ООО «АРХИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ» г. ПЕРМЬ (342) Учёт обращений граждан и организаций

Назначение Программа предназначена для: автоматизации работы по регистрации и исполнению запросов граждан и организаций, учёта личных обращений граждан в приёмную учреждения, организации Интернет-приёмной.

Преимущества Использование в любой организации. Распечатка на приеме анкеты-заявления. Автоматическая проверка на повторы по всем годам. Учет использованных для ответа документов (отчет по использованию документов архива). Использование шаблонов анкет и ответов. Хранение ответов в программе. Визуальный контроль за исполнением. Связь с модулем Интернет-приемной. Графические отчеты. Автоматическое создание резервных копий.

Возможности настройки Широкие возможности настройки позволяют использовать программу в любой организации: создать сколько угодно видов обращений, создать справочники тем, статусов заявителей, определить пользователям права доступа. Можно создать шаблоны анкет- заявлений и ответов, в которых метками указываются места для переноса данных из программы. Использование шаблонов сокращает время приема посетителя и создания ответа.

Регистрация обращений Регистрация обращений (запросов), поступивших разными способами осуществляется через единое окно. После ввода «ФИО» происходит автоматическая проверка на повтор по всем хранящимся в программе данным. Программа выдаст список обращений, поступавших на этого гражданина. После просмотра списка можно создать дубль- запрос или копию запроса. При регистрации организаций появляются дополнительные поля для реквизитов письма и контактного лица. Если организация обращалась раньше, то ее можно выбрать из списка. Можно распечатать информацию о запросе в виде анкеты-заявления для подписи заявителем.

Исполнение запроса Широкий выбор результатов ответов позволяет получать более детальные отчеты, в том числе и по данным консультациям. Можно учесть стоимость запроса. Заносится информация о проведенной работе: сколько было просмотрено дел, сколько из них использовано для ответа. Учитывается количество выданных копий документов. Записывается информация о документах, явившихся основанием для ответа, которая затем подставляется в ответ.

Создание ответа Ответ создается на основе шаблона, в котором установлены метки для подстановки данных из программы. При выборе шаблонов список ограничивается в зависимости от темы запроса и результата ответа. Ответ можно создать и на чистом бланке организации. Документу с ответом автоматически присваивается имя и он помещается в папку, соответствующую виду запроса. Ответ всегда доступен из карточки или из списка запросов.

Контроль за исполнением При просмотре списка, программа выделяет следующие запросы: до исполнения остался определенный срок (настраиваемый) срок исполнения которых истек срочные запросы жирным шрифтом выделены запросы, стоящие на контроле Для ограничения списка можно использовать меню «Запросы».

Связь с Интернет-приемной На сайт устанавливается база данных со сведениями о состоянии запросов. Программа будет автоматически пересылать информацию в базу данных. На сайте организации рекомендуется разместить форму для подачи запроса. Соответствует требованиям ФЗ 152 «О персональных данных»

Поиск и выборка Программа имеет широкие возможности для поиска, который проводится не только по текущему году. Используя поле «Отбор» можно быстро ограничить список запросов в зависимости от значения заданного поля. Дополнительная панель «Выборка» позволяет задавать сложные условия для отбора, с учетом временного периода. Все условия отбора, задаваемые с помощью разных функций, сочетаются между собой.

Табличные отчеты В программе предусмотрены готовые отчеты, с учетом временного периода. Общий отчет позволяет получить сведения о работе с запросами с группировкой по виду. Дополнительные отчеты дают информацию: о распределении запросов по темам, о загруженности одного исполнителя или нескольких, о том, за какие сроки были исполнены запросы, об интенсивности использования документов.

Графические отчеты Графические отчеты позволяют расширить возможности получения статистической информации и представления ее в наглядном виде. Для формирования диаграмм вы самостоятельно задаете условия, а так же выбираете вариант представления. Диаграмму можно сохранить в виде картинки или экспортировать данные в Excel.

Благодарим за внимание! Предлагаем также обратить внимание на следующие наши разработки: «Календарь памятных дат», «Библиотека справочно-информационного фонда», «Фотокаталог», «Организации-источники комплектования». Подробное описание и демо-версии представлены на нашем сайте: По вопросам приобретения и работе программ обращайтесь по телефону: 8(342) или по электронной почте: ООО «Архивные Информационные Технологии»