2 Основная цель проекта: оптимизировать затраты на инфраструктуру печати. оптимизировать затраты на инфраструктуру печати. Основные задачи проекта: определить структуру и состояние парка периферийной техники; определить структуру и состояние парка периферийной техники; определить издержки на систему печати в целом; определить издержки на систему печати в целом; установить какое воздействие оказывает система печати на производительность пользователей; установить какое воздействие оказывает система печати на производительность пользователей; рационально использовать основные ресурсы компании. рационально использовать основные ресурсы компании. Цели и задачи проекта

3 Методика JetCAPS AT Методика JetCAPS AT В проекте была применена методика оценки стоимости владения парком принтеров JetCAPS AT (Assessment Tool). Методика разработана консорциумом JetCAPS совместно с Хьюлетт-Паккард и входит в глобальную программу управления HP - Total Print Management. Диаграмма затрат на печать на предприятиях с большим бумажным документооборотом по данным аналитических компаний Gartner и IDC. Предполагаемое сокращение затрат на инфраструктуру печати при полном внедрении системы JetCAPS AT. Аппаратное обеспечение обеспечение Программноеобеспечение Услуги HP Total Print Management

4 Принцип работы системы JetCAPS AT Пользователь печатает на существующей в ОС Windows или Linux очереди печати в «обычном режиме» (1) Структурная схема системы Клиент, установленный на рабочей станции, осуществляет сбор информации о процессах печати и передает ее на сервер MegaTrack (2) Сервер MegaTrack обрабатывает информацию и сохраняет ее в базе данных (3) Зарегистрированные пользователи получают информацию с помощью веб-интерфейса системы (5) Настройка, администрирование и создание отчетов осуществляется администратором через веб-интерфейс системы (4) Веб-интерфейс взаимодействует с базой данных системы (6)

5 Система JetCAPS AT предполагает активное использование ряда специализированных программных продуктов, таких как: Система JetCAPS AT предполагает активное использование ряда специализированных программных продуктов, таких как: Программное обеспечение, используемое системой JetCAPS AT Программное обеспечение, используемое системой JetCAPS AT MegaTrack MegaTrack HP Web JetAdmin HP Web JetAdmin

6 MegaTrack С помощью MegaTrack возможно: создавать более 200 стандартных отчетов с возможностью создания собственных отчетов о процессах печати; создавать более 200 стандартных отчетов с возможностью создания собственных отчетов о процессах печати; квотировать печать; квотировать печать; гибко настраивать стоимость отпечатанного листа в соответствии с типом принтера, форматом документа, использованием цвета, дуплекса. гибко настраивать стоимость отпечатанного листа в соответствии с типом принтера, форматом документа, использованием цвета, дуплекса.

7 Примеры отчетов MegaTrack

8 HP Web JetAdmin HP Web JetAdmin Web JetAdmin позволяет: наблюдать статус принтера и уровень тонера в наблюдать статус принтера и уровень тонера в реальном времени. реальном времени. удаленно управлять принтерами; удаленно управлять принтерами; диагностировать всю систему печати через один диагностировать всю систему печати через один пульт управления; пульт управления;

9 Пример отчета HP Web JetAdmin

10 Результаты анализа коммерческого центра Результаты анализа коммерческого центра оборудование не всегда используется в соответствии с рекомендуемыми нагрузками. За время проведения проекта в административном здании коммерческого центра были получены данные по 231 пользователю. За 2 месяца на 197 устройствах ими было напечатано свыше страниц. Соотношение локальных и сетевых печатающих устройств абсолютное большинство принтеров не подключены к сети; Использование специальных возможностей принтеров возможности принтеров (двусторонняя печать, режим сохранения тонера) используются крайне редко; Соотношение отпечатанных листов формата А3 к общему числу напечатанных страниц на устройствах, поддерживающих печать формата A3 низкая потребность печати формата А3; Распределение принтеров и МФУ по производителям парк оборудования состоит из большого количества моделей различных производителей; Соотношение устройств старше и моложе 3 лет половина устройств морально и физически устарела;

