Система электронного документооборота как средство управления крупной телекоммуникационной компанией Александр Хайтин Руководитель отдела бизнес-анализа «КОРУС Консалтинг»

Особенности отрасли Географическая распределенность Высокая степень использования различных информационных систем Доступность каналов связи Значительная потребность в ускорении бизнес- процессов

Роль и место документооборота Документооборот – средство обеспечения деятельности Организация документооборота непосредственно влияет на общую эффективность деятельности Управление компанией – одна из наиболее чувствительных к организации документооборота областей

Актуальные задачи Повышение прозрачности Повышение управляемости Снижение потерь Повышение безопасности

Цели и ожидания Обеспечить хранение – документы больше не теряются Упорядочить бизнес-процессы – никаких неожиданностей Усилить контроль – автоматизация контроля и напоминаний Повысить безопасность – каждый видит только то, на что имеет право Ускорить работу – меньше трудозатраты, меньше потери времени

Документооборот и ECM ECM – гораздо шире документооборота Документооборот – очевидная и традиционная область, востребованность которой очевидна и понятна Внедрение и развитие систем автоматизации документооборота – одна из возможных «точек входа» в ECM

Внедрение системы – катализатор перемен Разработка политик и регламентов в процессе внедрения – фактор совершенствования бизнес- процессов Формализация требований, стандартизация бизнес-процессов – самостоятельная ценность Фиксация ролей уточняет распределение полномочий Внедренная система закрепляет желаемые перемены

Эксплуатация системы – будничное управление «Врастание» системы в повседневную деятельность Автоматизированный документооборот – инфраструктура управления –Упорядоченные документопотоки –Средства выдачи указаний/контроля исполнения Накопленная информация – средство

Практические результаты Прямой эффект от упорядочивания и ускорения документооборота Косвенный эффект: возможность использовать информацию о документообороте для анализа деятельности и принятия решений Критерии успеха внедрения: –Использование информации по документообороту для принятия решений –Появление задач по анализу информации

Что дальше? Восприятие электронного документооборота как «естественного и необходимого» Накопление и использование электронных архивов Постепенный переход от документооборота к ECM

КОРУС Консалтинг Александр Хайтин, Руководитель направления Документум «КОРУС Консалтинг» (812) (495)