Построение систем юридически значимого электронного документооборота в торговле. Задачи, решения, практический опыт реализации

Задачи, стоящие перед производителями и ОРЦ 2. Что такое ЮЗ ЭДО 3. Характеристики ЮЗ ЭДО в России 4. Формализованные и неформализованные электронные документы 5. ЮЗ ЭДО: схема взаимодействия контрагентов через оператора ЭДО и ОРЦ 6. Преимущества ЮЗ ЭДО 7. Дополнительные услуги оператора ЭДО 8. i- Конто – система ЭДО. Возможности и преимущества. План презентации

3 Повышение эффективности процессов, обеспечение товарооборота и качества товаров. Сокращение затрат на нецелевые виды деятельности. Возможность автоматизации документооборота цепочки поставок между контрагентами - от заказа до оплаты Возможность быстрого обмена документами, решение проблем в реальном времени Гарантия безопасной доставки и хранения оригинального документа Автоматизация проверки правильности оформления и состава документа Исключение ошибок ввода документов Контроль документооборота, исключение потери документа Быстрая подготовка выборок первичных документов для ФНС Возможность экономии на архиве и на бизнес- процессах Задачи, стоящие перед ОРЦ и производителями

4 Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО) – это документооборот между коммерческими партнерами- компаниями- контрагентами, при котором: Компании могут обмениваться документами в электронной форме, при этом электронные документы равнозначны бумажным, подписанным уполномоченными лицами компании «Равнозначны бумажным» - означает то, что все органы государственной власти (суды, контролирующие органы) обязаны принимать электронный оригинальный документ Что такое юридически значимый электронный документооборот?

5 Законодательные изменения гг. сделали возможным обмен юридически значимыми документами между компаниями- контрагентами Обмен в электронном виде возможен как коммерческими документами, так и документами налогового и бухгалтерского учета Формализованные и неформализованные документы Документ подписывается электронной подписью одной либо обеих сторон. Для документов бухучета и налогового учета используется усиленная квалифицированная подпись (63ФЗ) Для некоторых документов (счет-фактура) наличие оператора ЭДО обязательно Роль оператора ЭДО согласно законодательству– подтверждение получения и отправки счетов- фактур (расстановка меток времени) Оператор ЭДО также может оказывать доп. услуги (проверка ЭП, ФЛК) Характеристики ЮЗ ЭДО в России

6 Обязательные форматы для формализованных документов бухгалтерского и налогового учета: o Приказ ФНС России от N ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета- фактуры, журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж…», o Приказ ФНС РФ от N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (накладные и акты) Обмен документами с контрагентами происходит по специальным алгоритмам, определенным законодательством: o Приказ от 25 апреля 2011 г. N 50 н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» Обмен формализованными электронными документами

7 Система управления товарами (каталог/классификатор) ОРЦ Компании могут обмениваться документами всей цепочки поставок (заказ- накладная- счет- счет- фактура) Документ создается в учетной системе отправителя либо в интерфейсе системы ЭДО Система ЭДО интегрирована с каталогом товаров ОРЦ (создание документов, проверка цен). e-АРХИВ Хранение Обеспечение ЮЗ Выборки для ФНС Гарантированная доставка Отчеты по документообороту Электронный архив ЦОД i Конто Система Оператора ЭДО Проверка ЭП, форматов Продавец Покупатель ЮЗЭДО - схема взаимодействия контрагентов через оператора ЭДО и ОРЦ Накладные Счета-фактуры УС заказ Накладные Счета-фактуры Управление поставками Управление ассортиментом подтверждение Интеграция Проверка цен

8 Автоматизация документооборота с ОРЦ и между контрагентами Решение проблем документооборота поставки в реальном времени Безопасность доставки и хранения оригинального документа Автоматизация проверки правильности оформления документа (ФЛК в системе оператора) и его состава (интеграция с каталогом товаров ) Контроль документооборота, исключение потери документа Автоматизация взаимодействия с ФНС Отказ от бумажного архива и затрат, связанных с его содержанием и обработкой запросов Возможность автоматической загрузки документов при интеграции с учетной системой, экономия на ручном вводе, исключение ошибок ввода Преимущества ЮЗЭДО для ОРЦ, для производителя и покупателя: Возвращаясь к задачам стоящим перед производителями и ОРЦ, увеличение эффективности достигается за счет ЮЗ ЭДО:

9 Может осуществить интеграцию с каталогом, системами управления заказами, учетными системами, архивами и СЭД любой сложности (особенно если оператор – интегратор) Может проверять правильность оформления документа (структура) Может работать как с зашифрованными, так и незашифрованными документами Гарантирует валидность ЭП (в партнерстве с УЦ) Осуществляет техническую поддержку пользователя и системы, в т. ч. в ОРЦ и на стороне клиентов Может работать с различными форматами, осуществлять конвертацию форматов Дополнительные услуги оператора ЭДО

10 Услуга ЮЗ ЭДО в РФ В России услугу ЭДО предлагают операторы ЭДО ЗАО «Ай-Теко» - сертифицированный оператор ЭДО

11 Система i-Конто – система ЮЗ ЭДО Ключевые возможности и преимущества системы i-Конто: Обмен первичными документами (накладная ТОРГ-12, акт об оказании услуг, счет – фактура) в формате XML Мин. Фина, в соответствии с законодательством, возможность добавления новых форматов Автоматизация процесса выставления, подписания, доставки, получения и отслеживания статуса первичных документов Возможность ручного создания формализованных документов в интерфейсе системы Массовое подписание и отправка документов контрагентам Проверка электронной подписи и структуры документа (ФЛК) Возможность обмена произвольными неформализованными документами Хранение электронных оригинальных документов в электронном архиве Легкость интеграции с учетными системами в части бухгалтерского и налогового учета (веб-сервисы). Коннекторы для 1С и SAP Выборки первичных документов по запросу ФНС Единая точка контроля документооборота из разных систем

Спасибо за внимание Инга Майор Директор по развитию ЭДО тел. +7(495) , доб моб. +7(916)

13 Федеральный Закон 229-ФЗ от 27 июля 2010 об изменениях в НК РФ по ЭСФ ПРИКАЗ от 25 апреля 2011 г. N 50 н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» Приказ ФНС России от 17 февраля 2011 г. ММВ-7-2/168 о порядке предоставления электронных документов в ФНС Федеральный Закон 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г «Об электронной подписи» Приказ ФНС России от N ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета- фактуры, журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж…», вступил в силу Приказ ФНС РФ от N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (накладные и акты) Законодательная база РФ Благодаря изменениям в законах ( ) стал возможен электронный юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО):