О внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления Председатель Комитета по организационно-контрольной работе Г.Д. Сигеева Председатель Комитета по организационно-контрольной работе Г.Д. Сигеева

2 Городская целевая программа информатизации муниципального образования «город Екатеринбург» («Электронный Екатеринбург») на годы, утвержденная решением Екатеринбургской городской Думы от /3 (в редакции от ) Городская целевая программа информатизации муниципального образования «город Екатеринбург» («Электронный Екатеринбург») на годы, утвержденная решением Екатеринбургской городской Думы от /3 (в редакции от )

Цель внедрения: 3 Повышение эффективности деятельности органов Администрации города Екатеринбурга за счет совершенствования делопроизводства

Переход к электронному документообороту Объединение в единый делопроизводственный цикл всех органов Администрации Снижения трудовых и временных затрат и накладных расходов на документационное обеспечение управления Повышения качества и оперативности работы с документами 4

5 Требования к системе: документирование, документооборот, исполнение и контроль исполнения документов, хранение документов.

5. Внедрение электронно-цифровой подписи 6. Разработка технических и регламентирующих документов 2. Обучение пользователей 3. Обновление парка вычислительной и оргтехники 4. Создание защищенной среды 1. Выбор и приобретение программного продукта Направленияработы 6

1. Выбор и внедрение программного продукта 7 Конкурс выиграла компания «Юнисофт» с программным продуктом «Платформа для управления документами и бизнес-процессами DocsVision». Компания Юнисофт работает с DocsVision с 2006 года, является первым и единственным премиум - партнером DocsVision на Урале.

Вовлеченность руководства 8 Внедрение АС ДОУ DocsVision Внедрение АС ДОУ DocsVision Приказы первого заместителя главы Администрации Рабочие группы Ежегодные планы мероприятий Заседание Коллегии Администрации Приказы заместителя главы Администрации по вопросам организации управления

Контроль за исполнением Входящие документы Внутренние документы Исходящие документы Документы коллегиальных органов Правовые акты Стратегия поэтапного внедрения 9 Обращения граждан

Алгоритм внедрения обследование бумажного документооборота; разработка процессов; проверка работы процессов подсистемы; тестирование подсистемы на базе «пилотной» группы; доработка по результатам тестирования; настройка рабочих мест пользователей; обучение; прием подсистемы в опытную эксплуатацию. 10

приобретено 1010 конкурентных лицензий настроено более 1500 рабочих мест пользователей Результаты внедрения на сегодня подключены к системе 42 органа Администрации города Екатеринбурга, обеспечен территориально- распределенный обмен данными 11

Контроль за исполнением Входящие документы Внутренние документы Исходящие документы Документы коллегиальных органов Правовые акты Обращения граждан Входящие документы Исходящие документы Контроль за исполнением Внутренние документы Документы коллегиальных органов Правовые акты 80% 1212

Настроены процессы реализации основных делопроизводственных операций в системе: получение документа (регистрация, сканирование) согласование проекта документа рассмотрение документа создание поручений (резолюций) исполнение поручений (резолюций) создание проекта документа (шаблоны) контроль исполнения поручений 1313 подписание документа регистрация документа перемещение в дело

шаблоны 23 видов документов для автоматического формирования бланков документов в каждом из 42 органов 70 печатных форм отчетов, для осуществления учета документов и контроля исполнительской дисциплины в режиме online 1414

2. Обучение пользователей 1515 Очная форма обучения Создан компьютерный класс и установлена обучающая программа Система наставников Консультирование Интерактивное консультирование Инструкции пользователей Информирование о текущих изменениях в системе

Сотрудники органов Администрации Наставники Очная форма обучения: 1616

Тестовый сервер 50 потоковых сканеров 3. Обновление парка вычислительной техники 1717 Модернизация 50% компьютеров Высокопроизводительный отказоустойчивый кластер

4. Создание защищенной среды 1818 Подсистема «Обращения граждан» персональные данные АС ДОУ DocsVision подлежит защите в соответствии с Федеральным законом от ФЗ «О персональных данных» Система криптографической защиты передачи данных VipNet и SecretNet

5. Внедрение электронно-цифровой подписи 1919 В настоящий момент завершается подготовка и доработка АС ДОУ DocsVision к внедрению ЭЦП. С внедрением ЭЦП 17% документов от общего объема документооборота Администрации (внутренние документы) будет обрабатываться на основе принципов безбумажного (электронного) документооборота.

6. Разработка регламентирующих и технических документов 20 Распоряжение Администрации города Екатеринбурга от р «О внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления в Администрации города Екатеринбурга», которым утверждена «Временная инструкция о работе с автоматизированной системой документационного обеспечения управления DocsVision» Приказы заместителя главы Администрации - руководителя аппарата Администрации города о внедрении подсистем АС ДОУ DocsVision Документы на программное обеспечение системы Технические проекты на каждую подсистему Документы по эксплуатации (инструкции)

Вклад в совершенствование делопроизводства 2121 Сокращение сроков выполнения работ с документами (подготовка, согласование, подписание) и доведения поручений до исполнителя оптимизация маршрутов движения документов (исключено возвратное перемещение документов) исключение двойной регистрации использование шаблонов документов сокращение времени поиска документов

Повышение качества оформления документов шаблоны бланков документов 22

23 Новый уровень контроля исполнительской дисциплины Статистические отчеты (в режиме реального времени) Цветовые решения

2424 единая электронная база данных документов Оперативное получение необходимой информации при принятии руководителями оперативных управленческих решений доступность документов всех органов Администрации города Екатеринбурга

2525 объединение всех органов Администрации города Екатеринбурга в единый делопроизводственной цикл, включая территориально удаленные Единая технология работы с документами

Планы по развитию системы 26 Внедрение ЭЦП Внедрение подсистемы «Обращения граждан» Интеграция с официальным порталом Администрации и электронной приемной Интеграция с муниципальными предприятиями и учреждениями Интеграция с АИС «Муниципальный электронный архив»

СЭД АИС МЭА Межведомственное взаимодействие Муниципальные услуги Внутриведомственное взаимодействие 2727

Спасибо за внимание!

2828

2929

Company Logo

30