1 Опыт использования СЭД DocsVision в ОАО «СК Прогресс-Гарант» Анатолий Кузнецов Начальник Управления Информационных технологий ОАО «СК Прогресс-Гарант»

2 О компании Страховая Группа "Прогресс" - это ОАО "СК "Прогресс-Гарант" Образована в 1994 году Лицензия ФССН 3670 Д от Страховая компания предоставляет своим клиентам полный комплекс страховых услуг - 74 вида страхования 49 региональных подразделений. ЗАО "СО "Прогресс" Лицензия Министерства финансов 4551Д от СО "Прогресс" специализируется на долгосрочном накопительном страховании жизни. ООО "Прогресс-Мед" Образована в 2002 году Лицензии МДКЗ 16921/ ; 16921/8380 Медицинская компания "Прогресс-Мед" осуществляет сквозной контроль качества медицинских услуг, предоставляемых клиентам СГ "Прогресс" лечебно-профилактическими учреждениями по программам добровольно- медицинского страхования. Клиенты: более частных лиц и предприятий различных отраслей промышленности и сферы услуг. В 2007 году СК «Прогресс-гарант» вошла в группу Allianz - одну из ведущих страховых компаний и поставщиков финансовых услуг в мире.

3 Этапы развития электронного документооборота в компании Первый этап – автоматизация Управления делами и электронное согласование внутренних документов 2006-Выбор платформы, техническое задание, договор с партнером по внедрению, внедрение системы, доработка по результатам эксплуатации – Промышленная эксплуатация, жалобы пользователей (2 месяца) Жалобы бестолковых(постоянно), нормальная рутина Второй этап – автоматизация Урегулирования убытков автострахования Осознание необходимости переноса технологий электронного документооборота на основные бизнес процессы. Начало нового проекта по урегулированию убытков автострахования 2009 – внедрение проекта ЭКД (Электронная карточка дела) для урегулирование убытков автострахования 2010 – Расширение границ проекта ЭКД(Выплаты на основе ЭКД) Не ставим космические цели Только реальные

4 Организация электронного согласования документов Создание базы данных электронных копий согласованных договоров с контрагентами и внутренних документов Хранение в базе данных мнений каждого участника согласования Автоматизация деятельности Управления делами Создание базы данных входящей и исходящей корреспонденции Отказ от бумажных служебных записок Контроль исполнения поручений правления и руководителей компании Наглядное прохождение служебных записок Автоматизация вспомогательных офисных бизнес процессов компании Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап) Цели проекта

5 Основной заказчик проекта - руководитель компании Готовность и желание персонала управления делами работать с автоматизированной системой Достаточные навыки руководителей высшего и среднего звена для работы с автоматизированной системой Типовые бизнес-процессы, позволяющие воспользоваться готовым специализированным программным обеспечением Невысокая стоимость специализированного программного обеспечения В компании были все условия для успешной реализации проекта Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап) Условия для начала

6 Наличие работающего дистрибутива Приемлемая стоимость программного обеспечения Максимально возможное тестирование на предмет соответствия собственным бизнес-процессам Анализ возможности дальнейшего развития системы на выбранной платформе Архитектура программного обеспечения Среда разработки дополнительных приложений Простота установки обновлений на клиентских рабочих местах Отсутствие необходимости постоянного наблюдения системного администратора за системой После тестирования был выбран продукт DocsVision Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап) Выбор программного обеспечения

7 Разработка Технического Задания Состав реквизитов справочников Нумерация документов Описание постоянных маршрутов движения документов Система администрирования и права пользователей системы Заключение договора на установку программного обеспечения, первоначальную настройку и обучение персонала компании Разработка подробнейших инструкций по всем бизнес-процессам для работы с программой Обучение сотрудников компании Приказ по компании о начале внедрения Подготовка завершена в марте 2006 г. Подготовка внедрения Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап)

8 Есть база данных входящей и исходящей корреспонденции; Работает механизм назначения заданий ; Есть механизм контроля исполнительской дисциплины; Автоматизация деятельности Управления Делами Есть база данных с версиями и мнениями по документу всех согласующих: Организация электронного согласования Появились опыт и понимание как можно развивать систему электронного документооборота Есть желание распространить существующую технологию на филиалы; Есть желание автоматизировать основные бизнес процессы С ростом периода использования системы возможности ее начинают использоваться полнее Поиск документов двух -трехлетней давности стал гораздо легче Умным стало работать легче. Электронный документооборот на платформе Docsvision (Электронное согласование) Цели проекта достигнуты

