ALFRESCO ECM Document.KZ Мухамеджанов Серикхан

Что такое ECM? Enterprise Content Management – управление корпоративными информационными ресурсами ECM обеспечивает использование любой необходимой в определенный момент корпоративной информации вне зависимости от ее источника, формата и физического месторасположения AIIM: « ECM -- Стратегии, методы и инструменты, для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важным организационным процессам»

Предпосылки для внедрения ECM решения Затруднен поиск необходимой информации Неопределенность стандартных процессов обработки Существование нескольких копий одного и того же документа Сложности в обмене опытом Использование некорректных версий файлов и документов Длительные процессы совместной обработки документов, низкая эффективность Затруднен контроль действий сотрудников Возможность случайная или преднамеренная утрата информации Низкая надежность хранения Gartner,2010: «ECM становится необходимым компонентом информационной инфраструктуры»

Возможности предоставляемые ECM системой Совместная работа сотрудников. Создание и управление документами и записями с помощью рабочих процессов. Возможность обсуждения документов. Создание и управление бизнес- процессами на предприятии. Бизнес-анализ, KPI, доступ к бизнес- данным, публикация отчетов для принятия более взвешенных решений. Task-management - поддержания списков задач и контроль их исполнения. Обмен информацией посредством вики- страниц, блогов и веб-узлов. Корпоративный поиск сотрудников, знаний и содержимого в бизнес- приложениях.

Структурированная и неструктурированная информация Неструктурированный документСтруктурированный контент

Fulcrum research, 2010 – Более 80% корпоративного контента представлено в неструктурированном виде Forrester research, Объем информации увеличивается на 200% в год IDC: Поиск необходимой информации оказывается успешным в 50 % случаев или меньше. От 15% до 35% рабочего времени сотрудников тратится поиск и копирование данных Структурированная и неструктурированная информация

СЭД и ECM. В чем различия? СЭД (система электронного документооборота) автоматизируют работу с документом, имеющим определенный реквизитный состав. ECM обеспечивают обработку произвольных контент- объектами по гибко настраиваемым бизнес-процессам.

Жизненный цикл информации Создание Рецензирование Утверждение Публикация Архивирование При необходимости – извлечение из архива

ALFRESCO – ЭТО… Cистема электронного документооборота с открытым кодом, предоставляющая возможность создания бизнес-процессов согласования любой сложности Электронный репозиторий с поддержкой полного жизненного цикла управления документами (история изменений, версионность, аудит, права доступа и т.д.) Система управления контентом уровня предприятия (хранение и быстрый доступ к любой информации) Мультиплатформенная система с высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью, разработанная с использованием Java технологий

ALFRESCO - ПРЕИМУЩЕСТВА Удобная политика лицензирования Существенная экономия на пользовательских лицензиях Web-приложение (возможность работы из любой точки) Мультиплатформенность Масштабируемость и производительность Возможности кластеризации и репликации Гибкая система прав доступа

Система с открытым кодом Пакеты установки, обновления, новые версии доступны для скачивания через Интернет Полные права на доработку и модификацию системы под требования Заказчика Быстрое внедрение типовых решений Тонкая настройка бизнес-процессов Ориентация системы на работу в территориально- распределенных организациях Множество успешных внедрений в известных компаниях по всему миру ALFRESCO – OPEN SOURCE СИСТЕМА

ALFRESCO – ПОЛИТИКА ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ Community edition – бесплатные лицензии, отсутствие техподдержки от разработчика и возможности перехода на новые версии системы, кластеризация настраиваемая Enterprise edition – платная серверная лицензия, включающая техподдержку разработчика, встроенную возможность кластеризации Enterprise-лицензия - только на используемые сервера на несколько лет (стоимость зависит от количества серверов и требуемой производительности, рассчитывается на этапе проектирования) Стоимость Enterprise-лицензии не зависит от количества пользователей (не ограничено) Все модули и вся функциональность включены в лицензию Новые версии ПО и обновления - бесплатные

ALFRESCO – УДОБСТВО WEB-ПРИЛОЖЕНИЯ Возможность работы сотрудников как в локальной сети, так и через Интернет Возможность подключения к работе удаленных подразделений компании Незначительные требования к ширине Интернет-канала для удаленных подразделений Программное обеспечение устанавливается и настраивается только на сервере Для работы пользователю требуется только браузер (MS Internet Explorer, Firefox и т.д.)

ALFRESCO – МУЛЬТИПЛАТФОРМЕННОСТЬ Работает на платформах MS Windows и Unix Поддержка технологий WAMP и LAMP Поддержка MySQL, Oracle, MS SQL Совместимость с MS Office, OpenOffice, SharePoint Интерфейс CIFS, предоставляющий совместимость с файловыми системами MS Windows и Unix через Интернет

ALFRESCO – МАСШТАБИРУЕМОСТЬ И ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ Рост количества пользователей не влияет на производительность (с учетом возможностей масштабирования) Успешные внедрения в компаниях с количеством пользователей более 5000 Возможность стабильной работы с большими объемами данных, благодаря использованию механизмов индексирования и поиска Lucene и jBPM workflow Высокая производительность, благодаря использованию встроенной программной кластеризации и репликации

ALFRESCO – ГИБКАЯ СИСТЕМА ПРАВ ДОСТУПА Возможность создания гибких права доступа на файлы Возможность создания ограничений на действия (например, бизнес- процессы создания и многоуровневого согласования документов) Избегание конфликтов при одновременной работе с документом -актуальная версия документа всегда находится на сервере (пользователь работает с локальной версией в своей рабочей области) Возможность создания иерархии пользователей Поддержка технологии SSO (Single Sign-on)

ALFRESCO ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Пользователь работает с системой: через платформо-независимый web- interface (любой браузер) как с системой виртуальных папок через CIFS, FTP, WebDAV (для пользователя система является «папкой в Проводнике Windows»)

Результаты внедрения ECM системы Эффективность совместной работы Объединение информационных ресурсов, в том числе территориально распределенных Стандартизация типовых бизнес-процессов Информированность сотрудников Улучшенная безопасность Более полная информация для принятия решений Надежность хранения

Основные компоненты ECM-решения управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов); управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов); Управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам); управление потоками работ (или workflow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес- процессов);

Основные компоненты ECM-решения Управление Веб-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей; управление медиаконтентом (графическими, видео- и аудиофайлами, и др.); управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений); управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Спасибо за внимание! Ваши вопросы? Мухамеджанов Серикхан Директор по продажам «Document.KZ» (727) Document.KZ