«Электронный документооборот» Докладчик: Дербасова О.А., начальник отдела документационного обеспечения УД Дата:5 февраля 2013 г.

«Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными и электронную почту» «Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная подпись (ЭП) аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Что же такое электронный документооборот? Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р ); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

-Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. -Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения -Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). -Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. -Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. - Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Основные принципы электронного документооборота

Универсальные «коробочные» СЭДО: - стандартный набор функций; - невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; - низкие временные затраты на приобретение и установку; - относительно низкая стоимость; -необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место. Индивидуально разрабатываемые СЭДО: - максимально персонифицированная система; - большие временные затраты; - высокая стоимость разработки; - сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения. Классификация систем электронного документооборота

Комбинированные СЭДО: - базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; - полное соответствие нуждам предприятия; - небольшие временные затраты на разработку и внедрение; - стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; - передача заказчику прав на продукт; - простота освоения и использования; - полная локализация; - удобный интерфейс; - взаимодействие с существующими офисными приложениями. Классификация систем электронного документооборота

Сравнение

Легкость внедрения инноваций и обучения Развитие корпоративной культуры Прозрачность бизнес-процессов Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников Обеспечение конфиденциальности информации Выполнение требований стандартов ISO 9000 Повышение исполнительской дисциплины Легкость внедрения инноваций и обучения Рост конкурентных преимуществ Преимущества электронного документооборота

Электронная почта Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему бумажной почты, заимствуя как термины, так и характерные особенности простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки. Возможности электронной почты: можно согласовывать документы; есть возможность формировать папки для документов. При отправке основного письма имеется возможность прикрепления приложений: чертежей, слайдов, схем и рисунков. Достоинствами электронной почты являются: легко воспринимаемые и запоминаемые адреса; возможность передачи простого, форматированного текста и файлов; независимость серверов; высокая надёжность доставки сообщения; простота использования. Недостатки электронной почты: наличие спама; сложно гарантировать доставку конкретного письма; возможные задержки доставки сообщения; ограничения на размер одного сообщения и на общий размер сообщений в почтовом ящике.

Спасибо за внимание!