«Работа специалиста службы ДОУ с информацией для руководителя, подготовка рефератов, обзор литературы, подготовка справок, сводок» « Работа секретаря по сбору информации» «Справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации» «Подготовка служебных командировок»

Работа секретаря по сбору информации Одной из функций секретаря является сбор информации Анализ и обобщение информации по заданию руководителя

Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках. Для грамотного ведения этой работы секретарю необходимо владеть сведениями общего характера: хорошо знать структуру организации; представлять, какая информация создается;

знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю; знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно; В обязанности секретаря входит работа по ознакомлению с публикациями в профильных газетах и журналах; Работа по отбору и анализу публикаций.

Справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации К числу справочников, которые всегда должны быть под рукой у секретаря, относятся: телефонный справочник организации; список сотрудников организации с их адресами и телефонами;

список организаций, с которыми имеются постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами, включая банковские учреждения, вышестоящие организации и др.; списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание, продажу канцтоваров, оргтехники; городские телефонные справочники типа «Весь Владивосток»; карта города, при необходимости - дорожные карты и атласы.

Реферат Это краткое изложение содержания книги, статьи и т.п., а также доклад с таким изложением. Критерий различения "краткой характеристики содержания" (аннотации) и "краткого изложения содержания" (реферат) давно определил М.В.Ломоносов

Рефераты классифицируются по: целевому назначению (общие и специализированные); форме представления (анкетные или позиционные рефераты, табличные рефераты, рефераты телеграфного стиля, схематические рефераты);

методу изложения информации в реферате (реферат-экстракт, перефразированный реферат, синтезированный реферат); способу подготовки (ручной, автоматизированный) количеству охваченных рефератом источников (монографический, сводный); авторскому исполнению (автореферат, реферат, составленный другим человеком - референтом).

Подготовка выступлений руководителя Цель или тема выступления, сформулированная конкретно, позволяет секретарю определить, какие материалы использовать в процессе подготовки текста, и набросать список информационных источников.

Особенности работы секретаря с информацией для руководителя Аналитический обзор (реферат) - сокращенное изложение содержания первичных документов с основными фактическими сведениями и выводами.

Подготовка служебных командировок Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени.

определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который: готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение; наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия; обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу. Секретарь: подбирает всю необходимую для командируемого информацию; готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке; печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель.