Подготовила Студентка группы ЭТ -03 Добрикова Олеся

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Порядок оформления и учета командировочных расходов на терри ­ тории Российской Федерации регулируется Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от г. « О служебных ко ­ мандировках в пределах СССР », а по заграничным командировкам Правилами об условиях труда советских работников за границей, ут ­ вержденными постановлением Госкомтруда СССР от г. 365.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами ( с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта ). Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, вы ­ плачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению налогом на доходы с физических лиц. На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 « Расчеты с подотчетными лицами ». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 « Касса ».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 « Материалы », 26 « Общехозяйственные рас ­ ходы » и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 « Касса ». Аналитический учет расходов с подотчет ­ ными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно ( включая оплату постельных принадлежностей ), а также по расходам по найму жилого помещения, определяют по расчетной ставке 16,67% от суммы указанных расходов без на ­ лога с продаж.

В случае отсутствия документов, подтверждающих указанные рас ­ ходы, сумма НДС, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% установленных норм на указанные расходы. Начисление НДС по расходам на проезд и проживание отражают по дебету счета 19 « Налог на добавленную стоимость по приобретен ­ ным ценностям » и кредиту счета 71. Возмещаемая бюджетом часть НДС списывается в дебет счета 68 « Расчеты по налогам и сборам » с кредита счета 19.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей ». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 « Расчеты с персоналом по оплате труда » или 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям » ( если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников ).