Обзор новых возможностей системы «ДЕЛО» версии КАМЕНЕВА ЕКАТЕРИНА МИХАЙЛОВНА Главный специалист - эксперт Компании «Электронные Офисные Системы» Ежегодный форум «Осенний документооборот – 2008»

«ДЕЛО»: НОВАЯ ПОДСИСТЕМА Подсистема предназначена для автоматической рассылки уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО» Рассылка оповещений и уведомлений осуществляется в соответствии с настройками подсистемы, сделанными системным технологом Подсистема оповещений и уведомлений

«ДЕЛО»: ОПОВЕЩЕНИЯ И УВЕДОМЛЕНИЯ

«ДЕЛО»: НАЗНАЧАНИЕ ПОДСИСТЕМЫ руководителямисполнителям не просматривать постоянно поступление новых записей в кабинете, экономя на это время своевременно узнавать о поступлении документов, поручений и проектов документов вносить в систему информацию, обладая минимальными навыками по работе с программой благодаря своевременным напоминаниям не забывать об исполнении поручений, необходимости завизировать или подписать проект документа вовремя исполнять задания и вносить в систему данные о результате выполненной работы повысить исполнительскую дисциплину Подсистема оповещений и уведомлений полезна всем пользователям, так как она оперативно информирует о различных операциях системы «ДЕЛО» ОСОБЕННО ПОЛЕЗНА СЛЕДУЮЩИМ КАТЕГОРИЯМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

отправка РК внутреннему адресатувнутренние адресаты РКПД завизированисполнители проекта документа РКПД отправлен на регистрациюрегистраторы редактирование порученияавтор резолюции / контролер / исполнители направление РКПД на визированиевизирующие «ДЕЛО»: ПОДСИСТЕМА ОПОВЕЩЕНИЙ И УВЕДОМЛЕНИЙ Оповещение – сообщение, посылаемое пользователю и содержащее информацию о совершенной в системе операции пересылка РКадресаты пересылки ввод порученияавтор резолюции / контролер / исполнители ввод отчета об исполнении поручения автор резолюции / контролер / ответственные исполнители направление РКПД на подписаниеподписанты РКПД подписанисполнители проекта документа регистрация РК на основе РКПДисполнители проекта документа Операции, для которых можно настроить рассылку оповещений Получатели оповещений

«ДЕЛО»: ПОДСИСТЕМА ОПОВЕЩЕНИЙ И УВЕДОМЛЕНИЙ Уведомление – сообщение, посылаемое пользователю с целью информирования о приближении сроков исполнения определенной операции в системе Периодичность отправки уведомлений определяется в настройках параметров подсистемы. Подсистема поддерживает следующие виды периодичности для уведомлений: ежемесячное уведомление, уведомление по дням недели, ежедневное уведомление, определяемое пользователем. Периодичность рассылки уведомлений по каждой из операций может быть задана отдельно. Операции, для которых можно настроить рассылку уведомлений Получатели уведомлений Срок исполнения операции исполнение порученияисполнители поручения контроль порученияконтролер поручения плановая дата поручения визирование проектавизирующие подписание проекта подписанты дата и время направления + срок, отведенный на операцию

сотрудник подразделения открывает по ссылке «Посмотреть подробнее…» резолюцию, а затем РК документа руководитель подразделения получает оповещение об адресовании ему документа руководитель подразделения получает оповещение о вводе отчета исполнителем сотрудник подразделения получает оповещение о создании поручения за три рабочих дня до наступления плановой даты поручения исполнитель получает уведомление в соответствии с настройками подсистемы руководитель подразделения открывает по ссылке «Посмотреть подробнее…» РК документа и создает резолюцию руководитель подразделения открывает по ссылке «Посмотреть подробнее…» резолюцию, смотрит отчет исполнителя и снимает поручение с контроля исполнитель открывает по ссылке «Посмотреть подробнее…» резолюцию и вводит отчет об исполнении поручения за один рабочий день до наступления плановой даты поручения исполнитель получает уведомление в соответствии с настройками подсистемы «ДЕЛО»: ПРИМЕР РАБОТЫ ПОДСИСТЕМЫ Руководитель подразделения Сотрудник подразделения регистрация документа и его отправка руководителю подразделения

НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ВЕРСИИ СИСТЕМЫ «ДЕЛО» работа с регистрационной карточкой документа (РК) работа с регистрационной карточкой проекта документа (РКПД) протоколирование действий пользователей работа с поручениями формирование отчетов поиск документов и проектов работа со стандартными текстами работа с описью дел ведение справочников и пользователей поточное сканирование подсистема ДЕЛО-Web В версии системы «ДЕЛО» расширились возможности следующих функций: При этом пользовательский интерфейс по сравнению с несколькими предыдущими версиями не изменился, и у пользователей не возникнут проблемы при переходе на версию с предыдущей версии

ПОЧЕМУ ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ АКТУАЛЬНО? Традиционная технология Электронное согласование "съедается" много рабочего времени у разработчика проекта (службы ДОУ) на передачу проекта визирующим разработчик не тратит время на передачу проекта, который движется в системе в соответствии с установленным маршрутом возможность использования только последовательного маршрута движения проекта возможность использования последовательного и параллельного маршрута движения проекта процесс согласования длительный и трудоемкий, занимает много времени у работников организации согласование проекта документа производится в максимально короткие сроки возникновение проблем, связанных с хранением версий проекта и замечаний визирующих по каждой из версии возможность хранения всех версий проектов, виз и замечаний визирующих при передаче проекта службой ДОУ разработчик не может оперативно узнать о ходе и результате согласования разработчик проекта может в любой момент посмотреть информацию о ходе и результате согласования

РАБОТА С ПРОЕКТАМИ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» создание регистрационной карточки проекта документа внесение изменений в проект с хранением предыдущих версий согласование проекта документа с использованием ЭЦП подписание (утверждение) проекта документа с использованием ЭПЦ регистрация документа, созданного на основе проекта В системе «ДЕЛО» несколько лет назад (в версии 8.6) была реализована технология работы с проектами документов, которая поддерживает полный цикл работы и включает в себя: В версии добавились новые возможности, которые делают работу с проектами более удобной, не меняя при этом пользовательский интерфейс

ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» Разработчик (исполнитель) проекта создает и заполняет регистрационную карточку проекта документа (РКПД) и прикрепляет к ней подготовленный проект

ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» Исполнитель РКПД направляет проект на согласование по выбранному маршруту

ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» Визирующие вносят свои визы и замечания (при их наличии) в данную РКПД. Вся информация по работе с проектом аккумулируется в РКПД

ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» Исполнитель РКПД в любой момент может посмотреть ход согласования. Также при необходимости он может создавать новые версии проекта документа

ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» При этом предыдущая версия (версии) будут доступны для просмотра

ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» Несмотря на преимущества электронного согласования, в настоящее время данный функционал системы «ДЕЛО» применяется в небольшом количестве организаций Причина этому следующая: электронное согласование будет работать только в том случае, если визирующие сами будут вносить свои визы в РКПД и работать в системе «ДЕЛО» Подсистема оповещений и уведомлений, появившаяся в версии 8.9.5, призвана помочь визирующим, делает процедуру согласования проектов в системе «ДЕЛО» максимально удобной и легкой

ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО»

РАБОТА С ЗАВИЗИРОВАННЫМ ПРОЕКТОМ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» 1 вариант 2 вариант РКПД направляется на подписание и проект документа подписывается руководителем в системе «ДЕЛО» из РКПД печатается проект документа и приложения к нему из РКПД печатается лист согласования, а затем он заверяется проект документа и лист согласования передаются руководителю руководитель подписывает документ на бумажной основе в РКПД проставляется отметка о подписании проекта документа Регистрация документа: на основе РКПД создается РК, в которую автоматически переносятся реквизиты проекта документа

ПРОЦЕССНОЕ УПРАВЛЕНИЕ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» В версии системы «ДЕЛО» произведена интеграция с Microsoft Workflow Foundation. Microsoft Workflow Foundation позволяет управлять любыми процессами и предоставляет интерфейс для визуального программирования процессов в Visual Studio Благодаря данной интеграции можно создавать произвольные маршруты согласования проектов документов в системе «ДЕЛО», а также управлять процессом согласования В версии интеграция с Microsoft Workflow Foundation реализована в виде отдельно поставляемого компонента В коробочном варианте данная интеграция будет поставляться в следующей (после 8.9.7) версии

Адрес: ул. Электрозаводская, д. 52, Москва, Телефоны для контактов (факсы): (495) Отдел продаж: Служба поддержки: Отдел маркетинга : ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ ПРИГЛАШАЕТ 14 НОЯБРЯ 2008 ГОДА НА БЕСПЛАТНЫЙ СЕМИНАР, ПОСВЯЩЕННЫЙ ЭЛЕКТРОННОМУ СОГЛАСОВАНИЮ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