11 Вариант оптимизации принтерного парка коммерческого центра Текущая инфраструктура Предлагаемая инфраструктура МоделиКол-во Brother MFC-4800 Brother MFC Brother MFC-7420 Brother MFC Brother MFC-7820N Brother MFC-7820N20 Brother MFC-8840D Brother MFC-8840D10 Brother MFC-8860DN Brother MFC-8860DN10 Brother MFC-9180 Brother MFC Brother MFC-9660 Brother MFC HP LaserJet 5100 HP LaserJet HP LaserJet 6L HP LaserJet 6L20 HP LaserJet 6P HP LaserJet 6P10 HP LaserJet 9050 HP LaserJet HP Color LaserJet 4500 HP Color LaserJet Konica 7040 Konica Konica 7130 Konica Konica IP-422 Konica IP Xerox DocuPrint P8ex Xerox DocuPrint P8ex17 ВСЕГО197МоделиКол-во HP Color LaserJet 2600 HP Color LaserJet HP LaserJet P3005 HP LaserJet P HP LaserJet M3027MFP HP LaserJet M3027MFP HP LaserJet M5035MFP HP LaserJet M5035MFP5 HP LaserJet 1022N HP LaserJet 1022N15 ВСЕГО75 >>> Политика печати Происходит сокращение количества устройств печати с 197 до 75, что равно 60%. Расчёт стоимости предлагаемого решения МодельКол-во Прогнозируемое (рекомендуемое) кол-во страниц в год на одно устройство Стоимость страницы из расчета тонера Стоимость страницы с учётом амортизации и объема печати Общая стоимость печати CLJ 2600 CLJ LJ P3005 LJ P LJ M3027MFP LJ M3027MFP LJ M5035MFP LJ M5035MFP LJ 1022N LJ 1022N ВСЕГО Оптимизация позволит сократить расходы на печать с текущих рублей в год до рублей, что составит 11,5% экономии за один год. Если принять во внимание расходы, связанные с обслуживанием и ремонтом принтеров, то затраты сократятся с рублей до рублей в год и экономия тогда составит 61%. При расчете на 5 лет общая экономия только для административного здания коммерческого центра может составить до рублей. Задумайтесь! Какая будет экономия при оптимизации всего принтерного парка комбината – 3500 устройств? Категории и группы пользователейПринтер или МФУФункциональные возможности Руководство Компании Персональный принтер или МФУ Монохромная печать; копирование; факс – в зависимости от бизнес необходимости. Руководители структурных подразделений Заместители руководителей структурных подразделений Сотрудники, работа которых связана с продажей, а также обслуживанием клиентов Компании на рабочее место каждого сотрудника на один кабинетМФУ Монохромная печать, копирование, факс, сканирование. Группы, отделы всех остальных структурных подразделений до 10 человек Сетевой высокопроизводительный принтер и/или МФУ Монохромная печать, копирование, факс, сканирование. 1 устройство от 3 до 10 человек. Отделения, этажи остальных структурных подразделений от 10 человек до 30 человек Несколько сетевых высокопроизводительных принтеров и/или МФУ Монохромная печать, копирование, факс, сканирование. 1 устройство от 5 до 20 человек. Цветная печать – на структурные подразделения или на этаж Сетевой высокопроизводительный принтер и/или МФУ Если имеется бизнес необходимость.

12 Выводы по проекту На уровне служб, ответственных за эксплуатацию парка принтеров: контролировать эксплуатационные контролировать эксплуатационные характеристики печатающих устройств, уровень характеристики печатающих устройств, уровень расходных материалов; расходных материалов; быстро диагностировать и устранять быстро диагностировать и устранять неисправности. неисправности. На уровне среднего руководящего звена: анализировать расходы и загрузку оборудования; анализировать расходы и загрузку оборудования; располагать данными об объемах печати располагать данными об объемах печати отдельных сотрудников, групп, отделов; отдельных сотрудников, групп, отделов; строить прогнозы о масштабировании системы строить прогнозы о масштабировании системы печати. печати. На уровне высшего руководства: обладать достоверной обобщенной информацией обладать достоверной обобщенной информацией об объемах затрат на печать в масштабах всего об объемах затрат на печать в масштабах всего предприятия; предприятия; принимать обоснованные решения о принимать обоснованные решения о дополнительных инвестициях, требуемых для дополнительных инвестициях, требуемых для масштабирования инфраструктуры печати. масштабирования инфраструктуры печати.

13 Заключение Заключение Можно сказать, что с внедрением системы по оптимизации затрат, связанных с печатью, падет последний бастион неучтенных корпоративных расходов.

14 Сулимов Игорь Витальевич Инженер-электроник Группы технической компетенции Спасибо за внимание, жду Ваших вопросов Спасибо за внимание, жду Ваших вопросов