Тема 16. Формы унификации. Преподаватель – к.полит.н., доцент Н.А. Царева Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС

План типовой текст анкета таблица трафаретный текст графики диаграммы

Рекомендуемая литература 1. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев, Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.- Новосибирск Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция.- Ростов н/Д., Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2003.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности; переменная - индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

В тексте документа сведения могут быть представлены в одном из пяти видов: Прозаический вид. Анкетный Списковый вид Изобразительный вид Трафаретный вид сведений.

Прозаический вид. Сведения представляются в виде таких синтаксических единиц, как предложение, прозаическая строфа, фрагмент, или их совокупностей. Прозаическая строфа – это сочетание нескольких тесно взаимосвязанных по смыслу и синтаксически предложений, представляющих собой более полное по сравнению с отдельным предложением развитие мысли. Фрагмент – это две или несколько прозаических строф, объединенных развитием одной темы (или ее аспекта) и связанных с помощью специальных синтаксических средств. Пример. «Ведущий специалист, проработавший в общем отделе 7 лет, не удовлетворен руководством отдела. Он отмечает, что высокий уровень профессионализма сочетается у руководителя с авторитарными методами и грубым отношением к подчиненным».

Анкета это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос ответ». Значение сведения или группа значений, соответствующие названию, передаются любыми грамматическими конструкциями (слова, словосочетания, предложения …).

Списковый вид Сведения представляются в виде списка, состоящего из пунктов. Все пункты списка одинаковы по структуре (составу элементов, из которых состоит пункт). Структура пункта строится из элементов различного типа, наиболее распространенными из которых являются: Метка пункта. Она обязательна, используется для выделения пункта и может обозначаться каким-либо условным знаком или порядковым номером; Текст пункта - может иметь любой вид. Пример 1. текст пунктов имеет анкетный вид. Ваша должность – ведущий специалист. Сколько лет работаете в общем отделе - 7 лет. Пример 2. Повестка дня собрания (текст пунктов прозаического вида). 1. Доклад заместителя мэра города Ромова Е. Н. «О подготовке объектов города к отопительному сезону». 2. «О состоянии водоснабжения промышленной зоны города». Доклад главного инженера ГУП «Водоканал» Выскубова С.А.

Изобразительный вид. Используются различные изображения: рисунки, фотографии, чертежи, таблицы, диаграммы, графики и схемы. Но наиболее часто используются таблицы, схемы, диаграммы и графики. Таблица это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков. Схема - это структурное представление каких–либо сведений о среде управления. Диаграмма изображает соотношения каких-либо величин. График изображает изменение характеристик среды управления во времени.

Трафаретный вид сведений. Трафарет это форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией. Это заранее составленный элемент текста документа, который воспроизводится без изменения во всех текстах однотипных документов. Например, в доверенности используется трафарет, передающий название сведения. «Доверенность действительна по «____» ___________ 2010 г.»

Вопросы для самопроверки знаний 1. Перечислите формы унификации текста документа. 2. В чем заключается метод унификации. 3. Охарактеризуйте прозаический вид унификации текста. 4. Охарактеризуйте списковый вид унификации текста. 5. Охарактеризуйте анкетный вид унификации текста. 6. Охарактеризуйте трафаретный вид унификации текста. 7. Охарактеризуйте изобразительный вид унификации текста.