Тема: Визитная карточка и ее использование. Тема: Визитная карточка и ее использование. «По вашей визитке о вас судят больше и увереннее, чем по костюму или автомобилю». Джон Фрюлинг, дизайнер-полиграфист (США)

Вопросы: 1. Происхождение визитных карточек 1. Происхождение визитных карточек 2. Понятие и функции визитной карточки. 3. Правила оформления визитных карточек. 4. Виды визитных карточек. 5. Правила вручения визитных карточек. 6. Работа секретаря с визитными карточками

Литература: 1. Владыкина Т.И. Визитная карточка: вчера и сегодня.// Секретарское дело , С Головин В. Азбука делового этикета //Эхо планеты. - N Гоппе Г. Хороший тон: Сборник правил и советов на все случаи жизни, общественной и семейной. М С Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка: Т М, Т С Дипломатический словарь. - М., Т.I. – С Католиков М.Г. Визитная карточка как вид документа. //Секретарское дело Логинова А.С. Визитная карточка и ее использование. // Секретарское дело Мирзоян А.П. Мир этикета: Энциклопедия. – Пермь, Панкеев И.А. Энциклопедия этикета. – М С Рогожин М.Ю. Документы делового общения. – М c. 11. Словарь иностранных слов. - М – С. 126.

1. Происхождение визитных карточек. 1. Происхождение визитных карточек. Существует три основных версии происхождения визитных карточек: Существует три основных версии происхождения визитных карточек: 1. Согласно первой версии, визитные карточки появились в древнем Китае. 2. Галантные потомки суровых галлов французы, утверждают, что визитные карточки зародились именно на их родине, во Франции в XVII столетии. 3. Первое документальное подтверждение образец печатной визитной карточки относится к 1786 году и обнаружено оно в Германии.

Визитная карточка в России. В Россию визитные карточки попали во времена царствования Елизаветы и вошли в моду при Екатерине II. В Россию визитные карточки попали во времена царствования Елизаветы и вошли в моду при Екатерине II. Первые карточки не несли никаких сведений делового или рекламного характера. Они означали лишь одно: "Я приветствую Вас". Первые карточки не несли никаких сведений делового или рекламного характера. Они означали лишь одно: "Я приветствую Вас". На рубеже XVIIIXIX веков, в период становления буржуазии, меняется оформление карточек и формируются правила обращения с ними. Возникла мода: "визитный билет вместо визита". На рубеже XVIIIXIX веков, в период становления буржуазии, меняется оформление карточек и формируются правила обращения с ними. Возникла мода: "визитный билет вместо визита".

Постепенно вырабатываются правила оформления визиток На визитной карточке указываются сначала имя и отчество, и только потом фамилия. Указание на визитках адреса владельца становится обязательным элементом ее оформления Дамские визитки выглядели изящнее и миниатюрнее. Мужские же, наоборот, часто имели большие размеры и порой достигали формата стандартного почтового конверта. В обиход вошли также карточки с начертанными на уголках буквами: П поздравление, О отъезд, Ж желание осведомиться о состоянии здоровья, Ж желание осведомиться о состоянии здоровья, В возвращение из продолжительной отлучки. В возвращение из продолжительной отлучки. У карточки загибался угол с буквой, обозначавшей цель не случившегося визита.

Традиции использования визитных карточек в России были прерваны с приходом Советской власти. Визитные карточки имели «выездные» деятели культуры, дипломаты, космонавты, секретари обкомов… Визитные карточки имели «выездные» деятели культуры, дипломаты, космонавты, секретари обкомов… С советских времен осталась традиции: С советских времен осталась традиции: - писать фамилию перед именем и отчеством - одинаковый размер визитных карточек - полный отказ от какой-либо изысканности и пышности в оформлении - в СССР в основном преобладал горизонтальный формат визитной карточки.

2. Понятие и функции визитной карточки. "визит" (фр. visite) - посещение "визитер" (фр. visiteur) - гость, пришедший с визитом. "виза" (от лат. visum) – просмотренное воочию. Визитную карточку можно определить как: – небольшой лист тонкого картона или плотной бумаги высокого качества, на котором напечатаны основные сведения о ее владельце. – небольшой лист тонкого картона или плотной бумаги высокого качества, на котором напечатаны основные сведения о ее владельце. – своеобразный документ, используемый сторонами в ходе визита, в процессе деловых переговоров и приема гостей.

Функции визитной карточки 1. Представительская. Основное назначение визитной карточки – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. 2. Использование в качестве письменного послания. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров.

