Минимизация рисков в проекте внедрения DocsVision Сергей Курьянов, Директор по развитию

Слайд: 2 Проект внедрения 1. ДОГОВОР Определение целей, границ и организационной модели проекта 2. ЭКСПЕРТИЗА Предварительный анализ предметной области, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета проекта. 3. АНАЛИЗ Детальный анализ процессов, подлежащих автоматизации, требований к системе, формирование технического задания на внедрение, уточнение графика и бюджета проекта. 4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ Разработка и документирование проектных решений по системе, описывающих вид и поведение каждой составляющей решения и решения в целом, прототипирование. 5. РАЗРАБОТКА Настройка системы DocsVision, разработка дополнительных компонент, тестирование, разработка эксплуатационной документации. 6. ВВОД В ДЕЙСТВИЕ Развертывание системы в рабочей среде, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в промышленную эксплуатацию. 7. СОПРОВОЖДЕНИЕ Разрешение инцидентов, консультирование по эксплуатации, анализ параметров функционирования, планирование развития.

Слайд: 3 Риски этапа ДОГОВОР Неправильное определение целей, содержания и критериев начала и окончания проекта Неправильная организация управления проектом

Слайд: 4 Контекст CRM ERP EPM Хранилище данных ECM Архив документов BPM BI Бизнес-процессы Портал

Слайд: 5 Правильное определение проекта Цель проекта: Повышение эффективности управления в организации путем автоматизации и внедрения инструментальных методов (СЭДО) Содержание проекта Встречная модификация бизнес-правил и настроек системы DocsVision Обучение участников управления новым регламентам и работе с инструментом Технологические работы Переход на новые, инструментально поддержанные бизнес-правила

Слайд: 6 Правильное определение проекта Начало проекта Решение руководителя предприятия, (приказ) задающее цели, содержание, временные и бюджетные ограничения проекта, формирующее его команду Окончание проекта Устойчивая работа организации по новой методологии УП с новыми инструментально-поддержанными бизнес- процессами

Слайд: 7 Риски этапа ДОГОВОР Неправильное определение целей, содержания и критериев начала и окончания проекта Неправильная организация управления проектом Спонсор проекта

Слайд: 8 Направленность проекта Управление предприятием Канцелярия, управление качеством Информационные технологии

Слайд: 9 Правильное определение спонсора проекта ИТ-менеджер Руководитель канцелярии Директор по качеству Исполнительный директор

Слайд: 10 Риски этапа ДОГОВОР Неправильное определение целей, содержания и критериев начала и окончания проекта Неправильная организация управления проектом Спонсор проекта Устав проекта

Слайд: 11 Антирисковые мероприятия этапа ДОГОВОР Упреждающее обучение руководства предприятия Составление Устава проекта

Слайд: 12 Устав проекта (оглавление) 1. Управление документом 2. Термины и сокращения 3. Назначение Устава проекта 4. Цели и задачи проекта 5. Условия организации работы сторон в проекте 6. Приоритетность 7. Отношение к информации 8. Этапы проведения работ 8.1. Подпроекты 8.2. Этапы проекта 9. Рамки проекта 10. Правила взаимодействия Сторон Организационная структура проекта Базовые требования к членам рабочей группы Общие регламенты управления проектом 11. Управление изменениями проекта 12. Гарантийные обязательства, условия поддержки, сопровождения

Слайд: 13 Устав проекта Рук. проекта от Заказчика (РПЗ), Ответств. лицо по договору Владелец проекта (ВПЗ) Рук. проекта от Исполнителя (РПИ), Ответств. лицо по договору Куратор проекта (КПИ) Рабочая группа проекта Члены раб. группы Команда проекта Исполнител я Управляющий совет

Слайд: 14 Риски этапов ЭКСПЕРТИЗА и АНАЛИЗ Разрыв настроек системы и бизнес- правил предприятия

Слайд: 15 Источники риска Неполнота, противоречивость регламентной документации предприятия «Документная» ориентированность регламентов вместо «процессной» Отрыв имеющихся регламентов от реальной бизнес-практики

Слайд: 16 Антирисковые мероприятия этапов ЭКСПЕРТИЗА и АНАЛИЗ Включение в план работы по актуализации регламентов и их введению в действие Отладка регламентов на настроенной по новым регламентам системе

Слайд: 17 Риски этапов ПРОЕКТИРОВАНИЕ и РАЗРАБОТКА Разрыв между реальными бизнес- правилами и настройками системы Отсутствие прототипирования или недостаточное тестирование прототипа Отсутствие методической базы обучения пользователей

Слайд: 18 Антирисковые мероприятия Прототипирование Обязательная актуализация регламентов на бумаге Изготовление функционально-полного прототипа с настройкой по актуальным регламентам Пошаговый прогон прототипа по всем регламентам Корректировка технического задания Методическая подготовка обучения Ориентация не на продукт, а на задачи пользователей

Слайд: 19 Риски этапа ВВОД В ДЕЙСТВИЕ Неправильный выбор границ для опытной эксплуатации Неготовность пользователей Неуправляемость пускового периода Преждевременное завершение проекта

Слайд: 20 Правильный выбор границ опытной эксплуатации Должна быть показательной (максимально задействован функционал) Должна быть минимальной по численности пользователей и локальной по их расположению Лучше всего – проводить в границах пилотного проекта

Слайд: 21 Правильное обучение пользователей Самый большой риск – человеческий фактор, обучение дешевле чем 40% бюджета проекта быть не должно Ориентация на сценарии работы различных групп (руководители, исполнители, сотрудники канцелярии и архива), а не на обзор функций системы Деловая игра, в которой документ или процесс проходит цикл в реальном времени по всем группам пользователей Аттестация пользователей как критерий начала эксплуатации

Слайд: 22 Правильное управление пусковым периодом Минимальный разрыв между обучением и пуском системы Формирование пусковой бригады и регламент ее работы (похоже на устав проекта) Выделение по одному контактному лицу с каждой стороны и канализация требований Выделение пускового периода Дежурство консультантов на объекте

Слайд: 23 Риски этапа СОПРОВОЖДЕНИЕ Отрыв пользователей от поддержки Случайный поток требований на исправление Затягивание необходимых изменений в системе Преждевременное завершение проекта

Слайд: 24 Правильная организация этапа СОПРОВОЖДЕНИЕ Планирование по основному циклу управления предприятием Сплошной учет замечаний и требований пользователей в двухстороннем реестре Внесение согласованных изменений в процессе эксплуатации (в пределах бюджетных ограничений) Завершение этапа техническими требованиями на развитие системы

Слайд: 25 Общие рекомендации Сокращение масштаба внедрения Проведение пилотного проекта

Слайд: 26 Вопросы? DocsVision , Санкт-Петербург, ул. Одоевского, д. 28 Тел.: +7 (812) , +7 (812) Факс.: +7 (812) Web: