Кейс: Поручения Выдача поручений Контроль исполнения Обсуждения Иерархия поручений Автоматизация нерегламентированных бизнес-процессов

А зачем?

Описание кейса: Поручения Директор ставит задачу руководителю отдела продаж по увеличению объема продаж товара на 10% в 4 квартале. Руководитель отдела продаж предполагает выполнить поручение директора с помощью разработки нового каталога продукции и рассылки его клиентам. Руководитель отдела продаж ставит задачу отделу рекламы по созданию, печати нового каталога. После получения каталогов руководитель отдела продаж ставит задачу секретарю по отправке материалов клиентам. По результатам работы в 4 квартале руководитель отдела продаж отчитывается перед директором.

Постановка задачи Директор Евгений добавил поручение о необходимости увеличения объема продаж в 4 квартале. На слайде отображено, как видит задачу отдел продаж, и даны пояснения по особо интересным моментам.

Обсуждение задачи Руководитель отдела продаж обсуждает с Евгением стратегию увеличения объема продаж, демонстрируются возможности системы. Все сообщения «прикрепляются» к задаче «Увеличить объем продаж в 4 квартале».

Планирование, органайзер Руководитель отдела продаж планирует задачу «Увеличить объем продаж в 4 квартале» в своем органайзере. Информация доступна как руководителю отдела продаж, так и директору.

Создание подчиненных поручений Руководитель отдела продаж на основании поручения «Увеличить объемы продаж в 4 квартале» создает подчиненные поручения, например, «Разработать новые каталоги» для отдела рекламы. Подчиненные задачи исполняются назначенными исполнителями. В результате пользователю доступна «Структура подчиненности» поручений со статусами.

Пример приемки выполненных работ Отдел рекламы разработал каталог, приложил его в качестве отчета по поручению. Отдел продаж проверил работу и обнаружил ошибку: нет новых товаров, отправил отчет на доработку, параллельно поставил задачу на проведение фотосъемки. После доработки каталога и его проверки отдел продаж принял выполненную работу

Список поручений На слайде мы видим список всех поручений в группе «Моя компания», сгруппированных по крайнему сроку, видна иерархия задач, действия, доступные пользователю. Пользователь может оценить общий объем задач, сколько просрочено или сколько на исполнении.

Контрольная панель Контрольная панель отображает только те задачи, которые ожидают моей реакции. Например, я должен принять работу по задаче «Поручение: Разослать каталоги», или должен опубликовать отчет по задаче «Поручение: Увеличить объем продаж в 4 квартале».

Добавление поручения

PDA: iPhone, Android, …

Интерфейс

Коэффициенты эффективности КПД сотрудников 15% Отклонение фактических сроков исполнения от плановых 30% Количество ошибок сотрудников 30% Количество «потерянных» поручений Скорость поиска информации/документов Эффективность коммуникаций сотрудников Прозрачность нерегламентированных* процессов, их состояния *Нерегламентированные – процессы, не описанные в инструкциях

Дополнительно Каталогизация поручений, подсветка цветом рубрики Назначение нормативов на выполнение поручений в зависимости от рубрики, внедрение SLA Предоставление внешнего доступа к объекту системы (чтение/обсуждение) без регистрации Поддерживается версионность задач, файлов Лицензия на конфигуратор предоставляет массу возможностей настройки системы под свои требования (поля форм, фильтры, схемы маршрутов, …)

Свойства сервиса Task2B.ru Легкость и доступность системы в работе Возможность доступа к информации 24 х 7 через Internet с любой точки мира через любой web- браузер (Chrome, IE, Mozilla, Opera, Safari) Специальный интерфейс для PDA (телефоны, смартфоны, iPhone) Ежедневное архивирование информации, хранение на сервере портала Возможность выделения отдельного домена для Вашей компании Возможность хранения данных, файлов на серверах Заказчика Возможность доработки сервиса программистами портала под нужды Заказчика