Стандарт ISO 9001:2000 в вузовской библиотеке Опыт 5 лет работы Научно-технической библиотеки Томского политехнического университета

Вызовы времени для вузов Развитие системы многоуровневого образования Интеграция в международное образовательное пространство Требование к качеству образовательного процесса Создание систем качества

Вызовы времени для библиотек Усиление конкуренции на рынке информационных услуг (развитие Интернета, книжного рынка) Корпоративное взаимодействие библиотек, использование корпоративных технологий и сервисов Требование к качеству библиотечного обслуживания Создание систем качества в библиотеках

Обеспечение качества Создание и внедрение СМК Обеспечение ее функционирования Повышение результативности СМК

Научно-техническая библиотека НТБ ТПУ – сертифицирована по всем разделам стандарта ISO 9001:2000 Область сертификации - предоставление информационно- библиотечных услуг Орган сертификации- компания NQA (National Quality Assurance) – ведущая мировая компания в области международной сертификации

Аудиты За 5 лет библиотека прошла сертификационный, надзорный, ресертификационный аудит Ежегодно - внутренние аудиты университета

СМК - новый подход к работе Изменение взглядов на: процессы документацию организационную структуру культуру взаимоотношений отношение к читателям отношение сотрудников к своим функциям

Начальные результаты Проработка всех технологических процессов и операций Определение взаимосвязей Определение индикаторов процессов

Основные направления Процессный подход Система документации Лидерство руководства Стратегическое и текущее планирование Проведение анализа со стороны руководства Обеспечение ресурсами Инфраструктура

Процессный подход Критерии Создание моделей процессов Описание процессов Готовность выполнения всех процессов Соблюдение технологической дисциплины Возможность выявления причин несоответствий Исправление несоответствий Подготовленность к нештатным ситуациям

Карта процессов

Процессы и подпроцессы 1. Комплектование фонда 1.1 – заказ изданий 1.2 –приобретение изданий 1.3 – учет изданий 1.4 – книгообеспеченность 2. Обработка изданий и организация СПА 2.1 – индексирование изданий 2.2 – формирование ЭК 3. Организация и хранение фонда 3.1 – расстановка изданий 3.2 – обеспечение сохранности единого библиотечного фонда 4. Обслуживание пользователей 4.1 – формирование БД пользователей 4.2 – обучение и консультации пользователей 4.3 – выполнение запросов пользователей

Модели процессов

Модель взаимодействия процессов

Управление основными процессами Назначены ответственные за процесс (хозяева) Разработаны 4 документированные процедуры на бизнес-процессы и 41 рабочая инструкция на технологические процессы и операции Подготовлено техническое и библиотечное оборудование Обеспечена компетентность сотрудников

Управление основными процессами Ведется контроль соблюдения технологических требований Проводятся мероприятия по предупреждению нештатных ситуаций Ведется мониторинг выполнения всего процесса, анализируется его результативность, определяется взаимосвязь с другими процессами Проводятся необходимые корректировки

Система документации Критерии Проверка утверждаемых документов на адекватность Использование сотрудниками актуализированных версий документов Работа сотрудников в соответствии с требованиями документации Быстрота поиска необходимых документов Составление записей по качеству в соответствии с требованиями документации

Система документации Документы упорядочены на предписывающие и подтверждающие 10 документированных процедур 14 положений об отделах 14 должностных инструкций 41 рабочая инструкция на технологические процессы и операции 13 форм записей по качеству

Система документации Разработана ДП НТБ Управление документацией Обеспечена идентификация каждого документа Изъятие и замена проводится через лист рассылки Все документы связаны между собой системой ссылок, проходят обязательную проверку на адекватность Сотрудники работают в строгом соответствии с принятой документацией

Лидерство руководства Критерии: Участие руководства в разработке политики и целей в области качества Предоставление руководством необходимых ресурсов Внутреннее информирование

