Эффективная организация электронного архива. Успешный опыт и новые возможности. Матвеев Дмитрий Андреевич Главный специалист по системам компании ЭОС

Технологические тенденции Экспоненциальный рост количества документов и объемов данных Документооборот и электронный архив как услуга (облачная модель) Интеграция ИТ-решений и сервисов, создание единого информационного контура Мобильные устройства, различные платформы

Новые требования Надежное хранение электронных документов Шифрование и электронная подпись Хранение документов с электронной подписью

Актуальные решения Акты, полисы, договоры, управленческая документация Карточки учета материальных ценностей Научно-техническая документация Файлы пользователей, фото-видео материалы Существующий бумажный архив

Актуальные решения

Эффективный архив Быстрый поиск и извлечение необходимых данных Реализация процессов обработки Структурирование, каталогизация Подготовка и формирование сводных отчетов

Электронные архивы. Опыт внедрения Некоторые из проектов: Электронный архив Совета Федерации Судебный департамент при Верховном Суде РФ Банк «Дельта Кредит» Банк «Петрокоммерц» ОАО «Татнефть» Актуальные технологии: Мобильное извлечения данных, облачные сервисы, обеспечение долговременного хранения электронных документов.

Архивное ДЕЛО Соответствие действующим нормам и стандартам архивного хранения. Учет дел и документов, контроль сроков хранения. Выделение дел к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм. Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет / до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу. Разграничение доступа к разделам номенклатуры дел.

Архивное ДЕЛО – читальный зал Просмотр дел и документов в соответствии с установленными для читателя правами доступа. Осуществление поиска дел и документов по их атрибутам и содержанию. Создание и ведение общих и личных папок пользователей.

Хранение и обработка Обеспечение долговременного хранения документов с электронной подписью (ЭП) Интерфейсы и логика работы, адаптированные в соответствии со сложившимися практиками и предпочтениями пользователей Быстрый поиск (собственные алгоритмы) Управление архивом документов в соответствии с актуальными стандартами

Электронные архивы. Опыт внедрения Некоторые из проектов: Электронный архив Совета Федерации Судебный департамент при Верховном Суде РФ Банк «Дельта Кредит» Банк «Петрокоммерц» Банк «МИБ – инвестиции» ОАО «Татнефть» Актуальные технологии: Мобильное извлечения данных, облачные сервисы, обеспечение долговременного хранения электронных документов.

Обработка данных Актуальные задачи при работе с бумажными документами (опрос посетителей вебинаров проекта DOCFLOW, октябрь 2013) 35 % 53% 47% 38 % 26% Ввод документов в систему электронного документооборота Автоматизация обработки различных клиентских документов: форм, заявлений и т.д. Ввод данных из бухгалтерских, финансовых, платежных документов в учетные системы Оцифровка бумажного архива Другое

ECM платформа eDocLib Акты, полисы, договоры, управленческая документация Карточки учета материальных ценностей Научно- техническая документация Файлы пользователей, фото-видео материалы ECM eDocLib Извлечение данных (сканирование, импорт из других систем) Гибкая настройка Учет Поиск Автоматизация бизнес-процессов

ECM платформа eDocLib Организация единого информационного архива всей корпоративной информации. Настраиваемый пользовательский интерфейс. Разграничение прав доступа и действий в системе. Возможность интеграции (например интеграция с Microsoft Outlook) с возможностью автоматического сохранения сообщений.

Основные этапы обработки данных Электронный архив

Ввод данных. Временные затраты Сканирование Заполнение карточки 2-3 секунды 2-3 минуты 8 часов 500 часов

Технологии распознавания текста Анализ изображения, извлечение значимой информации Автоматическое заполнение учетной карточки данными из документа Банк «МИБ – инвестиции»

Автоматическое извлечение Документ Сканирование Извлечение данных ABBYY FlexiCapture

Автоматическое извлечение Документ Сканирование

Загрузка документа с iPad

Хранение документов с ЭП Срок жизни сертификата ЭП – 1..3 года По истечению этого времени подпись недействительна Вариант решения: Автоматическое переподписание документов.

Хранение документов с ЭП Сертификат действителен 3 года Срок действия сертификата заканчивается Автоматически подписывается новым сертификатом, подтверждающим валидность ЭП на момент подписания – Подпись верна При необходимости, процедура подписания новым сертификатом повторяется – Подпись верна Документ с электронной подписью (ЭП)

Доступ с мобильных устройств

Перспективы Учет и хранение новых видов контента, в том числе обсуждений, постов в социальных сетях и т.п. (социализация) Оперативный доступ и обработка данных, хранящихся в архиве. В том числе с новых устройств: «умные» часы, сенсорные панели, дополненная реальность Безопасность информации и хранимых данных.

Будем рады сотрудничеству, Спасибо за внимание! ул. Шумкина, д. 20, стр. 1, Москва , Россия +7 (495)