Два подхода к использованию визитных карточек: 1. Имидж владельца. Визитная карточка направлена на создание имиджа, ее владелец стремится подчеркнуть свою индивидуальность. Содержательная часть такой карточки большой роли не играет: она предназначена именно для визитов 2. Функциональность. Именно этот подход главенствует в мире бизнеса. Вusiness card (англ.) - деловая карточка, она является средством коммуникации и способствует установлению деловых контактов и отношений.

При изготовлении визитной карточки необходимо поставить перед собой три вопроса: Для чего нужны визитные карточки? Кому они предназначаются? Как ими будут пользоваться? Отвечая на них, будут определены функции и подходы к использованию визитной карточки.

3. Правила оформления визитных карточек. При оформлении визитки желательно обратить внимание на : Бумагу – должна быть высокого качества Бумагу – должна быть высокого качества Размер – наиболее применим 50 х 90 мм Размер – наиболее применим 50 х 90 мм Шрифт – легко читаем Шрифт – легко читаем Текст - краткий, ясный, информативный Текст - краткий, ясный, информативный Логотип – должен представлять фирму Логотип – должен представлять фирму

Примеры использования логотипа

Классический вид визитной карточки Название фирмы (организации, учреждения) Имя, Отчество, Фамилия Должность Адрес Телефон Факс Адрес электронной почты

Пример карточки с имитацией рваного края

Согласно психологии восприятия, визитная карточка должна выглядеть так:

4. Виды визитных карточек. Личная визитная карточка Личная визитная карточка На личной карточке печатаются: имя, отчество и фамилия. Телефонные номера, должности, адреса в ней не обязательны, но обычно указываются. Этот вид карточки используется, как правило, при знакомстве. Характеризуется достаточно свободным стилем исполнения.

Примеры личных визитных карточек

Деловая визитная карточка На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены: - имя (отчество) и фамилия - имя (отчество) и фамилия - название фирмы или организации (место работы) - название фирмы или организации (место работы) - должность владельца визитной карточки - должность владельца визитной карточки - полный почтовый адрес - полный почтовый адрес - служебный телефон, телефакс (телекс) - служебный телефон, телефакс (телекс) - адрес электронной почты - адрес электронной почты - уместно использование логотипа фирмы или организации. - уместно использование логотипа фирмы или организации.

Примеры деловой визитной карточки

В оформлении деловой визитки следует учесть ряд замечаний: Деловая визитная карточка может содержать указания на звание или титул владельца. Деловая визитная карточка может содержать указания на звание или титул владельца. При написании должности нужно указать область полномочий. Например, не «заведующий отделом», а «заведующий транспортным отделом». При написании должности нужно указать область полномочий. Например, не «заведующий отделом», а «заведующий транспортным отделом». Если визитная карточка печатается на иностранном языке, фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой. Пример: Andrei I. Semienov Если визитная карточка печатается на иностранном языке, фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой. Пример: Andrei I. Semienov

Представительская карточка Личная Личная На карточке указывают имя, отчество, фамилию. На таких карточках могут быть проставлены полное название фирмы, должности, профессия, почетные, ученые звания. Но не проставляют координаты – ни адрес, ни телефон. Карточку используют для представительских целей. Корпоративная визитная карточка Корпоративная визитная карточка Не содержит имен и фамилий. В ней указывается сфера деятельности фирмы, перечень услуг, контактные телефоны, адреса, карта проезда, используется фирменная символика. Такая визитка несет рекламный характер.

Примеры корпоративной визитной карточки.

Бедж. К семейству визитных карточек относятся "беджи". Их используют при проведении больших мероприятий - симпозиумов, конференций, совещаний. Бедж носят на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие. Бедж - единственная визитка, на которой уместно размещение фотографии человека рядом с его именем.

CD-визитки (CD-Card). Электронная визитная карточка - компакт- диск, выполненный в форме обычной визитной карточки. Электронная визитная карточка - компакт- диск, выполненный в форме обычной визитной карточки. Размер - 60 х 90 мм. Размер - 60 х 90 мм. На лицевой поверхности отпечатана вся информация, которая должна присутствовать на обычной визитной карточке. На лицевой поверхности отпечатана вся информация, которая должна присутствовать на обычной визитной карточке. На обратной стороне визитки - полноценная мультимедийная презентация На обратной стороне визитки - полноценная мультимедийная презентация

CD-визитки

5. Правила вручения визитных карточек. Хорошие манеры важнее добродетели. /Оскар Уайльд/ - Визитные карточки чаще всего вручают лично. - Визитные карточки чаще всего вручают лично. - При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. - При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. - В этикете действует принцип первоочередности. - В этикете действует принцип первоочередности.

При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, т.е. первым визитку подает подчиненный начальнику. Если социальный статус собеседников равный, первым вручает визитную карточку младший по возрасту. Если и должностное положение и возраст партнеров одинаковы, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек. Первым визитку подает мужчина женщине.

