Наименование мероприятия Дата и место проведения мероприятия Докладчик Должность Наименование мероприятия Дата и место проведения мероприятия Визы согласования ООО «ФАКТОР АЙ-ТИ» Докладчик: Лохтин Т.О.

2 Понятие визы В делопроизводстве: виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

3 Для чего нужны визы согласования Визы согласования позволяют: сразу из карточки документа увидеть, кем и когда согласован документ, или почему не согласован; в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее, и высказанные из других бизнес- процессов; отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе; отразить согласование, если в системе не используется подсистема Совместная работа и бизнес-процесс Согласование; сформировать и распечатать лист согласования из карточки документа; подтвердить факт согласования электронно-цифровой подписью.

4 Карточка визы согласования В карточке визы согласования фиксируется: Согласующее лицо, Результат согласования: согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями. Комментарий, Дата согласования, Кто установил результат согласования, Автор визы.

5 Настройка использования виз Для включения и отключения механизма виз используется настройка Использовать визы согласования в форме настроек системы.

6 Режимы работы с визами Визы согласования могут вноситься вручную или автоматически. Работа с визами в ручном режиме может применяться в случаях: если согласование выполняется вне системы (с помощью электронной почты и т.п.), если не используется подсистема Совместная работа и бизнес-процесс Согласование, если требуется откорректировать результат согласования, проведенного с помощью бизнес-процесса. Работа с визами в автоматическом режиме заключается в автоматическом формировании виз из бизнес-процесса Согласование: при создании задачи «Согласовать» выполняется добавление визы в документ, при выполнении задачи «Согласовать» в визе отмечается результат и дата согласования.

7 Работа с визами в ручном режиме Возможные действия с визами в ручном режиме: добавление записи визы; указания результата согласования: в том числе за исполнителя. изменение записи визы; удаление записи визы; изменение результата согласования; помещение визы в историю.

8 Ручное изменение автоматически созданных виз Визы могут быть созданы автоматически из задач БП «Согласование». В такой визе видна ссылка на задачу, которая ее сформировала. Если в такой визе еще не указан результат согласования, то установить его вручную нельзя (он будет установлен из задачи). Можно вручную изменить результат после завершения процесса, например, отказаться от ошибочного решения.

9 Работа с визами в автоматическом режиме В автоматическом режиме: визы создаются при работе бизнес-процесса Согласование; результат согласования автоматически фиксируется в визе при выполнении задачи; таким образом в карточке документа отображаются сведения о согласовании, выполняемом при помощи бизнес-процессов.

10 Старт нового согласования При старте бизнес-процесса Согласование возможно несколько вариантов: по документу раньше не было согласований, виз согласований по документу нет; в визах уже есть какой-то результат согласования, который был накоплен ранее, и запускается согласование, чтобы добавить мнение еще некоторых лиц; в визах уже есть какой-то результат, который был накоплен ранее, и запускается согласование, чтобы заменить предыдущий результат.

11 Старт нового согласования Поэтому при страте бизнес-процесса Согласование система анализирует текущие визы документа: если в визах есть ранее накопленные результаты согласования других пользователей, то программа предложит либо поместить визы в Историю согласования, либо оставить их актуальными; если в визах согласуемого документа уже есть ранее накопленные результаты согласования тех же самых исполнителей, то они будут перемещены в Историю согласования.

12 История согласования Визы старых циклов согласования сохраняются в истории согласования. Историю виз можно использовать для анализа хода согласования документа, для разбора спорных ситуаций. Удалять или изменять записи в истории виз запрещено.

13 Печать листа согласования Из карточки документа доступна печать листа согласования. В печатную форму листа согласования выводятся все актуальные визы, представленные в списке.

14 Электронно-цифровая подпись Реализована возможность подписать визу электронно- цифровой подписью: Подписывается только факт и результат согласования, сам документ и его файлы не подписываются. После подписи виза становится недоступной для изменения.

15 ЭЦП в бизнес-процессе «Согласование» Подпись визы доступна также из бизнес-процесса Согласование. В карточке бизнес-процесса необходимо установить флаг Подписывать ЭЦП при согласовании. При выполнении задачи система автоматически предложит подписать визу согласования, созданную из данной задачи.

Наименование мероприятия Дата и место проведения мероприятия Докладчик Должность Наименование мероприятия Дата и место проведения мероприятия Визы согласования Спасибо за внимание! ООО «ФАКТОР АЙ-ТИ» Докладчик: Лохтин Т.О.