Проблематика специализированных бизнес-процессов электронного документооборота в зависимости от задач организации Игорь Городничев Директор направления портальных технологий и систем документооборота РБК СОФТ

Рассматриваемые организации крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги); банки; организации, специализирующиеся на юридической деятельности; строительные организации.

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги)

Специфические особенности : Распределенная структура организации – увеличивает сроки взаимодействия Некоторая автономность дочерних организаций – несвоевременное предоставление информации об обновлении структуры Сложный учет текущей информации о полной структуре Разрозненная работа юридических отделов каждой организации Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги)

Возникающие управленческие трудности: Недостаточная скорость реагирования на внешние факторы Отсутствие возможности оперативно получить актуальную информацию об организации в целом «Накладки» при реорганизации структуры холдинга Длительное время разработки общих документов Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги)

Функциональность: Централизованное хранилище информации об организациях Хранение как метаданных, так и документов организации История изменений по каждому атрибуту Проверка пересечений информации среди всех организаций (по гендиректору, по бухгалтерии) Контроль исполнения процессов реорганизации Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги)

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Список заявок на реорганизацию структуры

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Карточка «Согласование»

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Контроль исполнения заявки

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Перевод заявки в статус «Исполнено»

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Список предприятий

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Предприятие: история по каждому атрибуту

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Пересечения по сотрудникам

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Пересечения по сотрудникам: результат

Крупные организации со сложной разветвленной структурой (холдинги) Предприятие: поисковая карточка

Банки Современные тенденции развития рынка кредитования: Развитие банковского сектора Постоянный рост объемов выдаваемых кредитов Развитие бизнеса влечет увеличение объема работы, числа рассматриваемых кредитных заявок

Банки Возникающие трудности: Большие объемы хранения бумажной информации «под рукой» (в случае электронного хранилища в центральном аппарате бумажные документы можно хранить дешевле в удаленном месте) Длительное время принятия решений Отсутствие возможности оперативно обратиться к истории любого процесса Недостаток качества клиентского сервиса на фоне конкурентов

Функциональность: Централизованное хранилище информации о кредитных заявках Хранение как метаданных, так и документов по заявке Поиск и контроль повторной заявки на кредит Контроль исполнения процессов выдачи кредита Банки

Решение для банков Рабочее место сотрудника

Решение для банков Карточка заявки, закладка «Общая информация»

Решение для банков Карточка заявки, закладка с заключениями экспертов

Решение для банков Карточка заявки, закладка «Оформление кредита»

Решение для банков Документы по кредитной заявке

Современные тенденции развития рынка: Рост доли рынка услуг Появление новых консалтинговых компаний Укрупнение и слияние компаний на рынке Юридические организации

Специфика деятельности: Проектная деятельность Использование знаний и опыта Результат оказания услуг - документ Большое количество однотипных проектов

Юридические организации Этапы автоматизации: Создание единого информационного поля корпоративное хранилище – инструмент для совместной работы Автоматизация бизнес-процессов над хранилищем электронный документооборот – средство сокращения непроизводственных затрат времени

Юридические организации Функциональность: Единое хранилище данных для осуществления работы по проектам Постоянный учет и контроль статуса документов Подсистема «Коммерческие предложения» Подсистема «Договоры» Подсистема «Клиенты» Подсистема «Сотрудники компании»

Юридические организации Функциональность (продолжение): Подсистема «Учет рабочего времени» Справочники Безопасность и права доступа Быстрый поиск накопленных знаний Автоматизация обеспечивающих процессов: входящие, исходящие, согласование Дополнительные модули: библиотека

Юридические организации Проектная деятельность

Юридические организации Поисковая карточка

Юридические организации Согласование

Юридические организации Входящие/исходящие документы

Юридические организации Учет рабочего времени

Строительные организации Специфика деятельности: Жесткие требования и контроль деятельности со стороны различных организаций Динамика изменения финансовых показателей Большое количество документации при строительстве Большое количество подрядчиков на проекте Потребность хранения для возможной выдачи клиенту через существенное время проектной документации как своей, так и документации подрядчиков

Строительные организации Функциональность: Хранение документов, появляющихся в процессе полного жизненного цикла строительства Хранение учетной информации (платежи, закупки, информация о подрядчиках)

Строительные организации Внешний вид рабочего места

Строительные организации Карточка Объекта, закладка «Общая информация»

Строительные организации Карточка Объекта, закладка «Платежи»

Строительные организации Карточка Объекта, закладка «Закупки»

Строительные организации Карточка Объекта, закладка «Выполненные работы»

Строительные организации Карточка Объекта, закладка «Ответственные лица»

Строительные организации Карточка Объекта, закладка «Подрядчики»

Строительные организации Карточка Объекта, закладка «Контрольные события»

Строительные организации Список папок и документов по строительному объекту

Вопросы Спасибо за внимание! Компания «РБК СОФТ» , г.Москва, ул. Профсоюзная, д.78 Тел.:+7 (495) Факс: +7 (495)