Символика международных обозначений Поздравление p.f. (pour feliciter) поздравления, на счастье p.f.v. (pour fair vizite) с желанием навестить p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel an) поздравления с Новым годом p.r.f.N.A. – посылают в ответ на поздравления с Новым годом p.f. (pour feliciter) поздравления, на счастье p.f.v. (pour fair vizite) с желанием навестить p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel an) поздравления с Новым годом p.r.f.N.A. – посылают в ответ на поздравления с Новым годом Благодарность. p.r. (pour remercier) выражения благодарности p.r. (pour remercier) выражения благодарности Соболезнование. p.c. (pour condoleance) выражение p.c. (pour condoleance) выражение соболезнования соболезнования p.p.p. (pour prendre part) выражения соболезнования и с готовностью помочь p.p.p. (pour prendre part) выражения соболезнования и с готовностью помочь

Символика международных обозначений Представление. p.p. (pour presenter) разрешите представиться – пишется в том случае, если посылающий визитку хочет представится какому-то лицу. Карточка посылается вместе с карточкой другого лица, уже знакомого с тем, кому посылающий отправляет свою визитку. В таком случае лицо, которому представили посылающего, присылает в ответ свою визитку. p.f.c. (pour feire connaissance) в честь прекрасного знакомства Прощание. p.p.c. (pour prendre conde) в знак прощания

6. Работа секретаря с визитными карточками. Все полученные визитки целесообразно систематизировать: - с учетом сферы деятельности их владельцев, - с учетом сферы деятельности их владельцев, - по организациям, - по организациям, - по алфавиту. - по алфавиту. Анализ визитных карточек может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет.

Анализ визитной карточки основывается на: материале носителя материале носителя способе печати способе печати логотипе логотипе цвете цвете мотиве создания мотиве создания

Учет визитных карточек. Обосновать расходы на визитки можно определенными документами: Приказ Приказ должностные инструкции должностные инструкции договор с организацией, которая делает визитки договор с организацией, которая делает визитки акт выполненных работ акт выполненных работ отчет об использованных визитках отчет об использованных визитках

Пример приказа: ООО «Актив» Приказ г. Москва О визитных карточках. О визитных карточках. Для обеспечения эффективной деятельности, представления организации на переговорах, заключения сделок в интересах организации Для обеспечения эффективной деятельности, представления организации на переговорах, заключения сделок в интересах организации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Изготовить визитные карточки для следующих сотрудников: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Изготовить визитные карточки для следующих сотрудников: Ф. И. О. - должность. Ф. И. О. - должность. 2. При оформлении визитных карточек учитывать, что их содержание должно быть направлено на представление фирмы в лице ее работника перед деловыми партнерами. Об этом должно свидетельствовать наличие наименования фирмы, ее реквизитов, служебных телефонов. 3. Возложить обязанность ежемесячного представления главному бухгалтеру отчета об использовании визитных карточек на пользователей. 2. При оформлении визитных карточек учитывать, что их содержание должно быть направлено на представление фирмы в лице ее работника перед деловыми партнерами. Об этом должно свидетельствовать наличие наименования фирмы, ее реквизитов, служебных телефонов. 3. Возложить обязанность ежемесячного представления главному бухгалтеру отчета об использовании визитных карточек на пользователей. 4. Затраты на изготовление визитных карточек признать производственными расходами в полном объеме в соответствии с п.п. 18 п.1. статьи 264 Налогового кодекса РФ. 4. Затраты на изготовление визитных карточек признать производственными расходами в полном объеме в соответствии с п.п. 18 п.1. статьи 264 Налогового кодекса РФ. Директор ООО «Актив» Волков И.В.Волков Директор ООО «Актив» Волков И.В.Волков

Отчет об использованных визитных карточках В соответствии с возложенными обязанностями при выполнении производственных заданий, обеспечения интересов предприятия ООО «Актив», я Ф.И.О. – должность, получил дата ________ визитные карточки в количестве ______ шт. За период с ______ по ______ мной было израсходовано ____ шт. За период с ______ по ______ мной было израсходовано ____ шт. подпись подпись

Вопросы для самоконтроля 1. Какие виды визитных карточек используются в деловых отношениях? 2. Какие рекомендации по оформлению визитной карточки вы знаете? 3. Какая информация может быть передана с помощью визитной карточки, используемой как письменное послание? 4. Вы получили визитную карточку или вам ее завезли. Ваши действия? 5. Сформулируйте достоинства и недостатки электронной визитной карточки.

6. Охарактеризуйте визитные карточки: какие функции выполняют, к какому виду относятся? 1.

2

3.