Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности Разработано: Е.Г. Лаврушиной

Классификация компьютерных информационных технологий. Как мы уже рассматривали в предыдущем разделе, компьютерные информационные технологии включают в себя три составные части: Комплекс технических средств управления информационными ресурсами. Комплекс программных средств. Организационно–методическое обеспечение.

Комплекс технических средств управления информационными ресурсами В составе комплекса технических средств обеспечения управления информационными ресурсами выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники

Средства компьютерной техники - первый в русскоязычном секторе Интернета специализированный каталог ресурсов о цифровых технологиях. Проект был запущен г. и к настоящему времени, как объявляют его создатели, уже вошел в число популярных ресурсов о цифровых технологиях. Здесь представлен широчайший спектр информационных разделов, посвященных, в частности, техническим средствам обеспечения управления информационными ресурсами.

Средства коммуникационной техники Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники. К средствам коммуникационной техники относятся: - средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; - средства и системы телеграфной связи; - средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи; - средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико- волоконную и спутниковую связь.

Средства коммуникационной техники

Телефонная связь Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонную связь можно разделить на: - телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.); - внутриучрежденческую телефонную связь. Особыми видами телефонной связи являются: радиотелефонная связь, видеотелефонная связь.

Телефонная связь Сотрудникам, сидящим в одном здании, нецелесообразно вести деловые переговоры друг с другом по городскому телефону. Способом всеобщей телефонизации фирмы является использование ею внутриучрежденческой АТС (микро-, мини-, и офисной АТС). Внутриучрежденческие АТС используются в фирмах для организации некоторого количества дополнительных внутренних телефонов: все внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо с добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило, путем прямого набора номера. К одной городской линии может быть подключено до 10 внутренних абонентов.

Компьютерная телефония, Интернет-телефония (IP-телефония) Компьютерной телефонией называется технология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для управления телефонным соединением. Интернет-телефония (IP-телефония) - технология, которая используется в Internet для передачи речевых сигналов. Примечание. Интернет-телефония - частный случай IP- телефонии, здесь в качестве линий передачи используются обычные каналы Internet. В чистом виде IP-Телефония в качестве линий передачи телефонного трафика использует выделенные цифровые каналы; но так как Интернет-телефония исходит из IP- телефонии, то часто для нее применяются оба этих термина.

Интернет-телефония (IP-телефония) Услуги IP-телефонии – бурно развивающегося сегодня вида связи – значительно дешевле услуг традиционной телефонии. В Интернет-телефонии существуют несколько типов телефонных запросов, среди которых запросы: - с телефона на телефон; - с компьютера на телефон; - с компьютера на компьютер.

Интернет-телефония (IP-телефония) Услуга IP-телефонии «телефон-Интернет-телефон» - это звонок с телефона на телефон в режиме тонального набора (в современных телефонных системах существует два способа кодирования набираемого номера: импульсный и тональный). Такая возможность становится реальностью, если вы приобретаете (перед осуществлением звонка) специальную PIN-карту, становясь владельцам лицевого счета, с которого по окончании разговора будет списана соответствующая сумма. Для соединения по IP-телефонии с телефона на телефон абонент должен сначала набрать определенный номер доступа к серверу IP-телефонии, а затем, услышав кратковременный тональный сигнал (ответ сервера), набрать междугородный или международный номер вызываемого абонента.

Интернет-телефония (IP-телефония) Для связи, например, по схеме "компьютер – телефон" вам необходим персональный компьютер с подключением к Интернету, звуковая плата (желательно полнодуплексная, для лучшего качества связи) и совместимые с ней наушники и микрофон. Желательно также, чтобы скорость связи по сети была не менее 28,8 Кб/с. Используя специальную программу связи, вы вводите вызываемый номер и соединяетесь с абонентом городской телефонной сети. Для значительного улучшения качества передачи голоса рекомендуется иметь специальную плату расширения ("QuicknetPhoneJack"). Оплата услуг такой связи осуществляется посредством специальной PIN-карты. На сайте можно получить подробную информацию относительно IP-телефонии и найти ответы на все вопросы о возможных вариантах телефонного доступа в разные уголки мира средствами IP. Там же помещен рейтинговый каталог операторов IP-телефонии.

Средства организационной техники Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства организационной техники Применение средств оргтехники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте (ГОСТ): - носители информации; - средства составления и изготовления документов; - средства репрографии и оперативной полиграфии; - средства обработки документов; - средства хранения, поиска и транспортировки документов; - офисная мебель и оборудование; - другие средства оргтехники;

Средства организационной техники

Средства оперативной полиграфии Средства оперативной полиграфии – машины, предназначенные для тиражирования документов. К этим средствам относятся: - машины для гектографической (спиртовой) печати; - оборудование для оперативной офсетной печати; - машины для трафаретной (ротаторной) печати; - средства ризографического копирования (ризографы, дубликаторы).

Средства оперативной полиграфии Особого внимания заслуживает вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати. Ризограф - копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпуска печатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. В основу тиражирования на ризографе положен принцип "трафаретной печати". Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс- листов, бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.

Средства обработки документов Средства обработки документов используются в условиях современного офиса для обеспечения единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. К этим техническим средствам относятся: - фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины; - машины и устройства листоподборочные и сортировальные; - скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование; - конвертовскрывающие и резательные машины; - машины для нанесения защитных покрытий на документы; - адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; - машины для уничтожения документов; - агрегативные линии для обработки корреспонденции.

Программные средства современных информационных технологий Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства

Операционные системы

Командно-файловые процессоры (оболочки) Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий до 3.11).

Прикладные программные средства Прикладные программные средства классифицируются следующим образом: - системы подготовки текстовых, табличных и др. документов; - системы подготовки презентации; - системы обработки финансово-экономической информации; - системы управления базами данных; - личные информационные системы; - системы управления проектами; - экспертные системы и системы поддержки принятия решения;

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности

Личные информационные системы Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют: - планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напоминать о наступлении запланированных мероприятии; - вести персональные или иные картотеки и автоматически выбирать из них необходимую информацию; - вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов; - вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

Системы управления проектами Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решении на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя: - нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности; - инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования; - инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности