методики расчета норм времени 2. Результаты расчетов численности юристов по каждому филиалу, включающие: Рассчитанную оптимальную численность юридических служб по всем филиалам Математическую модель расчета численности сотрудников юридических служб, реализованную в таблице Excel, которую можно использовать для дальнейших расчетов Нормы времени по всем операциям юристов Выявление причин расхождения расчетной и существующей штатной численности Рекомендации по улучшению управления деятельностью служб

7 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Результаты проекта по нормированию численности юридических служб

8 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Содержание Подходы ПАКК к оптимизации численности персонала Нормирование численности персонала Оптимизация деятельности Опыт ПАКК

9 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Варианты проектов по оптимизации деятельности В зависимости от перечисленных вариантов, технология реализации проекта по оптимизации деятельности будет различаться. На технологию реализации проекта по оптимизации деятельности также влияет основная цель оптимизации (сокращение персонала, повышение качества обслуживания клиентов, улучшение производственных показателей и пр.) Оптимизация необходима для одной бизнес-единицы (например, Управляющей компании) Оптимизация необходима для нескольких однотипных бизнес-единиц (например, сбытовых филиалов) Оптимизация необходима для нескольких бизнес- единиц различных типов Отсутствует база для сравнения внутри компании-клиента. Возможно применение бенчмаркинга, но он не всегда дает хороший результат вследствие того, что все компании имеют свою специфику Особый акцент делается на возможность перераспределения функций между уровнями управления (Головная компания – Управляющая компания дивизиона (региона) – Производственные или сбытовые БЕ) Пример проекта: Гознак Есть база для сравнения и выявления лучшей практики внутри компании- клиента Целесообразно применять технику пилотных проектов, на примере которых обкатываются решения Для распространения лучшего опыта необходимо разрабатывать и внедрять типовые модели и регламенты Пример проекта: Морон Применяется редко вследствие того, что тотальная оптимизация всех областей требует большого отвлечения финансовых, людских и прочих ресурсов Пример проекта: Норильский никель 123

10 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Какие основные проблемы, приводящие к увеличению численности персонала УК, могут быть выявлены? Проблемы, связанные с неоптимальным выполнением функций внутри отдельно взятого подразделения УК Проблемы, связанные с неоптимальным выполнением функций, реализуемых несколькими подразделениями УК Проблемы, связанные с неоптимальным выполнением функций, реализуемых с участием УК и прочих БЕ Предмет оптимизации Примеры решений Организационная структура и распределение полномочий и ответственности Пересмотреть систему делегирования полномочий БЕ Выстроить эффективную систему горизонтального взаимодействия Унифицировать организационные структуры сбытовых филиалов Процедуры Инвентаризировать регламентную базу на предмет ее актуальности и исполняемости Доработать регламентную базу по результатам инвентаризации Система управления персоналом Внедрить инструменты мотивации, направленные на достижение результата Сформировать требования к должностям, оценить персонал, разработать и реализовать планы обучения и развития персонала Разработать и реализовать программы привлечения персонала

11 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Реализация Плана мероприятий по оптимизации деятельности Технология реализации проекта для одной бизнес-единицы (Управляющей компании) исходя из основной цели оптимизации численности персонала Анализ выявленных проблем и определение проблем, решение которых даст наибольший эффект Анализ текущей ситуации и выявление проблем Собрать первичную информацию о процессах, реализуемых в УК и направлениях ее взаимодействия с другими бизнес-единицами Собрать первичную информацию о задачах и функциях подразделений УК и их взаимодействии с другими подразделениями Выявить существующие проблемы в организации процессов и наметить области для оптимизации Определить для каждой выявленной проблемной области варианты решения/ перечень мероприятий по улучшению ситуации Оценить затраты и эффект по каждому решению/ мероприятию, и отсечь те варианты решений/ мероприятий, которые требуют значительных инвестиций при незначительном эффекте На основе итогового перечня решений/мероприятий составить План оптимизации деятельности в разрезе функциональных областей Реализовать План мероприятий по оптимизации деятельности Задачи: Вне рамок Проекта Этап 1Этап 2 Результаты: Согласованный перечень проблемных областей и проблем в каждой области «Длинный» перечень проблем и вариантов их решения «Короткий» список проблем и вариантов их решения План мероприятий по оптимизации деятельности в разрезе функциональных областей Оптимизация численности персонала Повышение эффективности деятельности (сроки и качество выполнения процессов)

12 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Перечень проблем и решений - подход Назначение Основным рабочим материалом проекта по оптимизации деятельности является перечень всех возможных идей по улучшению процессов с комментариями. Служит для аккумулирования и согласования возникающих идей и гипотез. Материал пополняется и уточняется в течение всего этапа: Идеи по результатам интервью Теоретические подходы Комментарии экспертов Оценки возможного эффекта от каждой идеи Оценки приоритетности и сложности внедрения Наполнение Формат Формат свободный – таблица MS Excel: процесс текущее состояние (проблема) возможные улучшения мнение консультанта мнение эксперта Клиента

13 Методические подходы ПАКК к определению оптимальной численности персонала © 2013 ПАКК Перечень проблем и решений - иллюстрация Процесс Текущее состояние Возможные улучшения Мнение Консультанта – можно ли добиться улучшения быстро Мнение эксперта – сотрудника Клиента Обеспечение сотрудников персональными компьютерами Средний срок от заявки до установки компьютера – 3 недели, т.к. компьютеры закупаются под заказ Иметь в резерве несколько компьютеров различных конфигураций для быстрой замены, т.к. отсутствие резерва приводит к простоям и неэффективной работе персонала ДА, при этом эффект в масштабе Компании может составить около 200 рабочих дней в год ДА Заявка визируется у непосредственного руководителя (нач. Отдела), нач. Управления, нач. Отдела ИТ поддержки. Средний срок согласования заявки -1 неделя Устранить одно из звеньев в цепочке согласования – начальника Управления и т.о. сократить срок согласования заявки ДА, при этом эффект будет выражаться в сокращении затрат раб. времени как сотрудника, так и начальников Управлений НЕТ, т.к. необходимо будет вносить изменения в ряд регламентов, а эффект будет невысокий ……… Процесс Текущее состояние Возможные улучшения Мнение Консультанта – можно ли добиться улучшения быстро Мнение эксперта – сотрудника Клиента Обслуживание клиента в зале Длительное время ожидания продавца Сократить время ожидания за счет более быстрого обслуживания клиентов и привлечения дополнительных продавцов в периоды пиковой загрузки ДА, путем исполнения регламентов обслуживания клиентов и изменения времени перерывов в работе продавцов НЕТ, т.к регламенты соблюдаются и продавцы в периоды пиковой загрузки не имеют право покидать рабочее место более, чем на 10 минут Отсутствие места для сидения Оборудовать места для ожиданияДА, в каждом магазине необходимо оборудовать места для ожидания ВОЗМОЖНО не во всех случаях, так как не во всех магазинах есть свободное пространство Сотрудники не улыбаются клиентам………