Лидерство руководства Разработаны Миссия и Политика качества Цели библиотеки согласованы с целями университета Стратегическим планом НТБ является Комплексная программа развития (КПР) НТБ на гг. Проводятся текущие собрания и совещания с сотрудниками по вопросам качества: еженедельные планерки, заседания Совета дирекции, Совета по качеству НТБ Оформлен информационный стенд СМК

Стратегическое и текущее планирование Критерии: Определение целей на перспективу Планирование объемов работ Планирование ресурсов Распределение их по годам

Стратегическое и текущее планирование На основе КПР разрабатываются цели в области качества на каждый текущий год, декомпозируются и детализируются в планах отделов Цели реальные и достижимые, с индикаторами их выполнения (статпоказатели) и обеспечением материальных (оборудование), финансовых (бюджет) и человеческих (штат) ресурсов

Стратегическое и текущее планирование Анализ результатов работы секторов и отделов включается в отчет План и отчет каждого отдела представлен в формате единого документа В обязательном порядке просчитывается бюджет рабочего времени и объемы работ в соответствии с установленными нормами Общий план-отчет по НТБ утверждается проректором

Проведение анализа со стороны руководства Критерии: Наличие необходимой документации Регулярность сбора информации Постоянный анализ со стороны руководства Выявление потенциальных потребностей пользователей

Проведение анализа со стороны руководства Источники анализа : планы и отчеты отделов выполнение процессов бюджет рабочего времени по отделам, сотрудникам результаты внешних и внутренних аудитов По результатам анализа проводится изменение : объемов работ численного состава персонала в отделах структуры библиотеки в целом Определяются возможности для улучшения работы на : планерках заседаниях Совета дирекции заседаниях Совета по качеству

Проведение анализа со стороны руководства Источники анализа потребностей пользователей: День кафедры Неделя факультета анкеты опросы Книги отзывов и предложений стенд «Ваш вопрос - наш ответ» Гостевая книга на сайте Анализ проводит отдел библиотечного маркетинга, отчет заслушивается на дирекции два раза в год Принимаются меры по исправлению недостатков и улучшению работы

Обеспечение ресурсами Критерии: Компетентность персонала Повышение квалификации сотрудников

Обеспечение ресурсами Образование сотрудников Обучение на рабочих местах, стажировки в отделах вновь принятых сотрудников ДП НТБ Повышение квалификации Индивидуальный учет по всем формам обучения и повышения квалификации Результат: отсутствие текучести кадров в НТБ минимум технологических ошибок взаимозаменяемость сотрудников равномерное распределение нагрузки среди персонала

Инфраструктура Критерии: Наличие необходимых обслуживающих устройств Проведение технического обслуживания Предоставление сотрудникам эргономических рабочих мест

Инфраструктура Оборудование: 242 персональных компьютера (67- для персонала) принтеры, сканеры, плоттер сканеры штрих-кодов ламинаторы ксероксы Проводится постоянное техническое обслуживание Сотрудникам предоставляются удобные рабочие места, обеспечены условия для отдыха и обеда

Другие факторы Достаточное финансирование на закупку литературы Модернизация оборудования Материальное стимулирование сотрудников Понимание и тесное взаимодействие с руководством университета

Результат Наличие эффективной системы управления, позволяющей максимально быстро реагировать на меняющиеся условия, на внешние и внутренние факторы Проводимые аудиты, постоянный анализ работы системы и выполнение ее основного принципа - постоянное улучшение - служат хорошим стимулом для ее развития и совершенствования всех процессов

Достаточно просто Миссия, политика и цели в области качества Статистика Документация Анализ со стороны руководства Обеспечение ресурсами, управления, инфраструктурой и производственной средой

Сложно Определение основных процессов деятельности Определение их индикаторов Оценка удовлетворенности пользователей Критерии результативности и эффективности СМК Несоответствия, корректирующие и предупреждающие действия

Самое необходимое сейчас Активно обмениваться практическим опытом работы!

Спасибо за внимание! Контактная информация – Размарилова Наталья Ивановна, заместитель директора НТБ ТПУ (3822) ,