Докладчик Должность Наименование мероприятия Дата и место проведения мероприятия Учет проектов в 1С:Документооборте Докладчик: Лохтин Т.О. ООО «ФАКТОР АЙ-ТИ»

2 Для чего нужен учет проектов в 1С:Документообороте Механизм проектов позволяет: вести учет данных в разрезе проектов (входящих, исходящих и внутренних документов, файлов, бизнес-процессов, задач, мероприятий и проч.), задавать иерархическую структуру проекта, автоматизировать исполнение проекта, контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом, вести учет трудозатрат в разрезе проектов, получать отчетность по проектам, загружать данные о проектах из Microsoft Project.

3 Включение учета по проектам Включение учета по проектам выполняется в настройках системы при помощи флага Вести учет по проектам. При этом автоматически будут установлены настройки: «Вести учет плановых трудозатрат в бизнес-процессах», «Вести учет фактических трудозатрат».

4 Учет всех данных в разрезе проектов После включения учета по проектам в объектах системы появится реквизит Проект, который позволяет отнести объект к нужному проекту. В списках и отчетах появится колонка Проект и быстрые отборы по проекту. Это позволяет получить, например, список всех документов или файлов по некоторому проекту.

5 Карточка проекта В карточке фиксируются основные атрибуты проекта: Название. Руководитель. Заказчик. Сроки. Команда проекта. Состояние, и проч.

6 Проектная задача Конкретные работы, которые должны быть выполнены в рамках проекта, задаются при помощи проектных задач. Проектные задачи образуют иерархическую структуру работ проекта.

7 Иерархическая структура работ

8 Расчет календарного плана проекта Система автоматически рассчитывает плановые даты проектных задач исходя из: длительности задачи, указанных предшественников, указанных ограничений.

9 Диаграмма Ганта

10 Исполнение плана проекта Для выполнения проектных задач используются процессы. На основании проектной задачи можно создать: основной процесс (используется для исполнения проектной задачи), вспомогательный процесс (не относится непосредственно к исполнению проектной задачи).

11 Основные процессы Основной процесс – это процесс, предназначенный для исполнения проектной задачи. При создании основного процесса на основании проектной задачи в карточке процесса будут заполнены следующие поля: наименование, описание, срок, проект, задача, плановые трудозатраты, исполнители.

12 Вспомогательные процессы Вспомогательный процесс – это процесс, который не служит для достижения целей задачи или самого проекта. При создании на основании в карточке вспомогательного процесса будет автоматически заполнено поле Предмет.

13 Учет трудозатрат по проекту При выполнении задачи пользователь указывает фактические трудозатраты на реализацию данной задачи. Указанные трудозатраты будут отнесены на проект (проектную задачу), по которому выполнялся процесс. Для этого используются команды Начать хронометраж и Указать трудозатраты в командной панели формы задачи.

14 Учет трудозатрат по проекту Другой способ указать трудозатраты по проекту (проектной задаче) – отметить их в документе Ежедневный отчет. В строке документа пользователь указывает, к какому проекту относятся указанные затраты времени. Система контролирует, чтобы исполнитель не мог отнести свои трудозатраты на задачу, в которой он не запланирован.

15 Учет трудозатрат по проекту Отнесенные таким образом трудозатраты позволяют: анализировать трудозатраты по проекту, сравнить плановые и фактические трудозатраты, выявлять превышение запланированных трудозатрат.

16 Права на проекты Чтение: по умолчанию право имеют все пользователи, можно ограничить при помощи Грифа доступа, Организации и Рабочей группы проекта, если заполнена рабочая группа проекта, то увидеть проект смогут только участники рабочей группы. Создание: доступно только пользователям, входящим в группу доступа Руководители проектов. Изменение: доступно только пользователю, указанному в карточке проекта как руководитель.

17 Отчеты по проектам Список проектов. Динамика проектов. Справка по руководителям проектов. План-факт по трудозатратам.

18 Отчеты по проектным задачам Текущее состояние проектных задач. Задачи, которые скоро должны начаться. Задачи, которые скоро должны закончиться. План-факт по срокам. План-факт по трудозатратам.

19 Загрузка из Microsoft Project