О требованиях к системам управления электронными документами и архивами в органах государственной власти С.А.Жук Заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации, кандидат технических наук

Виды деятельности по управлению документами Управление документами Делопроизводство Документирование Организация работы с документами в организации Организация документооборота Организация хранения документов Организация использования документов Архивное дело Хранение документов Использование архивных документов

Деление систем с точки зрения уровня автоматизации реализуемых процессов Системы управления документами Автоматизированные системы Механизированные системы Системы с «ручной» обработкой

Категории документов с точки зрения носителя информации Деление документов по типу носителя Бумажные Документы на иных материальных носителях Электронные документы (ЭД) Текстовые ЭД Неструктурированный текст Структурированные ЭД Графика Мультимедийные ЭД

Концептуальное представление АС

Система требований к системе управления документами 1. Функциональные требования к системе в целом, её функциональным подсистемам и отдельным функциям (бизнес-требования). 2. Требования по видам обеспечения, в том числе: требования к комплексу технических средств системы; требования к программному обеспечению; требования к информационному обеспечению; требования к организационному обеспечению; требования к нормативно-правовому обеспечению, требования к персоналу (кадровому обеспечению); требования к финансовому обеспечению. 3. Эксплуатационные требования.

Система бизнес требований к СУД согласно ГОСТ Р ИСО требования к модели документа, включая критерии его аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования; требования к процессам и процедурам управления документами в системе, в том числе: –к управлению хранением документов; –требования к процедурам включения документов в систему; –требования к процедурам и процессам регистрации документов и операций с документами; –требования к процедурам контроля движения и использования документов; требования к системе классификации и кодирования, а также к самим классификаторам, применяемым в системе управления документами; требования к процедурам управления доступом к документам и функциям системы; требования к обеспечению экспертизы документов и отбора их для последующего хранения или уничтожения требования к процедурам мониторинга и аудита функционирования системы.

Система бизнес-требований к СУД согласно спецификациям MoReq Информационное хранилище 2. Сервис документов 3. Сервис пользователей и групп 4. Сервис модельной роли 5. Классификационны й сервис 6. Сервис метаданных 7. Сервис планирования уничтожения 8. Сервис приостановки уничтожения 9. Сервис оповещений 10. Сервис поиска и отчетности 11. Сервис экспорта/ импорта