9 Первый этап – автоматизация Управления делами и электронное согласование внутренних документов 2006-Выбор платформы, техническое задание, договор с партнером по внедрению, внедрение системы, доработка по результатам эксплуатации – Промышленная эксплуатация, жалобы пользователей (2 месяца) Жалобы бестолковых(постоянно), нормальная рутина Второй этап – автоматизация Урегулирования убытков автострахования Осознание необходимости переноса технологий электронного документооборота на основные бизнес процессы. Начало нового проекта по урегулированию убытков автострахования 2009 – внедрение проекта ЭКД (Электронная карточка дела) для урегулирование убытков автострахования 2010 – Расширение границ проекта ЭКД(Выплаты на основе ЭКД) Не ставим космические цели Только реальные Этапы развития электронного документооборота в компании

10 Создание средств формирования и коллективной работы с базой данных электронных копий отсканированных документов прикладываемых к делу по урегулированию убытка Создание технологий автоматического направления заданий по делу в согласующие подразделения Создание базы данных для автоматического сбора статистических данных по длительности этапов бизнес процесса урегулирования убытка Построение для руководителей управления урегулирования убытков автострахования(УУА) автоматизированной и оперативной системы контроля за состоянием и движением(согласованием) дела по убытку. Создание системы регламентирования времени обработки дела (формирования, согласования) и автоматическое уведомление руководителей УУА о нарушении нормативных сроков отдельных этапов бизнес-процесса урегулирования убытка. Создание средств быстрого поиска дела по убытку и привязанных к нему файлов. Автоматизация одного из основных бизнес процессов компании Цели проекта Электронный документооборот на платформе Docsvision (Второй этап)

11 Основной заказчик проекта - руководитель компании отвечающий за урегулирования убытков Ясное понимание руководящего состава управления, что далее без подобной системы работать станет еще трудней Достаточные навыки руководителей высшего и среднего звена для работы именно в среде Docsvision Есть положительный опыт работы с партнером по внедрению и невысокая стоимость доработки специализированного программного обеспечения Наверное мы как могли максимально снизили риски проекта. Условия для начала Электронный документооборот на платформе Docsvision (Урегулирование убытков автострахования)

12 Разработка Технического Задания Прямое и непосредственное участие сотрудников Управления урегулирования убытков автострахования. Структура карточки дела Описание условных маршрутов движения документов Система администрирования и права пользователей системы Интеграция с основной бэкофисной системой Заключение договора на доработку программного обеспечения, первоначальную настройку и обучение персонала компании Тестовая эксплуатация Доработка программного обеспечения по результатам тестовой эксплуатации Приказ по компании о начале внедрения Подготовка завершена в марте 2009 г. Подготовка внедрения Электронный документооборот на платформе Docsvision (Урегулирование убытков автострахования)

13 Умным стало работать легче. Цели проекта достигнуты Цели проекта: Создание средств формирования и коллективной работы с базой данных электронных копий отсканированных документов, приложенных к делу по урегулированию убытков. Создание средств формирования и коллективной работы с базой данных фотографий и графических изображений, приложенных к делам по урегулированию убытков. Создание технологий автоматического направления заданий по делу в подразделения, участвующие в урегулировании убытка и контроля их исполнения. Создание базы для автоматического сбора статистических данных по длительности бизнес-процесса урегулирования убытка и составляющих его этапов. Построение для руководителей УУА автоматизированной и оперативной системы контроля за состоянием и движением(согласованием) дела по убытку. Создание системы регламентирования времени обработки дела (формирования, согласования) и автоматическое уведомление руководителей УУА о нарушении нормативных сроков отдельных этапов бизнес-процесса урегулирования убытка. Создание средств быстрого поиска дела по убытку и привязанных к нему файлов. Электронный документооборот на платформе Docsvision (Урегулирование убытков автострахования)

14 Электронный документооборот на платформе Docsvision

15 Сервер базы данных. Bl460C под ОС VmWare Esx 3.5 Win Server 2003 R2 (64) MS SQL V.8 (64) ОЗУ 8 Гб. 4 проц. по 3 Мгц, Хранилище EVA сервера приложений. - Виртуальный (пользователи 1- го этапа) - «железный» ( пользователи 2 - го этапа) Электронный документооборот на платформе Docsvision (Урегулирование убытков автострахования) Файловый сервер (для хранения выгруженных графических файлов после окончания урегулирования убытка) Техническая платформа Электронный документооборот на платформе Docsvision Panasonic KV-S1025C

16 Спасибо за внимание !