Программная инженерия Андрей Дмитриев ©2009

Основы эффективного общения по электронной почте

Введение Электронная почта в современном проекте Много ли мы общаемся? Умеет ли человек работать с почтой?

Программа Тема письма Представление и подпись Цитирование Краткость Выделение текстом Выбор адресатов Управление своими ресурсами

Представление и подпись В начале первого письма сделайте вступление: как вас зовут чем занимаетесь почему решили написать это письмо почему отправили его именно на этот адрес В конце письма: Подведение резюме письма (если длинное) Благодарность Подпись (как к вам потом обращаться)

Тема письма Позволяет выделить письмо из набора по определенному критерию Неподходящие темы: Без темы От Виктории Вчерашний разговор... Срочно, Важно и т.п. применять по необходимости

Цитирование Цитирование – это включение в тело письма содержимого предыдущего письма, на которое вы отвечаете Позволяет понять, о чем идёт речь Важно при затяжной переписке Экономит время при пересылке Позволяет избежать недопонимания Не тратится лишнее время на вопросы, которые были решены ранее Рекомедуется сохранять контекст всей переписки

Краткость Человек склонен длинные письма откладывать на потом Если при прочтении первых 5-10 строк он не понял сути, вероятность, что он его отложит увеличивается Рекомендация: выражать суть письма в 10 строк При невозможности этого, первые строки должны содержать краткое содержание письма

Выделение ключевых моментов Если письмо длинное, выделяйте текстом Основные места, даты, ограничения То, что требует реакции Вопросы Предложения, решения Например: К понедельнику 23 января Не стоит применять алгоритм *Присутствие обязательно*

Выбор адресатов Правильное заполнение полей: To: прямые заинтересованные, от них ожидается ответ CC: заинтересованные и потенциально интересующиеся BCC: ??? Кнопка Reply to all Пользоваться осторожно

Управление ресурсами Нерациональное чтение почты прерывает процесс Снижается производительность Рекомендуется читать почту только в выделенное время Addiction to messages Отключение уведомления о приходе писем Поддерживайте «Входящие» пустым Правила действий над письмами

Обработка письма Письмо читать только один раз Действия Рассмотреть и отреагировать Удалить Перенаправить Отложить

Ссылки Being the for Dummies

Итоги Электронная почта широко используется в рабочем процессе Знание основ эффективного общения через позволяет сэкономить Свое время и время команды Нервную энергию

Q&A

Спасибо! Андрей Дмитриев ©2009